Börja med att aktivera Fortnox exportmodul från Plandays integrationssida.

Gå till Inställningar > Integrationer > Översikt, leta efter Fortnox exportfil, eller sök efter den, och tryck på Anslut. Om du planerar att använda Fortnox kostnadsställefunktionalitet ska du se till att markera kryssrutan för Inkludera avdelningsnummer (Fortnox kostnadsställe) och trycka på Aktivera.

Ställ in anställningsnummer och registreringskoder i Planday för att matcha dem i Fortnox.
​
Ställ in anställningsnummer: Planday > Medarbetare > Anställda > Redigera anställd och lägg till Anställningsnr under Lön.

Ställ in registreringskoder: Vårat filformat för Fortnox använder registreringskoder istället för lönearter. Här nedan listas de vanligaste registreringskoderna och vart i Planday de ska ställas in.

Gå till Planday > Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar.
​
Lägg in löneart för arbetade timmar (timlön): ARB

Du måste också se till att den fasta anställdas arbetade timmar exporteras med registreringskoden: TID
​
Detta måste göras för varje månadsavlönad medarbetare och varje personalgrupp som de är kopplade till. Gå till Medarbetare > Anställda > Redigera den anställde > Fliken Anställning > Personalgrupper > Redigera.
​
Här ska du sedan fylla i löneart "TID" och giltigt från datum. (tänk föregående månad om du vill ta ut underlag för föregående månad.)
​

Oftast ligger de månadsavlönade medarbetarna på ett schema i Fortnox. Det är då viktigt att inte exportera ordinarie arbetad tid eftersom det kan resultera i dubbeltimmar i kalendariet.
​
Du kan exkludera/ignorera registreringskoden TID från Fortnox-filen. Detta gör du genom att gå till Planday > Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönearter > Upprätta.

I detta exempel är TID angivet till exkludering, vilket innebär att inga ordinarie arbetstimmar för månadsavlönade exporteras till Fortnox.
​

Gå till Planday > Inställningar > Schema > Arbetspasstyper och lägg in registreringskoder för de olika passtyperna:

Gå till Planday > Inställningar > Lön > Lönetillägg Och lägg in registreringskoder för OB-tilläggen:

Gå till Planday > Inställningar > Lön > Kostförmån och Kostavdrag - och lägg in lönearterna:

Nedan finner ni två skärmbilder som visar hur Kostavdraget och Kostförmånen ska vara inställt:

Gå till Lön > Löneexport i Planday.
​
Välj löneperioder (standard alla) och datumintervall för att begränsa omfattningen av din rapport. Välj de avdelningar och personaltyper som du vill inkludera i rapporten.

Välj Fortnox i rullgardinsmenyn för filformat och tryck på knappen Förbered rapport.
​

Se till att ladda ner PDF-rapporten och Fortnox XML-fil så att du kan kontrollera att allt har importerats korrekt till Fortnox.

När du har XML-filen som genererats från Planday går du till Fortnox och Lön > Importera löneunderlag. Välj den Fortnox-fil som du har exporterat från Planday och fortsätt. Om importen lyckas kommer du att få ett meddelande om detta. Om importen misslyckas visas meddelandet "Importen misslyckades" följt av en felbeskrivning, t.ex. anställningsnummer eller registreringskoder som inte matchar.
​
Om denna lönekörning var ett test bör du radera uppgifterna i Fortnox inför nästa gång. Detta gör du genom att klicka på Lön > Importhistorik > Ångra import.
​

Du kan nu lägga till dina kostnadsställen som avdelningsnummer i Planday, för att exportera i din Fortnox-fil. Om du lägger till ett avdelningsnummer under Medarbetare > Avdelningar kommer du att kunna se detta i Fortnox XML-filen enligt exemplet nedan:
​
​<resenheter>
<resenhet dim="1" id="{Avdelningsnummer}"/>
</resenheter>
​
Observera att ditt avdelningsnummer ska vara två till sex tecken långt (00-999999). Se även till att Fortnox är inställt för att stödja kostnadsställen under Inställningar > Bokföring > Kostnadsställen och att du har skapat motsvarande kostnadsställen under kostnadsställen Register > Kostnadsställen, annars fungerar inte fil-importen från Planday.

Om du inte vill inkludera kostnadsställen från Planday, navigera till Inställningar > Integrationer > Fortnox exportfil > Administrera > Avmarkera "Inkludera avdelningsnummer (Fortnox kostnadsställe)".

Se relaterade artiklar: