Sådan konfigurerer du optjent ferie for din virksomhed

Navn. Kontonavnet hjælper dig med at identificere skabelonen til den feriekonto, du har brug for, når du knytter den til en medarbejders profil.

Beskrivelse. Hvis der skal angives detaljer for din skabelon, kan det gøres her.

Forny automatisk: Hvis du ønsker at kontoen skal fornyes automatisk ved udløb af optjeningsperioden.

Optjeningsperioden for kontoen gældende fra den årlige startdato (definerer hvilken dato på året, hvor optjeningsperioden startes eller fornys) og varigheden (bestemmer hvor længe dine medarbejdere kan optjene feriedage, eller efter hvor mange måneder saldoen nulstilles).

Forbrugsperioden for kontoen også gældende fra en årlig startdato (definerer fra hvilken dato på året de akkumulerede feriedage kan bruges, eller hvornår de udløber) og varigheden (bestemmer, inden for hvor længe dine medarbejdere skal bruge de optjente feriedage).

Angiv, om saldoen optjenes i dage eller timer.

Du har mulighed for at angive en Åbningssaldo for kontotypen. Denne værdi vil være startsaldoen på alle konti både nu og i fremtiden.
​Åbningssaldoen kan senere overskrives i dine medarbejderes individuelle konti for hver optjeningsperiode.

Fastsæt den optjeningssats, der definerer forholdet for optjening af feriedage pr. arbejdsperiode.

Indstil den maksimale optjening for det antal feriedage, en medarbejder kan optjene pr. måned eller pr. år. Hvis du ikke vil angive en maksimumgrænse, skal du blot lade feltet være tomt.
​Hvis du indstiller skabelonen til at optjene i timer, skal den maksimale godtgørelse også indstilles for timer

Angiv, om ferie kun optjenes via optjeningssatsen eller afhænger af gennemførte vagter.
​Hvis du indstiller at ferie optjenes kun via optjeningssatsen, vil medarbejderne optjene den fastsatte optjeningssats hver måned, selv om de ikke har nogle godkendte vagter i vagtplanen.
​Hvis du indstiller at optjent ferie afhænger af gennemførte vagter, vil medarbejderne kun optjene den fastsatte optjeningssats for de måneder hvor de har mindst én godkendt vagt i vagtplanen.

Medarbejdertype: Hvilke af dine medarbejdere skal konfigurationen for denne skabelon gælde for? Medarbejdertyperne på listen er de medarbejdertyper, du har defineret under Indstillinger > HR > Generelt > Medarbejdertyper.

Opret automatisk: Med denne slået til, vil systemet automatisk oprette den gældende feriekonto til alle medarbejdere der er tilknyttet en af de valgte Medarbejdertyper.

Afhængigt af virksomhedens politik kan du give dine medarbejdere tilladelse til at tage et par feriedage, de endnu ikke har optjent. Dette vil fremstå som en negativ saldo (indtil de tjener beløbet tilbage), og det er her, du kan angive, hvor mange feriedage medarbejderne kan tage på forhånd.

Du kan også angive en grænse for, hvor mange feriedage dine medarbejdere kan bruge i træk. Dette kan være nyttigt, hvis du har brug for at holde øje med medarbejderes arbejdsdage, så det automatisk kan udløse en advarsel, når en medarbejders anmodning overskrider denne grænse.

Overførsel vil automatisk overføre de ubrugte dage til næste optjeningsperiode, hvis det er tilladt og ligger inden for det maksimale antal dage.

Lønkode kan hjælpe dig med at automatisere, hvordan feriedagene (og deres lønmæssige indvirkning) vises på lønsedlerne og lønrapporterne.

Kontoprioritet: hvis din virksomhed kræver mere end én feriekonto pr. medarbejder, kan du i kontoens skabelon beslutte, om den skal bruges først, sidst eller blot afhænge af, hvor mange dage der er tilbage i kontosaldoen.

Endelig, sørg for at tage hensyn til helligdagskalenderen (så dine medarbejdere ikke ved et uheld bruger feriedage til lovlige helligdage).
​Kan også indstilles separat på medarbejdernes individuelle feriekonto efterfølgende.

Den dato, der markerer starten på optjeningsperioden (hvis medarbejderen blev ansat i din virksomhed efter starten af optjeningsperioden, skal den indstilles til den pågældende medarbejders ansættelsesdato)

Sørg for at tage hensyn til helligdagskalenderen (så dine medarbejdere ikke ved et uheld bruger feriedage til lovlige helligdage).

Hvis du konfigurerer dette efter optjeningsperioden, og forbrugsperioden er startet, kan der opstå situationer, hvor en medarbejder allerede har optjente feriedage eller allerede har været på ferie i et par dage. Du skal tilpasse disse oplysninger i afsnittet Åbningssaldo.

Hvis du har konfigureret indstillingen Overførsel for skabelonkontoen (se ovenfor), afspejler den det antal dage, du allerede har tilladt.

Hvem sendte anmodningen og hvornår

Den kan indeholde en note fra din medarbejder, der forklarer, hvorfor vedkommende har brug for/ønsker de feriedage, der er anmodet om.

Status for anmodningen (fremhævning af, om den allerede er godkendt eller afvist af en anden leder i virksomheden)

Ferieperioderne

Påvirkningen af anmodningen på den ansattes feriekonto

En opdeling pr. dag af anmodningens omkostninger, der kræver din bekræftelse
​For eksempel, hvis en medarbejder normalt er planlagt til at arbejde 3 dage om ugen, men gerne vil have ferie i en hel uge, skal du sørge for, at kun 3 feriedage fratrækkes (for de dage, medarbejderen ellers ville have arbejdet).

En hurtig måde at håndtere din medarbejders planlagte vagter på, hvis de overlapper ferieperioden, samt oprette ekstra vagter i vagtplanen, for at dække din vagtplan i ferieperioden.