🎯 For avancerede administratorer med fuld adgang til Planday.
Hvis du som leder ikke ser denne funktionalitet, kan du bede jeres Planday administrator om at tildele dig et højere adgangsniveau.

Fraværskonto balancer

Hvordan kan jeg eksportere fraværskonti balancer?

For at eksportere de tilgængelige fraværskonti balancer på medarbejderne, skal du gå til Vagtplan > Fraværskonti.

Juster perioden for at få vist den ønskede balance
Vælg kontostatus
Under Filtre, kan du vælge de afdelinger, personalegrupper, medarbejdertyper og de fraværskonti du ønsker at eksportere en rapport over
Afslut ved at klikke på Eksportér

Hvordan overfører jeg dage eller timer fra en udløbet fraværskonto til en ny fraværskonto?

Du har to muligheder. Du kan enten:

Benytte Overførelseskonti. Ved at bruge Planday’s overførelseskonto bliver ubrugte feriedage eller timer, automatisk overført til en ny konto. Det er en funktion som skal aktiveres i kontoskabelon indstillingerne. For at lære mere om dette kan du læse Sådan opretter og administrerer du Overførselskonti.
Eller, hvis du ikke bruger overførelseskonti, kan du manuelt tilføje den manglende balance ved at lave justeringer til medarbejderens nye fraværskonto.

Hvordan kan jeg se en oversigt over al optjent ferie?

Du kan se dette under Vagtplan > Fraværskonti.

Den akkumulerede saldo kan se lavere ud, end du forventer. Det skyldes, at periodens start som standard er sat til den første dag i den aktuelle måned og ikke startdatoen for kontoens brugs- eller optjeningsperiode.

For at kunne se de samlede optjente og brugte saldi, skal du ændre perioden til startdatoen for den optjente periode indtil dags dato, som vist herunder.

I eksemplet ovenfor er startdatoen for perioden sat til den første dag i den aktuelle måned, og den optjentesaldo viser kun 6,24 dage. Ved at ændre startdatoen for perioden til den dag, hvor medarbejderen skal begynde at optjene dage, og sætte slutdatoen for perioden til dags dato, har medarbejderen optjent 18,72 dage.

💡 Hvis der ikke er valgt en slutdato, vil systemet tage udgangspunkt i slutdatoen for kontoens forbrugsperiode. Dette er baseret på de valgte indstillinger under Indstillinger > Fravær > Kontoskabeloner, hvis du har valgt kravene til optjening til Ingen krav, optjen altid.

Du vil kunne se en estimering af de samlede optjente timer/dage ved slutningen af optjeningsperioden i oversigten over feriekontoen.

Hvorfor er kontobalancen på en fraværskonto anderledes en forventet?

Lad os antage, at en af dine medarbejdere har taget mange feriedage. Men den tilgængelige saldo i oversigten under Vagtplan > Fraværskonti er højere, end du ville forvente. Det kan være, at der er godkendt ferie i fremtiden, og at den periode, du har valgt i oversigten, ikke dækker fremtidige ferier.
Du bliver derfor nødt til at ændre periodens slutdato eller fjerne den helt for at få den korrekte disponible saldo.

Bemærk: Den kontosaldo, du ser, afhænger af den valgte periode.

Se dette eksempel på tilgængelig saldo, før du ændrer perioden:

Tilgængelig saldo, efter du ændrer perioden:

Hvorfor kan jeg ikke se startsaldoen for en fremtidig fraværskonto?

Hvis du bruger automatisk fornyelse af konti, og du har en fast konto, hvis gyldighedsdato ligger ude i fremtiden, vil startsaldoen for denne konto vise 0. Det skyldes, at periodens startdato er sat til en dato, der ligger før kontoens gyldighedsdato.

I så fald skal du matche periodens startdato med kontoens startdato.

Hvorfor er den tilgængelige saldo forskellig på Planday app vs. på web?

I Planday-appen vil den tilgængelige saldo omfatte både den godkendte ferie i fremtiden og den ikke-godkendte ferie, men hvis du trykker på kontoen, vil du se en detalje med:

saldoen til dato (uden de ventende anmodninger) og
den tilgængelige saldo (minus den afholdte ferie)

Jeg vil gerne tilføje eller trække en dag fra en feriekonto uden at booke en ferie til vedkommende, kan jeg det?

Ja, det kan du godt. Du skal blot foretage en manuel justering af medarbejderens fraværskonto. Følg disse trin:

Rediger medarbejderens fraværskonto enten fra deres profil i fanen Fravær eller fra oversigten over Fraværskonti under Vagtplan > Fraværskonti
Klik på Rediger i afsnittet Manuelle justeringer
Tilføj eller fratræk dage eller timer

Læs mere om manuelle justeringer i afsnittet Rediger en saldo.

Fraværsanmodninger

Hvordan kan jeg eksportere mine medarbejderes fraværsanmodninger?

Du kan eksportere samtlige af dine medarbejderes fraværsanmodninger over en udvalgt periode under Vagtplan > Fraværsanmodninger > Eksportér > Fraværsrapport. I 'Eksporter data' vinduet kan du vælge den periode du ønsker at trække en rapport over samt hvilke status og kontotype. Til sidst kan du også vælge specifikke afdelinger til eller fra.

Hvorfor kan én af mine medarbejdere ikke anmode om ferie?

Det kan være på baggrund af et af følgende punkter:

Har medarbejderen en aktiv fraværskonto? For at tjekke dette skal du gå til Vagtplan > Fraværskonti > indtast medarbejderens navn i søgefeltet > vælg filteret Aktiv i Kontostatus, og vælg kontoens aktuelle periode. Hvis der ikke vises nogen konto, skal du først tildele medarbejderen en (der kan ikke indsendes en fraværsanmodning uden en fraværskonto.)
Hvis medarbejderen allerede har fået tildelt en aktiv fraværskonto, kan det også skyldes, at der er en anden anmodning (fravær eller flex), der overlapper. Du kan tjekke dette under Vagtplan > Fraværsanmodninger. Hvis der er en anden anmodning, skal du først afvise den, før du kan indsende en ny.
En anden årsag kan være, at fraværskontoskabelonen som medarbejderen har fået tildelt, ikke tillader negativ balance. For at checke dette, skal du gå til Indstillinger > Fravær > Kontoskabeloner. Åbn kontoskabelonen og vælg "Tillad" under Negativ saldo hvis medarbejderen skal kunne anmode om flere dage/ timer end deres nuværende balance.

Hvordan tilføjer jeg fraværsanmodninger til en udløbet fraværskonto?

Desværre er det ikke muligt at anmode om fravær fra en udløbet konto. Du skal sikre dig at behandle alle fraværsanmodninger før udgangen af ferieåret.

Hvordan kan jeg redigere en fraværsanmodning?

For at redigere i en fraværsanmodning, skal du gå til Vagtplan > Fraværsanmodninger > juster perioden > Vælg Godkendt eller Afventer i status filteret > find anmodningen og åben den.

Bemærk: Du kan ikke forlænge eller forkorte perioden for ferien. For at kunne gøre dette skal du først afvise denne fraværsanmodning og lave anmodningen igen med de nye datoer.

Hvordan kan jeg slette en godkendt ferie?

Du kan ikke slette godkendt ferie. Du skal i stedet afvise den ved at gå til Vagtplan > Fraværsanmodninger > Juster perioden > Vælg godkendt under kontostatus > Find anmodningen på listen og åben den > Klik på Afvis.

Jeg får en fejlmeddelelse når jeg forsøger at afvise en fraværsanmodning

Det kan skyldes at fraværsanmodningen er knyttet til en inaktiv fraværskonto. For at checke dette kan du gå til Vagtplan > Fraværskonti, indtast medarbejderens navn i søgefeltet og vælg Inaktiv under Kontostatus indenfor kontoens gyldighedsperiode.

Hvorfor kan jeg ikke se alle medarbejderens fraværsanmodninger i Fravær fanen på medarbejderprofilen?

Det skyldes sandsynligvis, at den forkerte periode er valgt.

Periodens start er som standard sat til den første dag i den aktuelle måned.

Hvis du vil se alle ferieanmodninger for en medarbejder, kan du vælge den dato, der svarer til begyndelsen af gyldighedsperioden for hans eller hendes feriekonto, f.eks. 1.september. Du kan også vælge ikke at angive en bestemt tidsperiode, som vist herunder.

Fraværskonti

Hvorfor kan jeg ikke tildele en fraværskonto til en medarbejder?

Hvis du prøver at anvende en fraværskonto på en medarbejder, men du kan ikke finde navnet på medarbejderen på listen, kan det skyldes at medarbejderen ikke hører til den afdeling, personalegruppe eller medarbejdertype som fraværskontoen gælder for. For at løse dette, skal du:

Gå til Indstillinger > Fravær > Kontoskabeloner
I afsnittet Tildel, checker du om det er de rigtige afdelinger, personalegrupper eller medarbejdertyper der er valgt.

Hvordan sletter jeg en Fraværskonto eller en fraværskontoskabelon?

Du kan slette en fraværskonto ved at gå til Indstillinger > Fravær > Kontoskabeloner. Vælg den relevante kontoskabelon fra/på listen og klik på Slet.

Hvis du kun sletter kontoskabelonen, vil det ikke automatisk slette de fraværskontoskabeloner der er tildelt medarbejderne, men de bliver inaktive. Vær opmærksom på at når du sletter en kontoskabelon kan det påvirke relateret data.

Du kan slette en (individuel) kontoskabelon ved at gå til Vagtplan > Fraværskonti. På linien af kontoskabelonen kan du følge slet ikonet længst til højre.

Du skal først have behandlet alle ventende anmodninger, før du kan slette en konto.

Jeg har genaktiveret nogle medarbejdere men kan ikke indtaste ferie på deres feriekonto. Hvad gør jeg?

Når du deaktiverer en medarbejder, bliver deres feriekonto automatisk deaktiveret, og du kan ikke ændre optjenings- og forbrugsperioderne eller anmode om ferie på den.

Du er nødt til at kontakte vores supportteam, så de kan hjælpe dig med at foretage nogle ændringer på denne konto.

Jeg har genaktiveret nogle medarbejdere på en anden kontrakt. Hvad gør jeg med deres feriekonti?

Du bliver nødt til at oprette en ny fraværskonto til dem og sætte startdatoen for optjeningen til kontraktens startdato. Ellers vil systemet tage udgangspunkt i medarbejderens ansættelsesdato.

Dette gælder eksempelvis også hvis en medarbejder går fra at afholde ferie i dage til at afholde ferie i timer, da man ikke kan ændre en eksisterende kontoskabelon med optjening i dage til optjening i timer og vice versa.

Se også relaterede artikler:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.