Integrationen mellem Planday og DataLøn giver dig en robust løsning til vagtplanlægning, lønrapportering og lønkørsel.
Følg nedenstående trin for at konfigurere denne integration.

Før du starter; venligst have din DataLøn API-nøgle klar, som du finder i din DataLøn profil.

Gå til Dataløn sin hjemmeside → Log ind → Klik på Opsætning → Integrationer til andre systemer → Find Planday’s integration på listen og klik ind på den for at finde API nøglen. 

Opret forbindelse til DataLøn og konfigurer integrationen.

Gå til Indstillinger > Integrationer > Oversigt, find DataLøn-integrationen og vælg Tilføj.

For at skabe en connection med DataLøn skal det indtastes API-nøglen fra DataLøn, derefter klik på Opret forbindelse.

Hvis forbindelsen mislykkes skal du kontrollere, at du har indtastet den rigtige API-nøgle. 

Når det er oprettet forbindelse skal du afslutte med ‘Gem’. Har du flere Dataløn kontoer kan du tilknytte disse også, ved at bruge deres individuelle API key. Når forbindelsen er oprettet og det hele er gemt vil du over knappen ‘Opret forbindelse’ kunne se en meddelelse der fortæller dig, at forbindelsen var vellykket.
Før du går videre skal du sørge for at indstillingen ‘Lønintegration’ i bunden af siden er slået til, for at aktivere synkronisering af lønsatser.

Match medarbejderne

Næste step er at koble medarbejderne fra Planday med brugere i DataLøn. Dette er nødvendigt for at overføre korrekt antal timer og løn, samt matche dem til de korrekte medarbejderne i DataLøn. Klik på Employee mapping, vælge DataLøn kontoen i drop down menuen og klikke på Start employee mapping.

Du vil se et overblik over hvilke brugere der vil blive matchet og hvilke brugere som ikke vil blive matchet. Brugere bliver matchet med for- og efternavn.
De Planday brugere der ikke blev automatisk matchet med en bruger i DataLøn, kan matches manuelt ved at finde den korrekte medarbejder i drop down menuen ud fra hver medarbejder. Det kan være nødvendigt at manuelt matche medarbejderne hvis der er forskel i stavelse af navnet, eller et mellemnavn i et af systemerne som ikke er i det andet system.
Hvis du ikke kan finde medarbejderen i drop down menuen skal du kontrollere, at der er oprettet en bruger i deres navn i DataLøn.

Du kan også markere eller fravælge i afkrydsningsfeltet ud fra hver bruger til, at skræddersy hvem der skal og ikke skal matches.Hvis detaljerne er korrekte kan du vælge ‘Bekræft forbindelse af brugere’ for at synkronisere de valgte brugere.

Når de valgte matches er bekræftet skal du gå tilbage til integrationen i Planday.
Du kan bekræfte at dine DataLøn brugere er mappet med Planday brugerne under Medarbejdere og klikke på en medarbejders navn.

Når du fremover opretter en ny medarbejder i Planday, eller når du redigerer en eksisterende medarbejder, kan du nu vælge om de skal matches med en bruger fra Jeres DataLøn konto.

Indstil lønarter i Planday

Lønarter er ikke faste i Planday så det er op til dig at indstille disse. Du kan bruge de samme lønarter/løndele som DataLøn bruger, eller du kan oprette dine egne hvis du ønsker.
I linket herunder finder du en oversigt over de forskellige løndele/løntyper i DataLøn, samt hvilke beregninger (feriepenge, pension, mm.) som indgår i de forskellige løndele: https://dataloen.bluegarden.dk/loendele

Vi anbefaler en af de to muligheder nedenfor, afhængig af om du er ny bruger af Planday og DataLøn eller ej.

Hvis du sætter Planday op til at samarbejde med DataLøn for første gang:

Du er ikke påkrævet at bruge lønarter fra DataLøn, da integrationen vil skubbe dine løndata til DataLøn og matche dem med de forskellige løntyper i DataLøn, f.eks ‘Normaltimer’.

  • Gå til Indstillinger > Integrationer > Oversigt, find DataLøn integrationen og klik på ‘Administrer’.

  • Under Løn-afsnittet i bunden klikker du på ‘Vis detaljer’.

  • Klik på ‘Tilføj lønart’ og opret den første lønart. Dette kan have en numerisk værdi, eller det kan være bogstaver som et ord eller en forkortelse. I det næste feltet skal du vælge den tilsvarende løntype fra DataLøn.

  • For lønarter med to løntyper, f.eks ‘Normale timer’, skal du tilføje to løntyper fra DataLøn. I dette tilfællet skal du klikke på ‘+’ tegnet for at kunne vælge et andet felt og vælg så ‘Normaltimer 1’ i det første felt, og ‘Normaltimer 1 x sats’ i det andet felt.

  • Derefter skal du sørge for, at alle de lønarter, du har indtastet her, stemmer overens med eventuelle lønarter i dine Planday-indstillinger. Du kan finde lønarter på følgende steder:Lønarterne for Normale timer til timelønnede, indstilles her: Indstillinger > Løn > Generelt > Lønarter > Timesedler.Lønarterne for Månedsløn indstilles her: Indstillinger > Løn > Generelt > Lønarter > Månedsløn.Hvis du bruger Planday til at registrere alternative vagttyper, kan du også anvende lønarter på de spesifikke vagttyper. Gå til Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper, og rediger den vagttype du vil anvende til lønarten.Hvis du vil adskille mellem forskellige personalegrupper i lønrapporten for medarbejderne, kan du anvende specifikke lønarter til forskellige personalegrupper. Anvend lønarter på personalegrupper ved at gå til Medarbejdere > Personalegrupper, og rediger personalegruppen for at indtaste lønarten. Lønarten for personalegruppen overskriver herefter lønarten for normale timer.Til sidst, hvis du ønsker at anvende lønarter for løntillæg, skal du tilføje lønarten når du opretter eller redigerer et løntillæg. Opret løntillæg i Indstillinger > Løn > Løntillæg. Opret eller rediger et tillæg, for at indtaste den specifikke lønart.

Skærmbilledet herunder viser et eksempel på hvordan du kan matche dine egne tilpassede lønarter til en DataLøn-løntype.

Hvis du allerede eksporterer en lønfil fra Planday til DataLøn:

Hvis du allerede har konfigureret Planday med lønarter, kan du matche DataLøn-løntyper i integration indstillingerne til de lønarter du allerede bruger i Planday.Du kan f.eks finde dine lønarter på følgende steder:

  • Indstillinger > Løn > Generelt > Lønarter > Timesedler / Månedsløn

  • Indstillinger > Løn > Løntillæg

  • Indstillinger > Løn > Kosttillæg & kostfradrag

  • Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper

Næste skridt er at sammenkoble disse lønarter med løntyperne fra DataLøn.

  • Gå til Indstillinger > Integrationer > Oversigt, find DataLøn integrationen og klik på ‘Administrer’.

  • Under Løn-afsnittet i bunden klikker du på ‘Vis detaljer’.

  • Klik på ‘Tilføj lønart’ og indtast den første lønart du har brugt i Planday. I det næste feltet skal du vælge den tilsvarende løndel fra DataLøn.

  • For løndele med to lønarter, f.eks ‘Normale timer’ med lønart 1213, skal du tilføje to løndele fra DataLøn. I dette tilfældet skal du klikke på ‘+’ tegnet for at kunne vælge et andet felt og vælg så ‘Normaltimer 1’ i det første felt, og ‘Normaltimer 1 x sats’ i det andet felt.

Skærmbilledet herunder viser et eksempel på korrekt sammenkoblede lønarter ved hjælp af standard løntyper, som du kan finde i her.

Eksportér løndata til DataLøn

For at eksportére løndata fra Planday til DataLøn, gå til Løn > Dataloen Payroll:

Her kan du vælge datointerval, afdeling, medarbejdertyper og medarbejdere der skal få deres løndata eksportéret til DataLøn, og generere en forhåndsvisning (Vis rapport):

Når du ser forhåndsvisningen skal du klikke på de enkelte medarbejdere for at sikre, at deres timer er korrekte. Brug knappen ‘Vis detaljer’ for at se detaljerede oplysninger for hver medarbejder.

Når du er sikker på at timerne er korrekte hos hver medarbejder, klikker du på ‘Synkroniser rapport’ for at afslutte processen.

Importer løndata til DataLøn

Nu er du klar til at behandle lønrapporten i DataLøn.

Log ind på den DataLøn-kontoen, du ønsker at behandle lønrapporten for. Her er et alternativ til hvordan du importerer dine data i DataLøn. Hvis du har brug for hjælp, venligst kontakt DataLøn support.

  • Gå til Løn - Quickindberetning.

  • Vælg ‘Ny lønindberetning’.

  • Vælg de indstillinger du har brug for, til den gældende lønperiode. Hvis du har synkronisert en lønperiode på én måned i Planday, skal du vælge ‘51 - Månedsløn - udbetaling bagud’.

  • Vælg derefter ‘Importer’, som vist på skærmbilledet nedenfor, efterfulgt af ‘Registreringer fra andet system’ og Fortsæt.Du skal nu vælge perioden for import og klikke Fortsæt.

  • Hvis importen af data fra Planday var vellykket, skal du se ‘Klar til import’ og information om antallet registreringer som er klare til import. Her kan du også downloade en rapport, hvor du kan kontrollere, hvilke data du skal importere.

  • Vælg ‘Gennemfør import’ for at afslutte importen. Dette kan tage et par sekunder afhængigt af datamængden.

  • Du kan nu gennemse alle dine medarbejderes lønoplysninger og foretage manuelle ændringer om nødvendigt og behandle dem, som du ville gøre normalt.

God fornøjelse!

Fandt du dit svar?