Aktivera Visma Lön 300/600

Börja med att aktivera Visma lön 300/600 från våran integrations sida som du finner under:
Inställningar > Integration > Översikt > Visma Lön 300/600 > Anslut > Aktivera.

Gå sedan över till Visma för att ta ut följande listor vid behov:

Personallista
Löneart/tidkod lista

För att ta ut en lista från Visma gör följande:
Visma > Utskrifter och Spårning > Utskrifter >Löneartslista > Skriv ut.

Gör detsamma med både personallistan samt lönelistan.

Använd sedan dessa listor som underlag för att ställa in anställningsnummer, för- och efternamn på alla medarbetare i Planday. Det är viktigt att alla medarbetare har identiska uppgifter både i Planday och i Visma.

Tidkoder

Planday använder sig av tidkoder/lönearter för att registrera och exportera arbetad tid samt andra avvikelser till Visma.

Här kommer en lista över dom tidkoder som är standard vid export till Visma.

Arbetad tid: 010
(Planday > Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar)
Semester: 040
Sjuk 050
VAB: 060
Föräldraledig: 070
Tjänstledig: 090

För att registrera tidkoder i Planday gör du följande:
Inställningar> Schema> Arbetspasstyper.
Här kan du nu välja att upprätta en ny arbetspasstyp eller redigera en redan befintlig.

Vi önskar även tidkoder för lönetillägg som exempel:

OB1: 1149
OB2: 1150

Lönetillägg finner ni under Inställningar> Lön> Lönetillägg i Planday.

Timlön: 010

Kontrollera inställningar i Visma

Koppla tidkoder till lönearterna: Visma > Arkiv > Inställningar > Företagsinställningar > Integrationer> Tidkoder.
Se till att den timanställde ligger på rätt schema i Visma: ”Oregelbunden arbetstid”.
Månadsavlönade ska ligga på önskat schema i Visma, här importeras endast ev. OB och avvikelser.

Ställ in detta på den anställdes detaljer och fliken Anställning > Lön.
Kontrollera att OB tillägg och ev. kostavdrag är inställt som en återkommande post med korrekt belopp på alla medarbetare.
Se till att rätt mapp är vald för att kunna importera filen från Planday: Arkiv > Inställningar > Företagsinställningar > Integrationer > ”Använder import från annat tidsredovisningssystem…” > välj den mapp där du sparar dina filer som du exporterar från Planday.
Används resultatenheter? I Visma kan man ställa in resultatenheter för att fördela lönen på en eller flera resultatenheter. Avdelningsnummer på avdelningarna i Planday motsvarar resultatenheterna i Visma.

Observera att om en medarbetare som är månadsanställd jobbar i olika avdelningar så kommer inte timmarna automatiskt delas upp i respektive resultatenheter.
Hur den procentuella uppdelningen mellan resultatenheterna ska ske behöver ställas in på medarbetaren i Visma.

Klicka på Resultatenhet nere till vänster, ställ in fördelningen som du önskar ha den. Gör sedan detsamma på raden för t.ex. 1106 – Timlön samt OB – klicka på Spara.

Kontrollera följande inställningar för resultatenheter i Visma:

Kontrollera om resultatenheter är aktiverat i Visma: Arkiv > Inställningar > Företagsinställningar > Bokföring > . - Kryssa för ”Använd resultatenheter”.
Kontrollera att resultatenheterna är tillagda i Visma: Lönearbete > Resultatenheter.
Där ser du att dessa resultatenheter har ett ID, samma ID ska ställas in i Planday som avdelningsnummer för att det ska komma med i lönefilen: Medarbetare > Avdelningar > Redigera > Avdelningsnummer.
Kontrollera att den anställde har korrekt resultatenheter inställda. Klicka på den anställdes detaljer och fliken ”Lön”.
På ”Res.enhet” för t.ex. raden ”1106 - Timlön” , välj - spara och lägg sedan till den på nytt och klicka på spara igen. Då ska resultatenheten bli blåmarkerad, det betyder att den är nu ”ändrad” och kopplingen ska nu fungera.
OBS detta måste göras för både timlön, OB etcSummor som löner, lönetillägg m.m. ställs in i Visma och exporteras inte från Planday. Detta görs oftast inne på medarbetaren, även OB-ersättningen ställs in individuellt.

6. Summor som löner, lönetillägg m.m. ställs in i Visma och exporteras inte från Planday. Detta görs oftast inne på medarbetaren, även OB-ersättningen ställs in individuellt

Kontrollera om resultatenheter är aktiverat i Visma: Arkiv > Inställningar > Företagsinställningar > Bokföring > Kryssa för ”Använd resultatenheter”.

Kontrollera att resultatenheterna är tillagda i Visma: Lönearbete > Resultatenheter.

På denna sida ser du att dessa resultatenheter har ett ID, samma ID ska ställas in i Planday som avdelningsnummer för att det ska komma med i lönefilen: HR > Avdelningar > Redigera > Fliken Utökad info > Avdelningsnummer.

Kontrollera att den anställde har korrekt resultatenheter inställda:

Klicka på den anställdes detaljer och fliken ”Lön”.

På ”Res.enhet” för t.ex. raden ”1106 - Timlön” , välj - spara och lägg sedan till den på nytt och klicka på spara igen. Då ska resultatenheten bli blåmarkerad, det betyder att den är nu ”ändrad” och kopplingen ska nu fungera.

OBS detta måste göras för både timlön, OB etc.

Gör lönekörningen i Visma

Börja med att göra en testimport av en anställd för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om vi skulle importera flera medarbetare på en och samma gång. Följ dessa instruktioner:

1. I Planday:

Ta ut lönefilen från Planday: Planday > Lön > Exportera lön
Välj datumintervall, den/de medarbetare du vill inkludera, filformat Visma Lön 300/600 och klicka på Förbered rapport.
Ladda ner ”VISMA_300_600”
Spara filen i den mapp du valt för importering i Visma.

Planday > Lön > Exportera lön , välj löneperiod och vilka medarbetare du vill inkludera och välj format Visma lön 300/600 + PDF rapport och klicka på Skriv ut rapport.

Filformatet till Visma är .tlu format. Nedan ser du en beskrivning på hur filen ser ut.
Observera att om ni har flera bolag i er Planday portal behöver ni ändra företagsnamn och organisationsnummer i filen innan den importeras in i Visma.

2. I Visma, gå till:

Lönearbete > Lönekörningar > Ny
Välj utbetalningsdatum och markera den anställde du tagit ut lönerapport för
Skapa > Välj filen VISMA_300_600 som du exporterat från Planday

Om denna lönekörning var ett test så ska vi radera datan inför nästa gång, gör det genom att klicka på Lönearbete > Lista > högerklicka och ”Radera lönekörning”.
Om detta går felfritt så kan du sedan ”Visa lönespecifikation” för varje anställd och sedan gå vidare ”Gå till utskrift/utbetalning”.

Om denna lönekörning var ett test så ska vi radera data inför nästa gång, gör det genom att klicka på Lönearbete > Lista > högerklicka och ”Radera lönekörning”.

Se relaterade artiklar:

ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.