Om du redan använder Plandays frånvaromodul och du vill byta till att använda de nya, intjänande frånvarokontona har du följande alternativ:
Gör överföringen när det nya semesteråret börjar: rekommenderas av Planday. Du behöver då överföra redan gjorda förfrågningar för det kommande året och se över de anställda som eventuellt har några semesterdagar från tidigare semesterperiod.
Gör överföringen någon gång under semesteråret: du kan behöva justera det aktuella saldot för varje anställd individuellt och överföringsförfrågningar mellan brytdatumet och slutet av semesteråret (eventuellt även nästa år).
Följ steg-för-steg-guiden nedan för att gå över från dina nuvarande/gamla frånvarokonton till de nya intjänade frånvarokontona.
Inställningar i den gamla kontotypen:
Under Inställningar > Frånvaro > Kontotyper > Redigera kontotyp måste du ta bort "skapa automatiskt" och "förnya automatiskt" från nuvarande/gamla frånvarokonton.
Detta innebär att inga fler konton skapas för denna kontotyp och att eventuella oanvända konton automatiskt raderas.
Skapa en ny kontotyp med de korrekta inställningarna.
Skapa nya konton för dina anställda, med valt startdatum och korrekt startsaldo för dina anställda.
Ställ in startdatumet för kontona till önskat övergångsdatum.
Om kontot startar mitt i ett semesterår måste du komma ihåg att ange totalsumman av hittills förbrukad frånvaro på deras konton, för att säkerställa att redan använda frånvarodagar dras från saldot.
Från Schema > Frånvaroansökningar > Exportera > Semesterrapport. Exportera begärda och godkända frånvaroförfrågningar från övergångsdatumet och framåt, från det gamla frånvarokontot.
Avvisa dessa frånvaroförfrågningar och skapa efteråt en ny begäran för samma period och anställd på de nya kontona:
Alternativt kan man låta den anställde veta att deras förfrågningar inte avslås, utan snarare flyttas till det nya kontot (en kommentar kan läggas till när en förfrågan avslås).
Inaktivera de gamla kontona:
Om övergångsdatumet är mitt i ett semesterår måste du ändra slutdatumet för de gamla kontona till det datum då de nya kontona börjar. Detta kan göras från Schema > Frånvarokonton > Redigera konton > ändra slutdatum.
När ovanstående steg är gjorda är du och dina anställda redo att börja använda de nya upplupna frånvarokontona.
ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.