Bruger du Zenegy til at håndtere løn kan du let og hurtigt eksportere medarbejderstamdata- og lønapporter i Planday, som kan importeres til Zenegy. Rapporterne eksporteres i CSV format.

Følg nedenstående trin og få mest muligt ud af at bruge Zenegy sammen med Planday.

1. Aktiver Zenegy i Planday

Log ind i Planday og gå til integrationssiden under Indstillinger > Integrationer > Overblik.

Find Zenegy og tryk Tilføj.

Start med at vælge hvilke Zenegy specifikke rapporter du ønsker at lave i Planday. Du gør dette ved at aktivere henholdsvis Zenegy løn- og fraværsrapporter og Zenegy medarbejderstamdatarapporter.
 

2. Konfigurer Medarbejderstamdata- og fraværsrapporter

Medarbejderstamdata

Du kan importere medarbejderstamdata fra Planday til Zenegy for at sikre en let og hurtig oprettelse af dine medarbejdere i Zenegy. Medarbejderstamdatarapporterne er sat op med et standardformat, der matcher Zenegy, men du bør kontrollere og evt ændre standardkonfigurationen for at sikre at det er det ønskede format for import af medarbejderstamdata.

Tryk på ”vis detaljer” under Medarbejderstamdatarapport for at se standardopsætningen af medarbejderstamdatarapporten.

Du kan let ændre hvilke Planday felter, der skal anvendes i hver enkelt kolonne samt tilføje ekstra felter såfremt dette ønskes.

Afslut ved at trykke Aktiver.

Fraværsrapporter

Inden du kan trække fraværsrapporter, skal du starte med at konfigurere indstillingerne for fraværsrapporter. Gå til Indstillinger > Løn > Udskrifter > Fraværsrapporter.

NB Feltet rapporttype skal ikke udfyldes.

Du skal nu angive hvilke vagtyper som skal indgå i fraværsregistreringen og dermed i fraværsrapporten.

Ved import til Zenegy skal fravær angives i antal dage og derfor skal du starte med at angive en minimums krævet fraværsvarighed pr timeseddel. Dette afgør hvornår en vagt med den pågældende vagttype skal indgå i fraværsrapporten.

Vælg herefter de vagttyper som skal indgår i fraværsregistreringen. Tryk på rediger ikonet i højre side og afkryds tjekboksen i venstre side såfremt at vagttypen skal indgå. Vælg derefter antal timesedler i ”Summeringsmetode”. Tryk på det lille grønne flueben yderst til højre. Afslut ved at trykke på gem nederst på siden.
 

 

3. Tilføj lønnumre og lønarter i Planday

For at lønsystemet kan anvende lønrapporten fra Planday skal du sikre at lønnumre og lønarter stemmer overens i Planday og Zenegy. 

Lønnummer

Du kan tilføje lønnumre fra Zenegy til hver medarbejder i Planday under Medarbejdere > vælg og rediger medarbejder > Løn > Lønnummer.

Lønarter

Lønarter anvendes for at Zenegy kan identificere om timerne i Plandays lønrapporter er normale timer, ekstra timer eller tillæg. Du skal derfor tilføje lønarter fra Zenegy i Planday.

Start med at tilføje lønarter for timesedler (normale timer) og månedsløn i Indstillinger > Løn > Generelt > Lønarter.

Hvis du ønsker at anvende særlige lønarter for tillæg skal du først oprette løntillæg i Planday og derefter tilføje lønarten. Du kan oprette tillæg i Indstillinger > Løn > Løntillæg. Opret eller rediger løntillæg og tilføj herefter lønarter.

Bruger du Planday til at registrere sygdom eller andet og er det oprettet som vagttype kan der også tilføjes lønarter hertil. Dette gøres under Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper, hvor du kan redigere og tilføje lønarter til de respektive vagttyper.

Hvis du ønsker specifikke lønarter for forskellige personalegrupper for at kunne adskille f.eks. bartender og tjener timerne på medarbejdernes lønsedler kan du tilføje lønarter til hver enkelt medarbejdergruppe. Gå til Medarbejdere i topmenuen > Medarbejdergrupper > vælg og rediger den enkelte personalegruppe for at tilføje lønarter. Lønarter vil for den pågældende medarbejdergruppe overskrive lønarten for normale timer.

Du kan lære mere om at forberede lønfiler her.  (English)
 

4. Eksporter medarbejdere fra Planday

Du kan let trække medarbejderstamdatarapporter fra Planday som kan importeres i Zenegy. Dette gøres under Medarbejdere > Værktøjer > Eksporter data > Vælg Medarbejderoplysninger > Vælg rapport > Type: Zenegy.
 

 

Du kan vælge at genere rapporterne ud fra en eller flere afdelinger. Vælg dernæst om du ønsker at inkludere deaktiverede medarbejdere. Afslutningsvist kan du anvende et filter for at få de ønskede medarbejdere ud i rapporten.

Oprettede medarbejdere

  • Eksporterer alle oprettede medarbejdere i en given periode.

Ændrede medarbejdere

  • Eksportere alle medarbejdere der har ændringer i en eller flere af de angivne felter i en given periode.

Deaktiverede medarbejdere

  • Eksporterer alle medarbejdere som er deaktiveret i en given periode.

Ansatte medarbejdere

Eksporterer alle medarbejdere med en ansættelsesdato sat til en dato indenfor den givne periode.
 

Klik derefter på Eksporter data for at downloade filen til din computer.

Inden import bør du kontrollere at indholdet af filen er korrekt.
 

5. Eksporter Zenegy lønrapporter fra Planday

Før du eksporterer en Zenegy lønfil skal du huske at tjekke at alle vagter er godkendt. Følg derefter nedenstående.

  1. Gå til Løn > Lønrapport.
  2. Vælg korrekt dato interval.
  3. Vælg evt. hvilke medarbejdere du vil lave lønkørsel for.
  4. I Formater vælg Zenegy.
  5. Gem filen på din computer.
  6. Du kan importere lønrapporten i Zenegy i forbindelse med din lønkørsel. 

 

 

6.  Eksporter fraværsrapporter

For at lave fraværsrapporter som kan importeres i Zenegy gå til Løn > Løndataeksport > Fraværsrapporter.

Herefter skal du angive nedenstående detaljer for rapporten.

  1. Start dato.
  2. Slut dato.
  3. Vælg afdeling.
  4. Vælg hvordan filen skal sorteres.
  5. Vælg derefter medarbejdere.
  6. Vælg formatet Zenegy.
  7. Tryk Lav rapport.

Fraværsrapporten downloades nu på din computer. Inden import til Zenegy bør filens indhold kontrolleres.
 

Fandt du dit svar?