Med avrundningsregler för stämpelklockan kan du få Planday att föreslå vilka timmar som ska inkluderas i löneberäkningen . Avrundningsregler kan baseras på både schemalagda tider, och stämplade tider.

Användningen av avrundningsregler kommer att hjälpa dig att spara tid med tidsrapporteringen,
och potentiellt spara pengar för verksamheten.
Du kan ställa in reglerna enligt den praxis ni har för att godkänna tiderna i företaget.

OBS! Avrundningsreglerna fungerar bara vid användandet av Plandays stämpelklocka. För mer information, läs vår artikel om hur du aktiverar stämpelklockan.

De grundläggande inställningarna för avrundningsreglerna

Avrundningsreglerna gör att godkänningen av tidsrapporteringen går fortare och blir mer nogrann.
Det är särkilt användbart i situationer där schemalagda tider inte nödvändigtvis är de som ska tas med i löneberäknningen.

Om t.ex. en anställd har lov att stämpla in 10 minuter innan eller efter ett pass startar, kan avrundningsreglerna sättas upp för att reflektera detta. Du kan också kombinera flera avrundningsregler för att skapa en regel som är mer robust. Inställningarna för avrundningsregler hittar du via Inställningar>Stämpelklocka>Avancerat.


Schemalagda tider, stämplade tider, och löneberättigade timmar

När man godkänner tider under Schema>Stämpelklocka, ser du tre olika start- och slut tider:

  • Den schemalagda tiden: Den schemalagda start- och sluttiden.

  • Den stämplade tiden: Tiden som den anställda stämplade in och ut.

  • Start- och sluttiden: Den föreslagna start- och sluttiden som tas med i löneberäkningen utifrån vilka avrundningsregler ni har skapat.

Tiderna i start- och slutfälten är de som tas med i löneberäkningen efter att tiderna har blivit godkända. Det är också dom som har blivit påverkade av avrundningsreglerna, och dom enda fälten som du kan redigera innan du godkänner tiderna.

Standardinställningar

Standardinställningarna är den anställdas stämplade start- och sluttid. Om dina anställda vanligtvis får betalt för sin schemalagda tid kan man ändra standardinställningarna till ”ingen avrundning, visa schematid
Du kan göra ändringen för både start- och sluttid, och sedan trycka på spara-knappen.

Det finns också ett alternativ för att runda upp eller ner för både start- och sluttider. Dessa är användbara om du alltid rundar tider upp eller ner till närmaste 5, 10, 15, 30 eller 60 min.
standarninställningarna är uppdelade för start- och sluttider, men för att bygga en mer robust uppsättning regler kan du skapa regler under ”utökad inställning” längre ner på sidan.

Utökad inställning

Om du upprättar regler under ”utökad inställning”, så kommer Planday att förhålla sig till dina standardinställningar om inga av dina utökade inställningar inte gäller.
Detta gör det möjligt att skapa ett omfattande system för hur Planday ska föreslå timmarna till löneberäkningen utifrån dina avrundningsregler.

Utökade inställningar kan kombineras med filter och olika variabler, ett exempel på detta kan vara avdelningar och personalgrupper.

Tryck på upprätta, ge regeln ett namn och välj mellan följande stämplingsalternativ (typ):

  • Instämplad

  • Stämpla ut

  • Stämplat in för tidigt

  • Stämplat in för sent

  • Stämplat ut för tidigt

  • Stämplat ut för sent

I nästa steg väljer du vilken avrundningsregel du vill använda vid stämplingsalternativet du har valt ovanför:

  • Ingen avrundning

  • Avrunda nedåt

  • Avrunda uppåt

  • Avrunda till närmaste

  • Ingen avrundning, visa schematid

  • Ingen avrundning, visa stämpeltid

Om du har valt ”avrunda upp”, ”avrunda ner” eller ”avrunda till närmaste”, kan ni välja antal minuter detta ska göras i nästa steg, innan ni går vidare till att bestämma vilka detta gäller.

Beroende på hur du har satt upp din Planday-portal så kan du välja att tillämpa olika regler för dina olika:

  • Avdelningar: Tillämpa reglerna till specifika avdelningar

  • Personalgrupper: Tillämpa reglerna till specifika personalgrupper

  • Personaltyper: Tillämpa reglerna till specifika personaltyper

Du kan kombinera reglerna med valen av avdelningar, personalgrupper och personaltyper för att få
Den strukturen du behöver.

OBS: personaltyper kommer bara visas som ett val om du har upprättat dessa sedan tidigare.
Detta gör du under: Inställningar>HR>Allmänt

Skriva en kommentar vid in- och utstämpling

När en anställd stämplar in eller ut har de tillgång till att skriva en kommentar.
Chefen kan se kommentaren vid godkännande av stämpeltiderna (Schema>stämpelklocka.)
Vi rekommenderar chefer att uppmuntra sina anställda till att skriva kommentarer när dom stämplar in för tidigt eller för sent, eller om dom stämplar ut för tidigt eller stämplar ut för sent.

Flaggskillnader mellan schemalagda tider och stämplade tider

När du godkänner tider under ”Schema>stämpelklocka” kommer eventuella skillnader mellan schemalagda tider och föreslagna start-och sluttider- efter att ha tagit hänsyn till avrundningsreglerna- att markeras med gul flagga.

På bilden ovanför ser ni fyra stämpeltider:

  • Jerry Barboza: Hans stämpeltid är identisk med den schemalagda tiden så här är det inga flaggor på start- och sluttiden.

  • Simon James: Starttiden är påverkad av avrundningsregeln (ingen avrundning, visa schematid) därmed ingen flagga

  • James Murphy: Stämplade in och ut för sent, för det har vi inga regler. I och med att de heller inte stämmer med den schemalagda tiden så flaggas både start-och sluttiden.

  • Kendra Ruder: Här gäller samma regel för henne som för Simon för starttiden. (Ingen avrundning, visa schematid.) Därför har hon ingen gul flagga på sin starttid.

Tiden i start- och slutfältet kan redigeras innan man godkänner tiden för löneberäkningen.

Exempel på inställning

Här kommer vi nu att visa ett exempel på en inställning som är populär hos många av våra kunder.
Grundidén gäller när de anställda stämplar in eller ut strax innan eller efter deras schemalagda tid, kan Planday avrunda tiden till den schemalagda tiden inför löneberäkningen.
När skillnaden mellan schemalagda tiden och stämplingstiden överstiger x antal minuter som du har satt i regeln, kan Planday föreslå stämplingstiden. Chefen kan alltid redigera tiderna vid behov innan de blir godkända för löneberäkningen.

Scenario

  • När anställda stämplar in, inom 5 minuter före eller efter den schemalagda tiden, kan Planday föreslå schemalagd tid. Inga flaggor.

  • När anställda stämplar in eller ut utanför, de 5 minuterna före eller efter den schemalagda tiden, kommer Planday att föreslå den stämplade tiden. Start- och sluttiden kommer att flaggas.

Inställning

Gå in på Inställningar>Stämpelklocka>Avancerat. Rullgardinsmenyerna för start-och sluttid är inställda på ”ingen avrundning visa stämpeltid”. Detta är inställningarna som ligger i grunden och de reglerna som föreslås vid situationer utanför avrundningsreglerna som du har upprättat.
Klicka på ”upprätta” under ”Utökad inställning” Första avrundningsregeln gäller för när kunden stämplar in innan passet börjar:

  • Ge regeln ett namn

  • Välj typen: stämpla in för tidigt

  • Välj avrundningsregeln: ingen avrundning visa schematid.

  • Max avvikelseslängd bestämmer hur många minuter innan passet startar som stämpeltiden skal avrundas upp till schemalagd tid. I detta fallet är det 5 minuter.

  • Välj vilka denna regeln ska gälla (avdelningar, personalgrupper, personaltyper)

  • Spara

Nästa regel gäller för när den anställda stämplar in efter schemalagd tid:

  • Ge regeln ett namn

  • Välj typen: stämpla in för sent

  • Välj avrundningsregeln: ingen avrundning visa schematid.

  • Max avvikelseslängd bestämmer hur många minuter innan passet startar som stämpeltiden skal avrundas ner till schemalagd tid. I detta fallet är det 5 minuter.

  • Välj vilka denna regeln ska gälla (avdelningar, personalgrupper, personaltyper)

  • Spara

Den tredje regeln gäller när gäller den anställde stämplar ut för tidigt:

  • Ge regeln ett namn

  • Välj typen: stämpla ut för tidigt

  • Välj avrundningsregeln: ingen avrundning visa schematid

  • Max avvikelseslängd bestämmer hur många minuter innan passet startar som stämpeltiden skal avrundas upp till schemalagd tid. I detta fallet är det 5 minuter.

  • Välj vilka denna regeln ska gälla (avdelningar, personalgrupper, personaltyper)

  • Spara

Sist men inte minst är regeln som gäller när den anställde stämplar ut efter den schemalagda tiden:

  • Ge regeln ett namn

  • Välj typen: stämpla ut för sent

  • Välj avrundningsregeln: ingen avrundning visa schematid

  • Max avvikelseslängd bestämmer hur många minuter innan passet startar som stämpeltiden skal avrundas ner till schemalagd tid. I detta fallet är det 5 minuter.

  • Välj vilka denna regeln ska gälla (avdelningar, personalgrupper, personaltyper)

  • Spara

Att ändra på antal minuter som en regel tillämpas, är ett effektivt sätt att göra ytterligare anpassningar. Om anställda vanligtvis betalas från starttiden på sitt pass kan man t.ex. öka antalet minuter under ”max avvikelseslängd” i de tillfällena då den anställda stämplar in för tidigt.

Hittade du svaret?