Mitarbeiter erstellen, bearbeiten und einladen

Wie Sie als Admin in der Browser-Version und in der Planday App neue Mitarbeiter erstellen, bearbeiten und zu Ihrem Portal einladen können.

Patrick Gruhn avatar
Verfasst von Patrick Gruhn
Vor über einer Woche aktualisiert

🎯 Für Admins. Hier können Sie in die Einrichtung Ihres Betriebes in Planday einsteigen. Mitarbeiter erfahren hier, wie sie Planday beitreten.

In Planday können Sie Mitarbeiter in mehreren Bereichen wie Mitarbeiter oder Dienstplan verwalten. Auch die Planday App können Sie zum Verwalten Ihres Personals nutzen.


Mitarbeiter erstellen

In der Browser-Version

Navigieren Sie zu Mitarbeiter > Mitarbeiter und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das blaue Feld Mitarbeiter erstellen.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter erstellen erscheint. Hier fügen Sie die relevanten Mitarbeiterinformationen hinzu – Dabei sind die mit einem Sternchen * markierten Felder Pflichtfelder: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse sowie Abteilung.

Die angegebene E-Mail-Adresse muss gültig sein, da sie auch als Benutzername des Mitarbeiters fungiert. Außerdem wird an diese E-Mail-Adresse die Einladung zu Ihrem Planday-Portal geschickt. Bestätigen Sie die Eingabe über Speichern.

​💡 Sie können über die Spalten-Symbole oben rechts im Bearbeitungsfenster die Ansicht zwischen ein- und zweispaltigem Layout wählen.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Sonderzeichen und Umlaute im Benutzernamen?

Die folgenden Zeichen werden im Benutzernamen nicht unterstützt (Auswahl):

Umlaute ä, ö und ü, und das ß in Groß- und Kleinschreibung

Diese Zeichen werden im Benutzernamen unterstützt:

a-z in Groß- und Kleinschreibung, 0-9 und .!#$%&'*+/=?^_`{|}~-


In der Ansicht Glückwunsch zu dem neuen Mitarbeiter können Sie optional wählen, ob Sie sie direkt zu Planday einladen wollen (Login-Informationen senden) oder direkt Ihre Begrüßungsnachricht senden wollen. Dies können Sie auch später nachholen. Bestätigen Sie über Fertig.​

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Weitere Mitarbeiterinformationen können Sie später bearbeiten und ergänzen. Wie Sie Benutzernamen ändern können, erfahren Sie im Artikel Benutzernamen ändern.

Mitarbeiter in der App erstellen

Gehen Sie auf Mehr > Mitarbeiter > Mitarbeiter erstellen. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie über Erstellen.

💡 Für das Beispiel wird die Android-Version der App genutzt. Nutzen Sie die iOS-Variante, werden Sie an manchen Stellen kleine Unterschiede in der Ansicht bemerken – die Funktionalität ist jedoch gleich.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Erstellen mehrerer Mitarbeiter

💡 Diese Funktion befindet sich in der Entwicklung. Benötigen Sie Hilfe, erhalten Sie dies in Ihrem Onboarding, oder Sie senden dem Support-Team eine Nachricht.

Ab einer Mitarbeiteranzahl von ca. 30-40 ist das Erstellen mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig eine sinnvolle Alternative zum Erstellen einzelner Mitarbeiter. Gehen Sie dazu in der Browser-Version zu Mitarbeiter > Tools > Mitarbeiterimport mit Vorlage.

Vorlage herunterladen / Importieren

image.png

💡 Je umfangreicher Sie Planday bereits mit Abteilungen, Personalgruppen, Mitarbeitertypen & Vertragsbedingungen eingerichtet haben, umso effektiver wird der Import.

Über Vorlage herunterladen laden Sie sich eine Vorlage in Form einer Excel-Datei herunter. Geben Sie in Excel Ihre Mitarbeiterdaten ein. Beachten Sie:

  • Die Felder E-Mail Adresse, Name, Geschlecht und Abteilung sind Pflichtfelder.

  • Lassen Sie die Struktur der Vorlage unverändert – löschen Sie keine Zeilen bzw. fügen Sie keine hinzu.

  • Möchten Sie, dass ein Mitarbeiter einer Abteilung zugewiesen wird, setzen Sie im entsprechenden Feld ein X.

  • Möchten Sie, dass ein Mitarbeiter einer Personalgruppe zugewiesen wird, tragen Sie im entsprechenden Feld eine Zahl für den Stundenlohn ein (z.B. “12” für 12,00 €) oder eine 0 ein.

Eine Ausfüllhilfe mit weiteren Hinweisen finden Sie bei Datenformat der Vorlage.

Haben Sie alle Daten eingetragen, speichern Sie die Datei und importieren Sie über Importieren > Daten hochladen > Weiter.

💡 Optional können Sie über Zeilen einfügen für jeden Ihrer Mitarbeiter eine Zeile hinzufügen und die Mitarbeiterdaten manuell eintragen.


Mitarbeiter bearbeiten

Zum Bearbeiten Ihrer Mitarbeiterdaten können Sie im Bereich Mitarbeiter die Schnellbearbeitung oder das komplette Bearbeitungsfenster nutzen. Auch aus der Dienstplan-Ansicht heraus können Sie Mitarbeiter bearbeiten.

In der Schnellbearbeitung

Im Bereich Mitarbeiter klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zeile mit dem Namen des Mitarbeiters (außer auf die Symbole rechts) , den Sie bearbeiten möchten.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Es öffnet sich ein kleines Bearbeitungsfenster am rechten Bildschirmrand. Hier erhalten Sie eine Übersicht über Mitarbeiterdetails, können den Mitarbeiter Abteilungen und Personalgruppen hinzufügen, eine VertraglicheVerfügbarkeit angeben oder ihn über Zugriffsebenen einer Zugriffsebene zuweisen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen über Speichern.

Erfahren Sie mehr in den Artikeln Abteilungen erstellen und bearbeiten, Personalgruppen erstellen bearbeiten, Vertragliche Verfügbarkeit einstellen und Weisen Sie Mitarbeiter Zugriffsebenen zu.

Im großen Bearbeitungsfenster

Um eine komplette Übersicht aller Informationen und Bearbeitungsoptionen rund um einen Mitarbeiter zu sehen, klicken Sie in der Schnellbearbeitung auf Bearbeiten, oder in der Mitarbeiterliste auf das Stift-Symbol rechts. Das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter bearbeiten öffnet sich.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Über die Menüleiste oben im Fenster können Sie in den gewünschten Bereich navigieren. Bearbeiten Sie hier Persönliche Daten und Informationen zur Anstellung, beispielsweise die Zugehörigkeit zu Abteilungen und Personalgruppen, Vertragliche Verfügbarkeit oder Festgehalt. Sehen Sie Lohnabrechnungen und Abwesenheitsverläufe ein, oder greifen Sie über die Dropdown-Liste unter Benutzeraktionen auf wichtige Optionen wie Benutzernamen bearbeiten, Passwort zurücksetzen oder Profilbild bearbeiten zu.

💡 Sie können über die Spalten-Symbole oben rechts im Bearbeitungsfenster die Ansicht zwischen ein- und zweispaltigem Layout wählen.

Bearbeiten im Dienstplan

Befinden Sie sich im Dienstplan, wählen Sie die Ansicht Mitarbeiter. Über das Stift-Symbol direkt rechts neben dem Namen des Mitarbeiters gelangen Sie zur Schnellbearbeitung. Aus den Ansichten Gruppen und Positionen gibt es keinen direkten Zugang.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Mitarbeiter in der App bearbeiten

Möchten Sie Mitarbeiterdaten in der App bearbeiten, gehen Sie zu Mehr > Mitarbeiter > den gewünschten Mitarbeiter > das Stift-Symbol. Wenn Sie Änderungen vornehmen, bestätigen Sie über das Häkchen-Symbol.

💡 Für das Beispiel wird die Android-Version der App genutzt. Nutzen Sie die iOS-Variante, werden Sie an manchen Stellen kleine Unterschiede in der Ansicht bemerken – Die Funktionalität ist jedoch gleich.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Mitarbeiter einladen

Haben Sie neue Mitarbeiter in Ihrem Planday-Portal erstellt, können Sie sie zum Mitarbeiten einladen. Lesen Sie unten weiter, um zu erfahren, welche Möglichkeiten Sie dafür haben.

Wenn Mitarbeiter von Ihnen Einladungen über das Portal gesendet bekommen, finden sie darin die Portal-URL Ihres Unternehmens, ihren Benutzernamen (entspricht der E-Mail-Adresse, an welche sie die Einladungsmail erhalten haben) sowie einen Link zur Erstellung eines neuen Passworts. Dieser Link ist für 48 Stunden gültig – wird er nicht genutzt, können Sie als Admin eine neue Einladungs-E-Mail verschicken. Der Screenshot unten bildet eine Einladungs-E-Mail aus Mitarbeitersicht ab.

Stellen Sie vor dem Einladen neuer Mitarbeiter sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse angegeben haben.

Im Artikel Planday beitreten finden Mitarbeiter eine hilfreiche Anleitung zum ersten Anmelden bei Planday.

image.png


Mitarbeiter einladen, sobald sie erstellt sind

Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter erstellt haben, haben Sie in der Ansicht Glückwunsch zum neuen Mitarbeiter die Option, ein Häkchen bei Login-Informationen senden zu setzen. Dadurch wird eine Einladung gesendet, sobald Sie über Fertig bestätigen.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Optional: Begrüßungsnachricht senden

Unter Einstellungen > Kommunikation > Begrüßungsnachricht haben Sie die Möglichkeit, eine persönliche Begrüßungsnachricht zu verfassen. Diese können Sie als Nachricht über Planday beim Einladen von einzelnen Mitarbeitern mitverschicken. Erfahren Sie mehr im Artikel Eine Begrüßungsnachricht einrichten und verschicken.

Mitarbeiter einzeln einladen

Wählen Sie hierzu in der Schnellbearbeitung das Symbol Mitarbeiter einladen ✉️ direkt unter der E-Mail-Adresse, oder das mittlere Symbol 📤 in der Zeile des gewünschten Mitarbeiters in der Mitarbeiterliste rechts. Bestätigen Sie über Senden.

Diese Option haben Sie auch in der Planday App: Tippen Sie auf Mitarbeiter > den gewünschten Mitarbeiter > Einladen > Senden.

Patricks_Screenshots_DE.001.png


Alle Mitarbeiter einer Abteilung einladen

Sie können mehrere Mitarbeiter auf einmal einladen, indem Sie zu Tools > Einladungen senden navigieren. Wählen Sie bei Abteilung diejenigen Abteilungen aus, deren Mitarbeiter Einladungen erhalten sollen. Bestätigen Sie über Als E-Mail senden.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Interne Benachrichtigungen bei neuen Mitarbeitern

Unter Einstellungen > Portal-Einstellungen > Mitteilungen finden Sie die Option Neuer Mitarbeiter wurde erstellt. Fügen der Liste unter Mitarbeiter auswählen Mitarbeiter hinzu, die automatisch über neue Mitarbeiter benachrichtigt werden sollen. Sie können wählen, ob dazu Nachrichten, SMS oder beides genutzt werden sollen.

💡 Dies kann für Ihr Management-Team nützlich sein, um sich gegenseitig über die neuesten Anstellungen auf dem Laufenden zu halten. Es fallen womöglich Standard-SMS-Kosten an.

Patricks_Screenshots_DE.001.png

Werfen Sie auch einen Blick auf folgende nützliche Artikel:

ℹ️ Brauchen Sie mehr Hilfe?
🔍 Lesen Sie Artikel im Hilfecenter | Sehen Sie Videos auf Tutorials.Planday.com

💬 Für persönlichen Support
Loggen Sie sich ein und kontaktieren Sie unser Team über das blaue Support-Widget unten rechts. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie einen Experten für ein Produkt-Training buchen.

Tags

Diese Liste soll dabei helfen, Besuchern die richtigen Informationen im Hilfecenter vorzuschlagen. Sie sind womöglich hier, weil Sie nach einem dieser Wörter gesucht haben. Um die Sprache des Hilfecenters zu ändern, gehen Sie in die obere rechte Ecke dieser Seite.

begrüßung, begrüßen, mitarbeiterakte

Hat dies Ihre Frage beantwortet?