Följ dessa anvisningar för att förbereda en lönekörning mot Hogia Lön.
Använder du Hogia Lön Plus? Läs vår guide.
1. Aktivera Hogia
Börja med aktivera Hogia från våran integrations sida i Inställningar > Integrationer > Översikt
2. Ställ in anställningsnummer och lönearter i Planday, dessa ska stämma överens mot Hogias register
-Anställningsnummer
-Beloppen (OB, timlön och månadslön)
-Lönearter
Börja med att ta ut följande listor från Hogia:
Egna rapporter - personuppgifter (inkl. anställningsnummer och lön)
Förenklad löneartslista
Se video:
eller följ dessa instruktioner:
Hogia > Rapporter > fliken Register > ”Egna rapporter - personuppgifter” > ändra kolumn 3 till ”P3-Timlön” och kolumn 4 till ”P1-Månadslön faktisk”
Tryck på Bildskärm > Skriv ut
Gör detsamma med ”Förkortad löneartslista”
Dessa lönearter ska sedan ställas in i Planday:
(Följande är standard lönearter men kan skilja sig från verksamhet till verksamhet om dessa ändrats)
Timlön: 010 (Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar)
Månadslön: 040 (Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Månadslön. ELLER på den anställde där månadslön anges)
Månadslön arbetare: 030 (Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Månadslön. ELLER på den anställde där månadslön anges)
Periodens arbetade timmar: 031 (sätts vid timlönen på den månadsavlönade, på varje personalgrupp)
OB tillägg 1-5: 310-314 (Inställningar > Lön > Lönetillägg)
3. Frånvaro
Använder du Hogia Lön så rekommenderar vi att frånvaron knappas in manuellt i Hogia - på så sätt säkerställer du att alla tillhörande lönearter och belopp registreras.
Här rekommenderar vi att du exkluderar frånvaron ifrån Hogia filen, det kan du göra på följande sätt:
Gå till (Inställningar > Schema > Arbetspasstyper)
Ange en löneart som ger mening, t.ex SJK för Sjukdag KARENS, SEM för semester o.s.v
Gå till (Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönearter) och ställ in de lönearter som du nyss angett på passtyperna. På så sätt kommer de ej med i Hogias lönefil.
4. Kontrollera inställningar i Hogia:
Är månadslön & timlön inställt på den anställde?
Hogia > Anställda > Välj anställd > Personliga lönefält
Kontrollera att månadslön eller timlön + P8 Arbetstid/vecka är inställt (detta för att sjuklön ska kunna beräknas korrekt)
Används resultatenheter?
Gå till Hogia > Anställda > Välj anställd > Allmänt för att se vilka resultatenheter som används, notera dessa.
Inne på lönearterna (Hogia > Lönearter > Allmänt) så måste man se till att "Resultatenhet" är ikryssat för "Vid löneberedning registreras" (se nedan) - detta måste alltså göras för alla lönearter (timlön, månadslön, OB så att det kopplas till respektive resultatenhet vid importen)
Gå till: Hogia > Arkiv > Inställningar > Löneberedning – se till att ”Registrera resultatenhet” är ikryssad.
Resultatenheterna ska också ställas in i Planday, här kan vi använda Avdelningsnummer.
HR > Avdelningar > Redigera > Fliken Utökad info > Avdelningsnummer
Kontrollera också under Planday > Inställningar > Lön > Allmänt att vi har kryssat för ”Gruppera per avdelning”
5. Gör lönekörningen i Hogia
Börja med att göra en testimport av en anställd för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om vi skulle importera 30 medarbetare på en och samma gång.
Se video
eller följ dessa instruktioner:
1. Ta ut lönefilerna i Planday (Planday > Lön > Exportera lön), ladda ner dessa 2 format:
Hogia lön 214002
PDF Rapport (kan användas som underlag för att se att allting kommit in korrekt i Hogia)
Spara ner dessa på din dator
2. Gå till Hogia och välj Arbeta med > Import Löneberedning - för att importa lönetransaktionerna
Välj den mapp där du har lagt lönefilen du exporterade från Planday och klicka på OK
Klicka på OK
En lista upp över vad som kommer importeras och för vem kommer upp, klicka på Importera.
Här kommer en förhandsgranskning upp, klicka på Stäng och Stäng igen.
För att få upp löneberedningen klicka på Beredning och välj den anställde och klicka på Räkna om
Gör eventuella justeringar och klicka sedan på OK & Nästa
Om denna lönekörning var ett test så ska vi radera datan inför nästa gång, se video
eller följ dessa instruktioner:
-Dubbelklicka på varje rad i löneberedningen så att den tas bort – gör detta tills alla rader och info har försvunnit från den anställde
-Klicka sedan på OK & Nästa
-Välj Nej på frågan ”Personen klar för avräkning?”
-Klicka på Avbryt och Stäng
Då först är datan raderad på den anställde så att vi kan göra om importen om något ska ändras i Planday.
Viktigt att veta också är att efter att vi gjort en import i Hogia så raderas importfilen.
6. Vanliga problem & felsökning
Generellt så fungerar importen riktigt bra, inga problem att importera både timanställda och månadsavlönade på en och samma gång.
Och skulle det ej fungera så får man ett felmeddelande vid inläsningen, det kan vara anställningsnummer eller löneart som inte stämmer överens, som nedan:
7. Importera lönespecar i Planday
Ta ut en lönespec i Hogia av format PDF som innehåller allas lönespecar, denna måste innehålla namn, anställningsnummer och personnummer för att Planday ska kunna koppla dem rätt.
Se video
eller gör följande i Hogia för att ta ut denna PDF fil:
Rapporter > Kryssa för ’Lönespecifikation’ > Kryssa för ’Skriv ut personnummer’ > OK > Bildskärm > Export > PDF format > OK.
Gå sedan till Planday > Lön > Importera lönebesked och välj datum för löneperioden och format Hogia, välj PDF filen som du nyss exporterade från Hogia och klicka på Importera
8. Semesterersättning
Sköts i Hogia på beredningen, normalt sätt lägger man manuellt på löneart 016 (Sem.lön löpande, timavl) och den beräknar ut 12% på timlön + Semesterlönegrundande frånvarotimmar.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------