Hver af dine medarbejdere har en profil i Planday, hvor forskellige oplysninger og personlige data kan indtastes og administreres.
​
Hvilke felter der skal være i medarbejderformularen, og hvordan oplysningerne i den deles i Planday, kan du indstille individuelt i henhold til dine operationelle behov.
​

Du kan gøre dette ved at gå til Indstillinger > HR > Formopsætning. Her kan du indstille, hvilke sektioner og felter der skal vises i medarbejderprofilen, hvilket format de skal have, og hvem der skal have adgang til hvilke felter - f.eks. udvalgt efter adgangsniveau.
​
Læs mere om synligheden af medarbejderoplysninger ved at klikke her.
​

På billedet kan du se en oversigt over, hvordan din medarbejderprofil er sat op i øjeblikket. Som standard er der sektionerne Information, Addresse, Løn og Diverse. Du har et par muligheder for redigering, som præsenteres i denne artikel.
​

Klik på Opret sektion. Dette kan være nyttigt, hvis du har brug for at tilføje mere end ét brugerdefineret felt. Du kan bruge sektioner til at gruppere dem og holde orden i tingene.
​
⚠️ Vi beder dig om at være ekstra opmærksom, når du redigerer eksisterende felter. Ændringer til et eksisterende felt kan medføre, at oplysninger går tabt.
​

Klik på blyantsikonet ✏️ på en linje for at redigere det tilsvarende felt eller den tilsvarende kategori. Du kan ændre navnet på kategorierne og foretage indstillinger for navne, felttyper, tilladelser og andre indstillinger for felter. De enkelte muligheder, når du redigerer et felt, svarer til dem, du har, når du opretter et felt - du finder en oversigt længere nede i artiklen.
​

Hvis du vil tilføje et ekstra felt i en eksisterende sektion, skal du bare trykke på Opret felt, når det er tilgængeligt. I vinduet der åbner, kan du konfigurere følgende:

Her taster du navnet på feltet.
​

Her vælger du hvilken type oplysninger der kan angives via dette nye felt:
​
​Tekst - Dette felt kan indholde tekst, tal og symboler.
​Numerisk - Feltet kan kun indeholde tal.
​Dropdown - Vælg hvilke muligheder listen skal indeholde.
​Dato - Her indtastes en dato, med hjælp fra den indbyggede kalender.
​Sand/Falsk - Feltet kan afkrydses eller stå tomt.
​Billede - Mulighed for upload af billede (dette vil kun være synligt i detaljevisningen: Rediger medarbejder).
​
​Standardværdi for felt: Her kan du vælge at udfylde feltet på forhånd.
​
​

Her bestemmer du hvem der kan se, redigere eller skrive i feltet, og om det skal være obligatorisk.
​
Du kan se de tre tilfælde, hvor feltet kan blive vist: Rediger medarbejder eller Opret medarbejder er de muligheder, hvor en administrator kan se og redigere feltet (enten når han redigerer en eksisterende medarbejder eller opretter en ny). Personlige oplysningerer det sted, hvor en medarbejder ønsker at redigere sine egne personlige data, og hvilke felter de kan se.
​
Du har 2 eller 3 muligheder pr. felt, som du kan vælge eller fravælge via felter:
​
​Vis felt - Feltet vises for administratoren eller medarbejderen.
​Tillad redigering - Administratoren eller medarbejderen kan redigere oplysningerne i feltet.
​Obligatorisk felt - Der skal foretages en indtastning i feltet.
​
💡 I eksemplet på skærmbilledet er feltet oprettet med navnet Vegetar. Da den har fået tildelt typen Sandt/Falsk, vises den som et felt, der kan afkrydses. I afsnittet adgangsniveauer kan du se, at administratorer såvel som medarbejdere, vil se feltet, og begge parter kan redigere i det.
​

Som administrator skal du gå til Medarbejdere > vælg den ønskede medarbejder > Rediger medarbejder > i redigeringsvinduet Rediger medarbejder vælger du Personlige oplysninger fra menulinjen (se skærmbillede).
​
For medarbejdere vises dette område som deres profilområde ved at navigere til deres navn øverst til højre på deres skærm og klikke på Rediger i rullelisten.

Klik på Administrer rækkefølge, så der vises et redigeringsvindue i højre side af skærmen. Her kan du indstille, hvordan kategorierne og felterne skal placeres i medarbejderformularen.
​
Ved at klikke på Vis eller Skjul kan du vise eller skjule de enkelte felter i kategorierne. Hvis en kategori eller et felt har et symbol med to streger (=), kan du flytte det ved at trække og slippe det. Hvis der vises et låsesymbol 🔒, kan positionen ikke ændres.
​
Bekræft dine ændringer ved at klikke på Gem.

Hvis du klikker på ikonet Arkivér felt 📥, arkiverer du de tilsvarende felter, så de ikke længere er synlige i medarbejderprofilen. Du kan genaktivere dem i området Arkiverede felter helt nede på siden ved at klikke på Fortryd arkivér felt. Felter uden dette symbol kan ikke arkiveres.
​
💡 Undgå at arkivere felter i sektionen Løn - Disse oplysninger er grundlaget for mange funktioner på din portal.

Se også: