Med sina rapporteringsfunktioner, så kan Planday hjälpa dig få en överblick över:

  1. Rapporter och översikter över timmar i schemat

  2. Uppgifter om anställda

  3. Rapporter om semester och övertid

  4. Kontrakterade timmar (normtimmar)

  5. Översikt över schema, rapporter och statistik

  6. Lönerapporter

  7. Anpassning av dina rapporter

1. Rapporter och översikter över timmar i schemat

När du arbetar med schemat så finner du användbara vyer och rapporter nära till hands:

  • Under varje dag i schemat finns en sammanfattning av timmar och arbetskostnader för den aktuella dagen, baserat på de individuella löner som angetts i Planday.

  • Längst till vänster om detta, finns en sammanfattning av timmar och arbetskostnader för den aktuella perioden som du tittar på.

  • Du kan använda filtret för att endast inkludera vissa grupper, positioner, arbetspasstyper, anställda osv. När ett filter tillämpas kommer de totala timmarna och arbetskostnaderna att återspegla ditt val.

Du kan exportera denna schemainformation som en PDF-rapport eller som en .CSV-rapport under * Verktyg > Skriv ut schema / Verktyg > Exportera schema CSV*.

2. De anställdas data

Oavsett om du behöver en översikt över personalförändringarna för en årsrapport eller för regelbunden bokföring, så har Planday allt du behöver. Under Medarbetare -> Anställda -> Verktyg hittar du alternativen för att:

  • Exportera data, som gör att du kan välja och finjustera vad rapporten ska innehålla. Detta ger dig möjlighet att exportera medarbetardata eller medarbetarförändringar för att få en överblick över nytillkomna eller inaktiverade användare och så vidare.

Om du behöver en blandning av information kan du välja att skapa och formatera din egen rapport i det övre högra hörnet genom att klicka på Skapa rapport. Detta påverkar inte de uppgifter som lagras i Planday, utan ger dig bara full kontroll över vilka uppgifter som ska samlas i en rapport.

Få en Dokumentstatistik, som ger en enkel översikt över vilka dokument som laddats upp i dina anställdas användarprofiler, för de valda anställda. Beroende på vilken Dokumenttyp du väljer att inkludera kommer rapporten även att innehålla datumet då dokumenten är inställda på att upphöra att gälla.

3. Semester och övertids-rapporter

För att hålla ordning på företagets behov, kostnader och personal på ett effektivt sätt behöver du ha en tydlig överblick över vad som händer även när dina anställda är på semester. Från Schema → Frånvaroansökningar kan du ta fram följande:

  • Semesterrapporter, som innehåller de semesteruppgifter som finns tillgängliga från din Planday-portal, i form av en Excel-fil, inom det valda datumintervallet. Innan du exporterar kan du välja vilka semesteruppgifter som ska ingå, genom att filtrera efter status för semesterbegäran, semesterkonto eller avdelning.

  • Övertidsrapporter, som liknar semesterrapporten. Excel-filen som genereras innehåller alla övertidsdata (komp/flextimmar) som registrerats i din portal för det valda datumintervallet, avdelningen och de anställda.

4. Normtimmar

Om du använder Plandays funktion normtimmar för att få en översikt över dina anställdas arbetade timmar jämfört med deras normtimmar (kontrakterade timmar), kan du hitta och exportera denna information från Schema → Normtimmar.

Läs mer om denna funktion här (EN).

5. Översikt över schema, rapporter och statistik

Arbetspass-översikt per anställd

Direkt från Schema kan du få en snabb översikt över en anställds arbetade timmar och schemalagda pass, samt en överblick över stämpeltidsinmatningar för ett visst datumintervall.

I vyn Anställda i Schemat, kan du skapa en arbetspass-översikt för varje anställd i listan. Håll muspekaren på den anställdes rad och klicka på arbetspass-översikt, enligt bilden nedan.

Detta öppnar ett nytt fönster där du kan se alla pass som tilldelats den anställda, per avdelning, för ett visst datumintervall i sorterbara kolumner. Du kan också ändra datumintervallet eller växla mellan anställda direkt i detta fönster.

Översikt i Stämpelklockan

Via Schema -> StämpelklockaÖversikt, dag, så kan du se och exportera en översikt per dag eller vecka för de stämpeltider som registrerats på din portal.

Från skrivarikonen på vänster sida 🖨 kan du exportera eller skriva ut samma översikt, eller anpassa den till dina behov, enligt alternativet nedan.

Schemastatestik

Menyn Rapporter innehåller ett antal schema-relaterade rapporter och statistik som kan hjälpa dig att fatta bättre beslut för ditt företag.

a. Rapporter > Schemastatestik. Här har du tre grundläggande alternativ tillgängliga för uppgifterna i din rapport.
Från Statistiktyp kan du välja :
Timmar per anställd - detta visar varje anställds sammanlagda timmar
Arbetspass per anställd - här visas varje anställds sammanlagda arbetspass
Timmar per anställd, Excel -för att skapa en nedladdningsbar rapport med alla arbetspass och timmar listade.

Med alla tre alternativen kan du finjustera rapporten per avdelning, anställningsgrupp och anställd. Detta med hänsyn till det valda datumintervallet och de valda veckodagarna samt den valda arbetspasstyperna och deras aktuella status.

As an example, the Hours per employee Excel report would look something like the picture below.

b. Rapporter -> Statistik över arbetspasstyp ger dig möjlighet att skapa en översikt över arbetspasstyper per anställd, inom samma parametrar som timmar per anställd. Detta kan vara användbart om du behöver bedöma om dina anställda arbetar i enlighet med sina färdigheter eller få en översikt över deras utbildning, statistik över sjukdom, frånvaro osv.
Läs mer om rapportering och arbetspasstyper här :

6. Export av löner

Under Lön → Exportera lön hittar du allt du behöver för att ta fram lönerapporter för arbetade timmar, löner, månadslöner och tillägg. Välj Alla anställda eller filtrera till ett anpassat urval genom att tillämpa en kombination av filter.

Du kan exportera rapporten som Adobe PDF-, CSV- eller Excel-fil. Förutom dessa filformat kan du också skapa en lönerapport för någon av dina integrerade lönesystem, t.ex. Fortnox, Visma eller Hogia, ifall du har lagt till dessa system i din portal.
Du kan se till att du har allting klart genom att följa den här checklistan:

En PDF-export skulle till exempel kunna se ut som på bilden nedan:

7. Skräddarsy dina rapporter

Alla rapporter under fliken Rapporter + PDF-rapporten under Exportera lön är förutbestämda och kan inte ändras.

Under Exportera lön finns också Excel/CSV-formatet - dessa filer kan ändras under Inställningar -> Lön -> Utskrifter -> CSV-/Excel-datafält (se nedan). Om du väljer Upprätta kan du addera ytterligare information till rapporten genom att lägga till en kolumn med egen titel och sorteringsnummer. Sorteringen börjar med ett lågt nummer och ju högre nummer, desto senare visas fältet.


Om du har frågor eller önskemål om rapportering, så är du välkommen att kontakta vårt supportteam.

Hittade du svaret?