Följ dessa anvisningar för att förbereda en lönekörning mot Fortnox.

Komma igång guide från Fortnox: Fortnox komma igång guide

Videoguide från Fortnox: Fortnox video guide 

Aktivera Fortnox 

Börja med aktivera Fortnox från våran integrations sida i Inställningar > Integrationer > Översikt > Fortnox export file

Ställ in anställningsnummer och registreringskoder i Planday, dessa ska stämma överens mot Fortnox register

Ställ in anställningsnummer: Planday > HR > Anställda > Redigera den anställde > Anställningsnummer.
 

Ställ in registreringskoder: Vårat filformat för Fortnox använder registreringskoder istället för lönearter. Här nedan listas de vanligaste registreringskoderna och vart i Planday de ska ställas in: Planday > Inställningar > Lön  > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar.

Och lägg in löneart för arbetade timmar (timlön): ARB
 

Vi ska också ställa in så att den fastanställdes arbetade timmar exporteras med registreringskod "TID".

Dessa måste göras för varje månadsavlönad och varje personalgrupp de är kopplad till, Gå till Medarbetare > Anställda > redigera den anställde > fliken Grupper & Timlön.

Här ska du sedan fylla i löneart "TID" och giltigt från datum. (tänk föregående månad om du vill ta ut underlag för föregående månad.)
 

Oftast ligger den månadsavlönade medarbetaren på ett schema i Fortnox och då är det viktigt att vi inte exporterar ordinarie arbetad tid, detta kan annars resultera i dubbla timmar i kalendariumet.

Vi kan nämligen exkludera/ignorera registreringskoden "TID" ifrån Fortnox filen, för att göra detta gå in under Planday > Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönearter > Upprätta.

Här har vi lagt in "TID" vilket innebär att ingen ordinarie arbetstid för månadsavlönade exporteras till Fortnox.

Gå till Planday > Inställningar > Schema > Arbetspasstyper och lägg in registreringskod för de olika passtyperna:

Sjukdag KARENS + Sjukdag 2-14 + Sjukdag 15+: SJK

VAB (Vård av barn): VAB

Föräldraledig: FPE 

Tjänstledig: TJL 

Semester: SEM

Kompledig: KOM 

Permission: PEM 

Pappaledig: PAP

Uttag komptid : KOM

Komptid 1* : NV9

Komptid 1,5* : ÖK1

Komptid 2* : ÖK2

Gå till Planday > Inställningar > Lön > Lönetillägg Och lägg in registreringskod för OB tilläggen:

OB 1: OB1

OB 2: OB2

OB 3: OB3

OB 4: OB4

OB 5: OB5
 

Kostavdrag och kostförmån. Gå till Planday > Inställningar > Lön > Kostförmån och Kostavdrag - och lägg in lönearterna:

Kostavdrag: 322

Kostförmån: 32

Nedan finner ni två skärmdumpar som visar hur Kostavdraget och Kostförmånen ska vara uppsatt:
 

Gör lönekörningen i Fortnox

Börja med att göra en testimport av en anställd för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om vi skulle importera 30 medarbetare på en och samma gång. Följ dessa instruktioner:

Ta ut lönefilen i Planday för en timanställd medarbetare Planday > Lön > Exportera lön välj datum, vilka medarbetare och format ”Fortnox”.

Se till att ladda ner Fortnox filen + PDF rapporten som du kan använda som underlag för att se att allting kommit in korrekt i Fortnox.

Gå till Fortnox och Lön > Importera löneunderlag Välj Fortnox filen som du tagit ut från Planday och gå vidare, om importen lyckas får du ett meddelande ”Importen lyckades”, är det något som inte stämmer får vi ett ”Importen misslyckades” följt av en felbeskrivning, det kan vara t.ex. anställningsnummer som inte stämmer överens, eller registreringskoder.

Om ni gör importen och får följande felmeddelande:

Så kan ni ladda upp filen via denna länken och då få reda på vad som är fel i importfilen.

Om allt gick fint, kontrollera att någon data har registrerats på den anställde under kalendariumet.

Om denna lönekörning var ett test så ska vi radera datan inför nästa gång, gör det genom att klicka in på kalendariumet och ta bort posterna som har registrerats på dagarna.


 


November 2021 Releasenota:

Exportera lönedata till Fortnox: Avdelningsnummer

Du kan nu lägga till dina kostnadsställen som avdelningsnummer i Planday, för att exportera till din Fortnox-fil. Om du lägger till ett avdelningsnummer under Medarbetare > Avdelningar kommer du att kunna se detta i din Fortnox XML-rapport enligt exemplet nedan:

<resenheter>
<resenhet dim="1" id="{Avdelningsnummer}"/>
</resenheter>


Observera att ditt avdelningsnummer ska vara två till sex tecken långt (00-999999). Se även till att Fortnox är inställt för att stödja kostnadsställen under Inställningar > Bokföring > Kostnadsställen och att du har skapat motsvarande kostnadsställen under kostnadsställen Register > Kostnadsställen, annars fungerar inte filimporten från Planday.

image.png
image.png

Om du inte vill inkludera kostnadsställen från Planday, navigera till Inställningar > Integrationer > Fortnox exportfil > Administrera > Avmarkera "Inkludera avdelningsnummer (Fortnox kostnadsställe)".

__________________________________________________________________

Om du har några ytterligare frågor kan du kontakta vår kundtjänst.

Se även följande artiklar:

Hittade du svaret?