Bruger du Proløn til at håndtere løn kan du let og hurtigt eksportere dine løndata fra Planday i en lønrapport som kan importeres i Proløn. Du kan også importere lønsedler fra Proløn i Planday, så medarbejderne kan tilgå dem direkte i Planday.

Følg nedenstående steps og bliv klædt på til at udnytte fordelene ved at bruge Proløn sammen med Planday.
​

Log ind i Planday og gå til Indstillinger > Integrationer > Oversigt.

Find Proløn og tryk på Aktiver.
​

For at Proløn kan anvende lønrapporten fra Planday skal du sikre at lønnumre og lønkoder fra Proløn er tilføjet i Planday.

Lønnummer

Du kan tilføje lønnumre fra Proløn til hver medarbejder i Planday under Medarbejdere > vælg og rediger medarbejder > Løn > Lønnummer.

Lønkoder

Lønkoder anvendes for at fortælle Proløn om timerne i Plandays lønrapporter er normale timer, ekstra timer eller tillæg. Du skal derfor tilføje lønkoder fra Proløn i Planday.

Start med at tilføje lønkoder for timesedler (normale timer) og månedsløn i Indstillinger > Løn > Generelt > Lønkoder.

Hvis du ønsker at anvende særlige lønkoder for tillæg skal du først oprette løntillæg i Planday og derefter tilføje lønkoden. Du kan oprette tillæg i Indstillinger > Løn > Løntillæg. Opret eller rediger løntillæg og tilføj herefter lønkoder.

Bruger du Planday til at registrere sygdom eller andet og er det oprettet som vagttyper kan der også tilføjes lønkoder hertil. Dette gøres under Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper, hvor du kan redigere og tilføje lønkoder til de respektive vagttyper.

Hvis du ønsker specifikke lønkoder for forskellige personalegrupper for at kunne adskille f.eks. bartender og tjener timerne på medarbejdernes lønsedler kan du tilføje lønkoder til hver enkelt medarbejdergruppe. Gå til Medarbejdere i topmenuen > Personalegrupper > vælg og rediger den enkelte personalegruppe for at tilføje lønkoder. Lønkoder vil for den pågældende personalegruppe overskrive lønkoden for normale timer.

Indstillinger på lønkoder rettes til i Proløn inden import. De lønkoder, der er med på løntransaktionen fra Planday, skal tilrettes, så løntransaktionerne bliver slettet efter en lønkørsel. På lønkodeoversigten i Proløn klikker man på teksten ud for den lønkoder, der skal tilrettes. Feltet ’Nulstil’ skal ændres til 2 (= slettes).

Før du eksporterer Proløn lønfilen skal du huske at tjekke at alle vagter er godkendte.
​

Planday tilbyder også en Lønspecifikation. Denne specifikation viser hvordan medarbejderens løngrundlag er beregnet i Planday og indeholder information om hver enkelt vagt. Det er også muligt for medarbejderen her at se om der er fratrukket pauser og hvornår de evt. er trukket samt se beregningen af løntillæg, registrering af sygdom mv. Lønspecifikationen er med til at spare lønafdelingen for mange spørgsmål da medarbejderen selv har fuldt overblik.

Såfremt du ønsker lønspecifikationen aktiveret på din portal gøres dette i Indstillinger > Løn > Generelt. Nederst på siden finder du ”Medarbejderes lønsedler” og her skal du sætte flueben i Tillad download af rapport. Herefter vil medarbejderen have adgang til lønspecifikationen for gamle og nye lønsedler der importeres. Såfremt du ønsker at se hvordan rapporten ser ud kan du tilgå Løn og klikke på fanen ”Lønsedler”. Her vil lønrapporten ligge ved siden af medarbejderens lønseddel.

Dette afsnit er relevant hvis du er ny kunde hos Planday og skal til at tage systemet i brug.

Proløn giver dig mulighed for at lave en medarbejdereksport, som indeholder meget af den data Planday skal benytte for at kunne oprette dine medarbejdere. Vi anbefaler at du trækker en fuld medarbejderrapport og fremsender til din kontaktperson hos Planday. Herefter vil I sammen koordinere importen af dine medarbejdere i Planday.

Planday tilbyder muligheden for at eksportere medarbejder stamdata i et format, som kan importeres i Proløn. Fordelen ved dette er, at dine medarbejdere selv kan rette navn, adresse, kontonummer mv. I Planday, uden at involvere dig. Inden der køres løn, kan stamdata fra Planday opdateres i Proløn ved at følge denne guide:

Kontakt ProLøn for opsætning af ”matrix”, så de data, der kommer fra Planday bliver spærret i ProLøn og dermed ikke kan ændres i ProLøn.

⚠️ Bemærk at værdien du trækker ud af Planday vil blive overskrevet i Proløn. Dvs. såfremt en medarbejder opdaterer sit kontonummer vil det gamle kontonummer i Proløn blive erstattet af det nye der er lagt ind i Planday. Det betyder også, at såfremt medarbejderen ikke har udfyldt en værdi f.eks. i feltet kontonummer vil det gamle kontonummer i Proløn blive overskrevet, men uden en værdi (og dermed slettet). Det er derfor vigtigt alle felter er udfyldt i arket inden det importeres.

Se også