Qu'est-ce qu'un modele d'emploi du temps?
Les modèles permettent de jeter les bases de votre emploi du temps ou d'enregistrer des semaines récurrentes pour une utilisation ultérieure. L'éditeur de modèles de Planday est un outil de planification puissant qui regroupe toutes les fonctions d'emploi du temps dont vous avez besoin.
Comment créer un modèle d'emploi du temps?
Quand vous créez un modèle d'emploi du temps, vous avez deux options. Vous pouvez:
Créer un nouveau modèle
Modèle de semaine - vous pouvez ensuite appliquer ce modèle sur plusieurs semaines.
Modèle de journée - vous pouvez appliquer ce modèle par exemple pour les journées chargées, comme le Nouvel An.
Enregistrez un emploi du temps existant comme modèle.
Créez votre emploi du temps dans l'éditeur de modèles. Vous pouvez dupliquer le modèle de semaine et planifier sur plusieurs semaines (jusqu'à 14).
Cliquez sur Enregistrer quand vous avez terminé.
Modifier des modèles
Dans l'onglet Emploi du temps, cliquez le menu Modèles en haut à droite. Vous pourrez alors :
Modifier des modèles existants.
Créer des modèles.
Enregistrer votre emploi du temps actuel en tant que modèle.
Appliquer votre modèle à l'emploi du temps.
Copier des semaines.
Copier une semaine
Si vous souhaitez réutiliser un emploi du temps hebdomadaire, vous pouvez le copier en un clin d'œil en cliquant sur le menu Modèles et en sélectionnant Copier semaine. Sélectionnez la semaine dans laquelle vous souhaitez copier votre emploi du temps et cliquez sur Sélectionner.
Lors de la copie d'une semaine, tous les postes existants qui ne sont pas déjà validés pour la paie ou qui n'ont pas d'entrées Punch Clock seront écrasés.
Il est recommandé d'utiliser l'option Copier semaine en veillant à toujours la copier dans une semaine vide. Ainsi, vous éviterez d'écraser involontairement une semaine.
Déplacer et copier des postes dans l'éditeur de modèles
Si un même poste apparaît dans plusieurs jours différents, copiez-le en maintenant la touche Alt/Option (Mac) ou Alt (Windows) enfoncée et placez une copie du poste selon vos besoins.
Vous pouvez copier des postes dans les trois vues de l'éditeur de modèles : Employés, Groupes et Positions.
Pour déplacer un poste, il vous suffit simplement de le faire glisser/déposer à l'emplacement de votre choix.
Ajouter des pauses manuelles dans l’éditeur de modèles
Comme dans l’emploi du temps, il vous est possible d’ajouter des pauses manuelles dans l’éditeur de modèles.
Il vous suffit de cliquer sur le symbole crayon sous “pauses” lorsque vous créez le poste. Lorsque vous appliquerez le modèle, les pauses manuelles seront copiées.
Notez que les pauses automatiques ne sont pas incluses dans le modèle. C’est seulement lorsque vous appliquez le modèle que les pauses s’appliquent.
Utiliser les différentes vues de l'éditeur
Comme dans Emploi du temps, l'éditeur de modèles se compose de trois vues différentes : Employés, Groupes et Positions.
1. Employés
La vue Employés vous fournit une vue d'ensemble du nombre d'heures de travail hebdomadaires de chaque employé pour la semaine que vous planifiez. Cette vue vous permet de suivre les heures de chaque employé et de vous assurer que son emploi du temps est équilibré. Vous pouvez associer cette vue à la fonction Règles du contrat pour obtenir une vue encore plus exhaustive.
Notez que les temps de pause sont exclus des heures affichées.
Dans la vue Employés, vous pouvez faire glisser/déposer des postes libres pour les assigner à des employés.
2. Groupes
Dans la vue Groupes, vous pouvez afficher vos postes par groupe d'employés. Cette vue vous fournit une vue d'ensemble du fractionnement entre les différents groupes d'employés. Si vous n'avez pas configuré la vue Positions, la vue Groupes vous permettra alors de vérifier si vous avez prévu des employés pour tous les rôles que vous souhaitez assigner.
Pour obtenir des informations complémentaires sur chaque poste ou classer les postes selon les différents groupes d'employés, nous recommandons de configurer la vue Positions.
3. Positions
Si vous avez configuré la vue Positions, vous pourrez l'utiliser exactement de la même manière que dans votre emploi du temps. À mesure que vous ajouterez des postes à vos modèles, les heures de chacune de vos sections seront mises à jour en conséquence.
Appliquer des modèles à votre emploi du temps
Lors de l'application de modèles, veillez à vérifier les paramètres et la date d'application d'un modèle. Sélectionnez la semaine à laquelle vous souhaitez commencer à appliquer votre modèle, puis allez dans le menu Modèles et cliquez sur Appliquer le modèle.
Vous aurez alors le choix en deux options :
Mettre à jour en gardant les postes existants: L’emploi du temps existant est fusionné avec les informations du modèle, ce qui veut dire que si un employé a un poste conflictuel avec un poste du modèle, le système va choisir de remplacer son poste par le poste du modèle.
Tout effacer et ajouter les nouveaux postes: Le contenu de l’emploi du temps est supprimé et remplacé par les informations du modèle.
Garder les postes existants et en ajouter de nouveaux: Les postes du modèle sont ajoutés à l’emploi du temps, sans rien modifier. Ainsi, rien n’est perdu mais les nouveaux postes peuvent être en conflit avec les postes déjà existants.
Lorsque vous passez d'une option à une autre, un aperçu du résultat final doit s'afficher.
Les filtres:
Utilisez le menu déroulant sous Employé pour choisir les employés pour lesquels le modèle doit être appliqué.
Choisissez le nombre de fois que vous voulez appliquer le modèle. Par exemple, si vous utilisez un modèle d’une semaine, vous pouvez l’appliquer jusqu’à 14 fois. Si vous utilisez un modèle avec plusieurs semaines, nous recommandons que vous réduisiez le nombre de fois à appliquer, ceci afin d’éviter d’avoir à faire un trop grand nombre de changements à votre emploi du temps si une organisation a changé. Ceci permet aussi d’éviter les problèmes de performance du système si le modèle s’étend sur une longue période.
En choisissant les types de postes, vous pouvez choisir lesquels en particulier devront s’appliquer à l’emploi du temps.
Comme pour le filtre employé et types de postes, vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure certaines positions en appliquant votre modèle.
Après avoir vérifié les paramètres, cliquez sur Suivant. Planday va vérifier toute violation du temps de travail avant que vous ne puissiez cliquer sur Appliquer pour confirmer.
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