Opret og upload kontrakter

Se, hvordan du opretter en kontraktskabelon i Planday eller uploader din egen kontrakt ved hjælp af flettefelter

Anton E avatar
Skrevet af Anton E
Opdateret over en uge siden

🎯 For administratorer og HR-chefer. Spring dette trin over, hvis du administrerer kontrakter uden for Planday og ønsker at sende en eksisterende kontrakt til en medarbejder.


Med kontraktmodulet i Planday kan du uploade dine kontrakter direkte i Planday og trække data direkte fra medarbejderoplysningerne.

På den måde behøver du kun at oprette én kontrakt pr. medarbejdertype, personalegruppe eller afdeling. Herefter kan du sende personlige kontrakter til dine medabejdere ved brug af flettefelter. Se mere om dette senere i følgende guide.

Spring dette trin over, hvis du administrerer kontrakter uden for Planday og ønsker at sende en eksisterende kontrakt til en medarbejder.


Når du har en kontraktskabelon klar som du gerne vil uploade, skal du gå til Indstillinger > HR > Kontraktopsætning > Medarbejderkontrakter og vælge Opret.

Planday_Kontraktopsætning.png

Opret en kontrakt ved hjælp af indsat tekst i Planday

Når du vælger 'Opret' får du nedenstående billede frem. Start med at give kontrakten et navn. Vælg, hvilke personalegrupper denne kontrakt kan anvendes på og angiv en kategori for denne kontrakt (valgfrit).

image.png

Type

Indtast tekst gør det muligt at skrive teksten til kontrakten direkte i tekst boksen og tilføje flettefelter manuelt via flette funktioner.

Upload dokument gør det muligt at uploade et eksisterende dokument med det rigtige layout (og logo). Planday anbefaler, at filen er i Word-format, hvilket giver mulighed for at anvende flettefelter-funktionen sammen med Planday. Herved anvendes Plandays kontraktmodul allerbedst, og efter hensigten om at udarbejde individuelle kontrakter ved enkle klik.

Flettefelter

Uanset typen kan du automatisk flette hver enkelt medarbejders oplysninger til en personlig kontrakt ved hjælp af flettefelterne. Du kan finde en liste over tilgængelige flettefelter i sektionen under tekstfeltet, som vises herunder.

Hvis du ønsker at se den fulde liste over de pre-definerede, eksisterende flettefelter, kan du klikke her.


Savner du et flettefelt, skal du først oprette et nyt felt til medarbejderprofilen ved at gå til Indstillinger > HR > Formopsætning.


Når du har lavet et nyt felt vil det dukke op på medarbejderens profil. Derefter skal du angive en værdi i dette felt, førend at du kan bruge flettefeltet. En værdi kan være en numerisk- eller skriftlig værdi afhængigt at flettefeltets opsætning.

Når feltet er udfyldt, kan du efterfølgende indsætte det tilsvarende flettefelt i dit Word-dokument eller den indsatte tekst. Dette felt starter almindeligvis med “<custom_” ligesom feltet “<custom_t-shirt størrelse>” vist ovenfor i klippet.

Logo (denne mulighed fremgår kun ved typen indsat tekst)

Hvis du har valgt at indsætte tekst, kan du importere et logo til kontrakten og redigere direkte i tekstfeltet.

Upload fil (denne mulighed fremgår kun ved typen upload dokument)

Har du uploadet et Word-dokument, hvor et logo allerede er inkluderet, vil logoet fremkomme ved kontraktgenerering på dine medarbejdere. Har du ikke et logo inkluderet i din Word-fil, så er det nødvendigt at downloade filen, foretage dine ændringer, gemme dokumentet og derefter uploade det igen.

Lav eksempel
Når du er tilfreds med din kontrakt, kan du altid se en forhåndsvisning af kontrakten ved at generere en testkontrakt. Denne forhåndsvisning henter data fra din egen medarbejderprofil og viser dig, hvordan kontrakten kan se ud for medarbejderen.


Upload dit eget dokument ved hjælp af flettefelter i Word

Hvis du ønsker at medtage oplysninger fra Planday i dine uploadede kontrakter, f.eks. oplysninger om medarbejderen og virksomheden, skal du vælge Upload dokument under Type. På den måde kan du importere din virksomheds kontrakt til Planday og tilpasse den til din medarbejder.

Bemærk, at følgende eksempler bruger Microsoft Word til Windows og disse trin kan være en smule anderledes i andre versioner af Word eller på Mac OS.

​For at medtage oplysninger fra Planday i dine fremtidige kontrakter, f.eks. medarbejdernavn og adresse, skal du åbne din kontrakt i Word og oprette et nyt flettefelt. Vælg Indsæt > Genvejselementer > Felt

Planday_Flettefelter1.png

Find “MergeField" på listen (tryk "M" to gange) og indsæt navnet på feltet. Tryk OK.

Du kan nu indtaste navnet på det felt, du ønsker at flette med medarbejderens data med den tilsvarende værdi fra Planday. Sørg for ikke at inkludere < eller > i din værdi.

Planday_Flettefelter2.png

Hvis du vil tilføje flere flettefelter, skal du blot kopiere og indsætte et eksisterende flettefelt og derefter omdøbe det i henhold til følgende instruktioner:

  • Dobbelttryk/højreklik på objektet, og vælg Feltkoder til/fra. Her kan du navngive det nye felt i overensstemmelse hermed, før du opdaterer (dobbelttryk/højreklik på objektet, og vælg Opdater felt).

  • Planday anbefaler, at du kopierer flettefeltet fra Planday og indsætter i Word (pkt.5) fremfor at indtaste det manuelt.

  • Husk at gemme den nye Word-kontrakt med opdaterede flettefelter og du kan dermed uploade den i Planday igen.


💡 Processen ved at opdatere en Word-fil med nye flettefelter kan gentages i forbindelse med ændringer af kontraktlayout samt ved oprettelse af nye flettefelter i Planday, der skal inkluderes i kontrakter fremover og så mange gange det er nødvendigt i forbindelse med ændringer.


Når alle ønskede flettefelter er oprettede og kontraktskabelonen er uploadet i Planday, er du klar til at sende den afsted til dine medarbejdere. Læs mere om hvordan du sender kontrakter videre til medarbejdere for underskrivelse i næste trin.



Se relaterede artikler:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.



Besvarede dette dit spørgsmål?