🎯 Inte det du letar efter? Läs om vår Hogia-schemarapport och lönerapporter till Hogia Lön här och Hogia Lön Plus här.

Följ stegen nedan för att hämta en exportfil med person- och anställningsuppgifter i rätt format som angetts av Hogia. Genom att importera rapporten i Hogia skapar och uppdaterar du automatiskt poster för anställda i Hogia med några få klick så att du endast behöver göra manuella uppdateringar i Planday.

Krav för integrationen

Viktigt!

Observera följande innan du börjar:

du måste se till att anställningsnummer i Planday motsvarar anställningsnummer i Hogia. Du kan redigera anställningsnummer i Planday genom att gå till Personal > Anställda, välja pennikonen för att redigera en anställd eller välja den anställda och klicka på redigeringsknappen. Här finns fältet Anställningsnummer under Lön.
Om du vill ta med svenska personnummer måste du se till att de har angetts i rätt format i Planday. Formatet som accepteras av Hogia är ÅÅMMDD-xxxx, där ÅÅ är de två sista siffrorna i födelseåret (t.ex. 89, inte 1989), MM är månaden med två siffror (som 04 för april) och DD är datumet (som 01) med två siffror och xxxx är de fyra sista siffrorna i personnumret.

1) Aktivera och konfigurera inställningarna

I Inställningar > Integrationer > Stall in öppnar du Hogia-integrationsredigeraren. Om den redan är aktiv ska du välja Hantera, om ej ska du välja Ståll in.
Under Rapport med person- och anställningsuppgifter ska du klicka på växlingsknappen för att aktivera den här rapporten.
Under Fält kan du ändra standardinställningen för Planday-fälten när du vill exportera data för anställda. Vi rekommenderar att du använder standardfälten eftersom dessa har ställts in baserat på filspecifikationer från Hogia. Om du inte vill använda ett av fälten behöver du bara välja Tomt fält i listrutan.
Rulla ned i den avancerade redigeraren på höger sida för att se fler knappar.
Välj Lägg till personligt lönefält om du vill lägga till lönerelaterade fält i rapporten. Du kan välja upp till tre. Vart och ett av dessa måste motsvara något av de 25 lönefälten i Hogia. Om du använder standardinställningen i Hogia rekommenderar vi att du mappar Planday-fälten nedan.
Kontrollera ännu en gång att de personliga lönefälten i Hogia är korrekt inställda och justera om nödvändigt inställningarna i Planday:
- ”Timlön” till ”Personligt_lönefält_3”
- ”Månadslön” till ”Personligt_lönefält_1”.
Dessutom kanske du vill lägga till ditt anpassade fält för normtimmar per vecka, om du har det, i ”Personligt_lönefält_8”.
Om du vill återställa standardförslagen på fältmappning kan du när som helst klicka på knappen Återställ till standard längst ned till höger. Det återställer fälten till standardinställningen.
Välj fliken Lönearter högst upp i rubriken för att ange vilka lönedatafält som ska ingå i din löneexport.
- Tryck på knappen Lägg till för att ange vilka Lönekoder som ska inkluderas eller exkluderas från din löneexport.
Klicka på knappen Save längst ned till vänster (om din integration inte var aktiv än). Kom ihåg att klicka på Spara om integrationen redan var aktiv.

2) Skapa en egen rapport

Först skapar du egna rapporter baserat på mallen för Hogia. Du kan kalla dem vad du vill och använda olika filter.

Öppna Medarbetare > Anställda > Verktyg > Exportera data
Under Integrationsmallar letar du reda på mallen med Hogia-logotypen och väljer Skapa rapport.
Ge din rapport ett namn och välj Avdelningar och Personaltyper som du vill ta med.
Under Filter kan du välja att ta med bara nyligen skapade, uppdaterade eller inaktiva anställda, eller anställda som anställts. Filtren är valfria.
Klicka på Spara.
Upprepa vid behov.

3) Hämta rapporten

När du är redo att hämta dina Hogia-rapporter med person- och anställningsuppgifter behöver du bara gå till Medarbetare > Anställda > Verktyg > Exportera data.

Till vänster under Dina personaldatarapporter hittar du rapporten som du vill hämta. Du kan kontrollera att rapporten är i rätt format genom att titta efter en liten Hogia-logotyp längst upp till höger vid rapportens namn, se även skärmbilden nedan.
Om du använder filtren behöver du lägga till från- och till-datum genom att klicka på Redigera och välja datumen längst ned. Syftet är att ange datumintervallet för när användarna ska ha skapats eller ändringar, anställningsdatum eller avaktiveringsdatum ska ha inträffat för att tas med i rapporthämtningen.
När du är redo väljer du Hämta.
Din fil kommer att hämtas till datorn och du bör hitta den på platsen för dina hämtade filer. Om du behöver söka efter filen letar du efter ett filnamn som börjar på ”Hogia_”.

4) Importera filen i Hogia

Innan du börjar med det här steget ska du tänka på att vid en import av Hogia-rapporten skapas automatiskt nya, uppdaterade eller inaktiverade data för anställda i Hogia, baserat på uppgifterna som finns i filen. Du kan öppna filen i en textredigerare för att kontrollera dess innehåll om du är osäker på vilka data som ingår.

Om du har frågor om hur det här fungerar går du till Vanliga frågor nedan.

När du är redo följer du stegen nedan:

I Hogia går du till Arkiv > Importera > Anställda för att inleda importen.
Sedan väljer du filen som du hämtade från Planday.

Vanliga frågor

F: Skapas nya anställda i Planday automatiskt i Hogia?

S: Ja, om filen har ett anställningsnummer som inte finns i Hogia än skapas en ny post för den anställda i Hogia. När du skapar nya anställda i Planday är det alltså viktigt att ge dem anställningsnummer som inte redan finns.

F: Vad händer om jag har uppdaterat data för en anställd i Planday?

S: Om anställningsnumret för den anställda redan finns i Hogia kommer alla ändringar i fälten för den anställda att skriva över data i motsvarande fält i Hogia.

F: Vad händer om jag har avaktiverat en anställd i Planday?

S: Om du har ställt in ett avaktiveringsdatum för en anställd i Planday kommer den anställda att bli inaktiv i Hogia på det angivna datumet. Det beror på att importen kommer att se till att fältet Avgångsdatum i Hogia uppdateras med det nya datumet.

F: Varför uppdateras inte fältet för timlön?

S: Kontrollera en gång till att du har valt fältet för timlön och har sparat integrationsinställningarna korrekt, enligt guidens anvisningar. Dessutom ska du kontrollera att den anställda har en giltig timlön i Planday i Medarbetare > Anställda > Redigera (välj pennikonen för att redigera en anställd eller välj den anställda och klicka på knappen Redigera) > Grupper och löner. Datumet för giltig från ska inte vara i framtiden. Om den anställda dessutom har flera personalgrupper måste timlönen för den anställda vara identisk i alla grupper. Om en anställd har olika lönenivåer i Planday kommer det här fältet att vara tomt i filen för den anställda.

F: Vilka data finns i fältet Fullständigt bankkonto?

S: Det innehåller både clearingnummer och kontonummer. Om du valde fältet Bankkonto istället kommer det inte att omfatta clearingnummer.

F: Går det att lägga till ytterligare fält i rapporten?

S: Du kan lägga till upp till tre ytterligare lönefält. Andra fält stöds inte för tillfället.

ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.