🎯 For Administratorer og HR managere.
Før du kan sende en kontrakt til en medarbejder, skal du allerede have uploadet eller oprettet en kontraktskabelon i Planday. Dette giver dig mulighed for at opsætte en skabelon for, hvordan dine kontrakter kan anvendes på flere brugere ved hjælp af oplysninger fra deres Planday-profil med din virksomheds standardkontraktregler.
Når der ligger minimum én kontraktskabelon klar i Planday, kan du fortsætte med at oprette og sende en personlig kontrakt til en individuel medarbejder. Dette kan gøres på to måder.
Sådan opretter du en kontrakt
Den første mulighed er via menuen Medarbejdere > Kontrakter > Opret kontrakt.
Eller du kan oprette en kontrakt via Personlige oplysninger ved at gå til Medarbejdere > klik på medarbejderens navn > Rediger > Dokumenter > vælg Kontrakter > Opret.
Uanset hvilken vej du vælger at oprette den individuelle kontrakt vil du se nedenstående billede efter du har trykket opret.
Vælg medarbejderen du vil lave kontrakt på. Hvis medarbejderen er tilknyttet flere personalegrupper skal du vælge den personalegruppe du vil oprette kontrakt på.
Vælg en kontraktskabelon.
Vælg kontraktdatoen og en kontakt person, som evt. er dig selv eller en teamleder.
Klik Næste.
På det næste skærmbillede vil du, afhængigt af dit valg af kontrakt, se:
Et tomt tekstfelt til at skrive din kontrakt.
En udfyldt kontraktskabelon, som du har valgt i det foregående trin, og som du kan redigere yderligere, hvis du har brug for det.
Et vedhæftet uploadet dokument med de flettefelter, som du muligvis har valgt, mens du oprettede din kontrakt.
Se kontrakten igennem og tryk Gem for at gå videre. Du har også mulighed for at downloade denne kontrakt som en PDF-fil til opbevaring.
Send din kontrakt til underskrift
Følgende visning vil fremhæve den medarbejder, der skal underskrive dokumentet, datoen for dokumentets oprettelse, udløbsdato (hvis relevant), status og 2 underskriftsmuligheder:
Vælg Manuelt hvis du blot vil printe kontrakten ud og håndtere resten af processen i papirform.
Vælg Elektronisk, hvis det skal håndteres digitalt i Planday.
Hvis du vælger elektronisk er det nødvendigt at færdiggøre et trin mere før du kan sende kontrakten afsted til medarbejderen og få deres underskrift.
Kontrakten skal signeres af dig, som arbejdsgiver. Derudover skal der tages stilling til om medarbejderen må have adgang til Planday via web og app.
Ja, betyder at den nye medarbejder vil have mulighed for at logge på Planday uanset om kontrakten underskrives eller ikke.
Nej betyder at når de åbner Planday via appen, modtager de en notifikation om at de har en kontrakt der mangler underskift før at de kan logge på Planday. Vælg muligheden nej hvis du ønsker at din medarbejder automatisk skal mindes om at underskrive kontrakten.
Underskriv kontrakten og klik på Underskriv og send til medarbejder.
Kontrakten vil nu være sendt til medarbejderen og du kan se den på din oversigt Medarbejdere > Kontrakter under Afventer handling.
Du vil få besked, så snart medarbejderen har underskrevet dokumentet og så vil den ligge under Underskrevne kontrakter.
Hvis du har en allerede signeret kontrakt, oprettet udenom Planday, kan du med fordel importere denne på medarbejderens profil under Medarbejdere > rediger medarbejder > Dokumenter. Se mere i artiklen Upload og del filer og dokumenter.
Meddelelser og påmindelser om kontrakter
For at undgå at jagte dine medarbejdere for at få kontraktunderskrifter kan du aktivere notifikationer, som kan sendes automatisk. Kontraktmeddelelser giver dig mulighed for at sende en SMS og/eller en Planday-besked til bestemte medarbejdere, når de modtager en ny kontrakt, der skal underskrives, og kontraktpåmindelser sender en meddelelse, når de ikke har underskrevet deres kontrakter efter en bestemt periode.
⚠️ Bemærk, at hvis du vælger en SMS, koster det alm. sms takst.
For at indstille en af disse funktioner skal du gå til Indstillinger > Portalindstillinger > Notifikationer.
Du kan også tilføje en påmindelse for kontraktudløb, i tilfælde af den oprettede kontrakt har haft en udløbsdato.
Se også følgende relaterede artikler:
Hvordan du underskriver og finder en elektronisk kontrakt i Planday
Hvordan du uploader en kontrakt underskrevet udenfor Planday
ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com
💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.