Börja med att aktivera Fortnox exportmodul från Plandays integrationssida.

Gå till Inställningar > Integrationer > Översikt, leta efter Fortnox exportfil, eller sök efter den, och tryck på Anslut. Om du planerar att använda Fortnox kostnadsställefunktionalitet ska du se till att markera kryssrutan för Inkludera avdelningsnummer (Fortnox kostnadsställe) och trycka på Aktivera.

Ställ in anställningsnummer och registreringskoder i Planday för att matcha dem i Fortnox.
​
Ställ in anställningsnummer: Planday > Medarbetare > Anställda > Redigera anställd och lägg till Anställningsnr under Lön.

Ställ in registreringskoder: Filformatet för Fortnox använder registreringskoder istället för lönearter. Här nedan listas de vanligaste registreringskoderna och var i Planday de ska ställas in.

Gå till Planday > Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar.
​
Lägg in löneart för arbetade timmar (timlön): ARB
Lägg in ignorerad löneart för Fast lön (månadslön): 999

Du behöver även se till så att arbetade timmar för de anställda med månadslöns registreras med en ignorerad löneart, exempelvis 999.
​
Detta behöver göras för varje anställd med månadslön och i varje personalgrupp som de tillhör. Gå till Medarbetare > Anställda > Redigera den anställde > Fliken Anställning > Personalgrupper > Redigera.
​
Här ska du sedan registrera den ignorerade lönearten "999" och giltigt från datum (föregående månad om du vill ta ut underlag för föregående månad).
​

De anställda med månadslön behöver ha sitt grundschema registrerat i Fortnox, då det inte är möjligt att överföra grundschema från Planday. Det är möjligt att överföra det som kallas närvarotid för anställda med månadslön (med registreringskoden TID). Men standard är att inte överföra TID och utesluta arbetade timmar från exporten.
​
Du kan exkludera/ignorera en registreringskod från Fortnox-filen (exempelvis 999). Detta gör du genom att gå till Planday > Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönearter > Upprätta.

I detta exempel är 999 angivet till exkludering, vilket innebär att inga ordinarie arbetstimmar för månadsavlönade exporteras till Fortnox.
​

Gå till Planday > Inställningar > Schema > Arbetspasstyper och lägg in registreringskoder för de olika passtyperna:

Gå till Planday > Inställningar > Lön > Lönetillägg Och lägg in registreringskoder för OB-tilläggen:

Gå till Planday > Inställningar > Lön > Kostförmån och Kostavdrag - och lägg in lönearterna:

Nedan finner ni två skärmbilder som visar hur Kostavdraget och Kostförmånen ska vara inställt:

Gå till Lön > Löneexport i Planday.
​
Välj löneperioder (standard alla) och datumintervall för att begränsa omfattningen av din rapport. Välj de avdelningar och personaltyper som du vill inkludera i rapporten.

Välj Fortnox i rullgardinsmenyn för filformat och tryck på knappen Förbered rapport.
​

Se till att ladda ner PDF-rapporten och Fortnox XML-fil så att du kan kontrollera att allt har importerats korrekt till Fortnox.

När du har XML-filen som genererats från Planday går du till Fortnox och Lön > Importera löneunderlag. Välj den Fortnox-fil som du har exporterat från Planday och fortsätt. Om importen lyckas kommer du att få ett meddelande om detta. Om importen misslyckas visas meddelandet "Importen misslyckades" följt av en felbeskrivning, t.ex. anställningsnummer eller registreringskoder som inte matchar.
​
Om denna lönekörning var ett test bör du radera uppgifterna i Fortnox inför nästa gång. Detta gör du genom att klicka på Lön > Importhistorik > Ångra import.
​

Du kan nu lägga till dina kostnadsställen som avdelningsnummer i Planday, för att exportera i din Fortnox-fil. Om du lägger till ett avdelningsnummer under Medarbetare > Avdelningar kommer du att kunna se detta i Fortnox XML-filen enligt exemplet nedan:
​
​<resenheter>
<resenhet dim="1" id="{Avdelningsnummer}"/>
</resenheter>
​
Observera att ditt avdelningsnummer ska vara två till sex tecken långt (00-999999). Se även till att Fortnox är inställt för att stödja kostnadsställen under Inställningar > Bokföring > Kostnadsställen och att du har skapat motsvarande kostnadsställen under kostnadsställen Register > Kostnadsställen, annars fungerar inte fil-importen från Planday.

Om du inte vill inkludera kostnadsställen från Planday, navigera till Inställningar > Integrationer > Fortnox exportfil > Administrera > Avmarkera "Inkludera avdelningsnummer (Fortnox kostnadsställe)".

Se relaterade artiklar: