Följ dessa anvisningar för att förbereda en lönekörning mot Fortnox.
Komma igång guide från Fortnox: Fortnox komma igång guide
Videoguide från Fortnox: Fortnox video guide
Aktivera Fortnox
Börja med aktivera Fortnox från våran integrations sida i Inställningar > Integrationer > Översikt > Fortnox export file
Ställ in anställningsnummer och registreringskoder i Planday, dessa ska stämma överens mot Fortnox register
Ställ in anställningsnummer: Planday > HR > Anställda > Redigera den anställde > Anställningsnummer.
Ställ in registreringskoder: Vårat filformat för Fortnox använder registreringskoder istället för lönearter. Här nedan listas de vanligaste registreringskoderna och vart i Planday de ska ställas in: Planday > Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar.
Och lägg in löneart för arbetade timmar (timlön): ARB
Vi ska också ställa in så att den fastanställdes arbetade timmar exporteras med registreringskod "TID".
Dessa måste göras för varje månadsavlönad och varje personalgrupp de är kopplad till, Gå till Medarbetare > Anställda > redigera den anställde > fliken Grupper & Timlön.
Här ska du sedan fylla i löneart "TID" och giltigt från datum. (tänk föregående månad om du vill ta ut underlag för föregående månad.)
Oftast ligger den månadsavlönade medarbetaren på ett schema i Fortnox och då är det viktigt att vi inte exporterar ordinarie arbetad tid, detta kan annars resultera i dubbla timmar i kalendariumet.
Vi kan nämligen exkludera/ignorera registreringskoden "TID" ifrån Fortnox filen, för att göra detta gå in under Planday > Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönearter > Upprätta.
Här har vi lagt in "TID" vilket innebär att ingen ordinarie arbetstid för månadsavlönade exporteras till Fortnox.
Gå till Planday > Inställningar > Schema > Arbetspasstyper och lägg in registreringskod för de olika passtyperna:
Sjukdag KARENS + Sjukdag 2-14 + Sjukdag 15+: SJK
VAB (Vård av barn): VAB
Föräldraledig: FPE
Tjänstledig: TJL
Semester: SEM
Kompledig: KOM
Permission: PEM
Pappaledig: PAP
Uttag komptid : KOM
Komptid 1* : NV9
Komptid 1,5* : ÖK1
Komptid 2* : ÖK2
Gå till Planday > Inställningar > Lön > Lönetillägg Och lägg in registreringskod för OB tilläggen:
OB 1: OB1
OB 2: OB2
OB 3: OB3
OB 4: OB4
OB 5: OB5
Kostavdrag och kostförmån. Gå till Planday > Inställningar > Lön > Kostförmån och Kostavdrag - och lägg in lönearterna:
Kostavdrag: 322
Kostförmån: 32
Nedan finner ni två skärmdumpar som visar hur Kostavdraget och Kostförmånen ska vara uppsatt:
Gör lönekörningen i Fortnox
Börja med att göra en testimport av en anställd för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om vi skulle importera 30 medarbetare på en och samma gång. Följ dessa instruktioner:
Ta ut lönefilen i Planday för en timanställd medarbetare Planday > Lön > Exportera lön välj datum, vilka medarbetare och format ”Fortnox”.
Se till att ladda ner Fortnox filen + PDF rapporten som du kan använda som underlag för att se att allting kommit in korrekt i Fortnox.
Gå till Fortnox och Lön > Importera löneunderlag Välj Fortnox filen som du tagit ut från Planday och gå vidare, om importen lyckas får du ett meddelande ”Importen lyckades”, är det något som inte stämmer får vi ett ”Importen misslyckades” följt av en felbeskrivning, det kan vara t.ex. anställningsnummer som inte stämmer överens, eller registreringskoder.
Om ni gör importen och får följande felmeddelande:
Så kan ni ladda upp filen via denna länken och då få reda på vad som är fel i importfilen.
Om allt gick fint, kontrollera att någon data har registrerats på den anställde under kalendariumet.
Om denna lönekörning var ett test så ska vi radera datan inför nästa gång, gör det genom att klicka in på kalendariumet och ta bort posterna som har registrerats på dagarna.
November 2021 Releasenota:
Exportera lönedata till Fortnox: Avdelningsnummer
Du kan nu lägga till dina kostnadsställen som avdelningsnummer i Planday, för att exportera till din Fortnox-fil. Om du lägger till ett avdelningsnummer under Medarbetare > Avdelningar kommer du att kunna se detta i din Fortnox XML-rapport enligt exemplet nedan:<resenheter>
<resenhet dim="1" id="{Avdelningsnummer}"/>
</resenheter>
Observera att ditt avdelningsnummer ska vara två till sex tecken långt (00-999999). Se även till att Fortnox är inställt för att stödja kostnadsställen under Inställningar > Bokföring > Kostnadsställen och att du har skapat motsvarande kostnadsställen under kostnadsställen Register > Kostnadsställen, annars fungerar inte filimporten från Planday.
Om du inte vill inkludera kostnadsställen från Planday, navigera till Inställningar > Integrationer > Fortnox exportfil > Administrera > Avmarkera "Inkludera avdelningsnummer (Fortnox kostnadsställe)".
__________________________________________________________________
Om du har några ytterligare frågor kan du kontakta vår kundtjänst.
Se även följande artiklar: