Skapa frånvarokonton för dina anställda
Gå till Schema > Frånvarokonton
Klicka på "Upprätta" > Skapa konton för flera anställda (eller för en anställd om det behövs)
Steg 1:
Välj kontotyp och klicka på nästa.
Steg 2: (för intjänade frånvarokonton):
Avdelningar: filtrera vilka anställda som ska ha ett semesterkonto skapat baserat på avdelningar.
Personaltyper: filtrera vilka anställda som ska ha ett semesterkonto skapat baserat på deras personaltyp (avtal).
Tjänas in från: Det datum då den anställde ska börja tjäna in semester från. Om det har ställts in ett anställningsdatum för den anställde kommer detta automatiskt att visas här. Du kan välja ett annat datum om det behövs.
(Obs: en anställd kan aldrig tjäna in semester innan kontots startdatum).Insamlingstakt: kan inte redigeras för en enskild anställd, endast i huvudinställningarna för kontotypen.
Startsaldo - saldo på startdatum: X antal dagar/timmar som den anställde har tjänat in fram till det datum då kontot skapas.
Startsaldo - saldo som använts före startdatum: X antal dagar/timmar som den anställde har tagit ut fram till det datum då konton skapas.
Maximal tillåten överföring till nästa period (om detta är tillåtet för kontot): hur många dagar den här anställde personligen kan överföra (om det är annorlunda än regeln).
Helgdagskalender: välj vilken helgdagskalender som ska användas. Att begära semester på en helgdag kommer att returneras "gratis" och kommer inte att dra av en semesterdag från semesterbalansen.
Se Frånvarokonton
När kontot för denna medarbetare har skapats ser du det i listan under Schema > Frånvarokonton. Om det inte är synligt måste du ändra tidsperioden på den här sidan (den visar bara de konton som är i den valda perioden).
Perioden är som standard inställd på senaste hela månaden.
Den kommer att visa alla anställda, deras respektive konton och 4 olika nyckelnummer.
1: Startsaldo: berätta hur många timmar/dagar den anställde har tjänat in i denna givna period.
2: Intjänat saldo: ange hur många timmar/dagar den anställde har tjänat in under denna givna period. För svenska konton - detta fält används ej.
3: Använt saldo: ange hur många timmar/dagar den anställde tagit ut under denna givna period.
4: Tillgängligt saldo: berätta hur många timmar/dagar den anställde har till godo vid slutet av denna givna period.
Under en månad (eller något annat önskat tidsintervall) kan du se vem som har tagit semester och hur mycket.
Du kan ställa in perioden från startdatum för ett semesterår till sista dagen på ett semesterår och se en fin översikt över hur mycket varje anställd har samlat på sig hittills och även hur mycket varje anställd fortfarande behöver spendera innan semesteråret tar slut. - På så sätt kan du se en bit in i framtiden baserat på förutsägelser endast om orsak.
Frånvaroansökningar
Anställda kan begära ledigt med Planday-appen eller via web-portalen, från Hem > Din frånvaro/semester.
På samma sätt är det möjligt för chefer på båda plattformarna att godkänna eller neka förfrågningar.
För att ansöka om ledighet via appen, navigera till Konto > Ledighet.
Under Ledighet kommer anställda att se en lista över sina lediga konton med deras respektive saldon och giltighetsperioder, deras väntande frånvaroansökningar och en lista över alla tidigare godkända och/eller avvisade förfrågningar.
De anställda kommer att kunna ansöka om frånvaro genom att välja ‘+’ och sedan välja ett enstaka datum eller en datumperiod via kalendern. Om de har mer än ett ledigt konto utan prioritetsordning kommer de att kunna välja vilket konto de vill ta ut dagar från. Innan de skickar in kommer de att se sitt saldo före begäran och saldot efter begäran. De kommer också att kunna lämna en kommentar till chefen som kommer att godkänna eller avvisa begäran om frånvaro.
När förfrågan har skickats visas den omedelbart i ledighetsskärmens lista över väntande förfrågningar.
Väntande och godkända frånvaroansökningar kommer inte att påverka saldot på frånvarokontona i denna översikt förrän det datum då frånvaron ska äga rum.
Godkänna / Avvisa frånvaro
För att se och godkänna/avvisa frånvaroansökningar, gå till Schema > Frånvaroansökningar.
Här hittar du en lista över ansökningarna.
För att godkänna/avvisa en frånvaroansökning, klicka på raden för begäran. Här får du en översikt över förfrågan:
Upprättad: Datum och tid när förfrågan skapades
Status: Begärd, godkänd eller nekad
Namn: Den anställdes namn
Period: Önskad period och beräknat avdrag
Total kontopåverkan: Inverkan som godkännandet av begäran förväntas ha.
Kommentar: Anteckning från medarbetaren: tom om inga anteckningar
Konto: Vilket semesterkonto kommer att användas
Tillgänglig idag: Saldot på detta konto idag
Avdrag: Inverkan denna begäran kommer att ha på den anställdes konto
Uppskattat saldo: Vad blir saldot vid datumet efter denna semester. Detaljer bryter ner denna beräkning på ett lättförståeligt sätt.
Visa/dölj detaljerad påverkan: Det är möjligt för chefen att redigera de dagar som ska ha semesterkostnad och kostnaden för varje dag. Redigeringen i semesterförfrågan kommer att uppdatera om-värdena för "Avdrag", "förväntat återstående saldo" och "påverkan". Sidan laddas om på grund av detta.
Överlappande arbetspass: Begäran överlappar med X tilldelade arbetspass.
Om det inte finns några överlappande arbetspass visas inga fler detaljer.
Om 1 eller flera schemalagda arbetspass överlappar den begärda perioden kan du välja vad som ska hända med dessa arbetspass.
Radera arbetspass: De schemalagda arbetspassen för denna anställd under den begärda perioden kommer att raderas.
Behåll och ändra arbetspasstypen: De schemalagda arbetspassen för denna anställd under den begärda perioden kommer att stanna i schemat, men Arbetspasstypen kommer att ändras till den du väljer här.
Täck arbetspass i schemat: Alternativ för att skapa extra skift för att automatiskt täcka ditt schema för den begärda perioden.
Skapa inte arbetspass som täcker: Inga extra arbetspass kommer att skapas.
Kopiera arbetspass och ställ in som lediga (för relevanta grupper/funktioner): Det kommer att skapas en kopia av det befintliga arbetspass i schemat, med samma personalgrupp/befattning, men ställs in som Öppet arbetspass.
Möjlighet att Avvisa eller Godkänna förfrågan.
ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.