Planday offre la possibilité de conserver une trace des vacances de vos employés. Vos employés peuvent demander des vacances pour un jour ou une période spécifique. En tant que responsable, vous recevrez une notification concernant la demande et pourrez y répondre immédiatement.
Un compte d’absence accumulé est un compte qui permet l’accumulation des congés sur la base d’un taux qui est préconisé par la législation ou le règlement interne de votre entreprise ou structure. En général, tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur. Chaque mois de travail effectif ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables.
Le compte est renouvelé à la fin de sa période de validité, avec la possibilité de reporter les congés non utilisés.
Suivez ces étapes pour mettre en place un modèle de compte d’absence accumulé, puis appliquez-le à vos employés ou groupes d’employé.
💡 Si vous voulez créer un type de compte d’absence fixe, où les employés on un nombre de jours de congé fixe au départ, cliquez ici.
Paramétrez les modèles de compte d’absence accumulé
Avant de créer des comptes d’absence pour vos employés, créez un modèle de compte.
Allez dans Paramètres > Absence, temps supplémentaire, vacances > Types de compte, puis sélectionnez +Créer.
Sélectionnez ensuite le type de compte compte d’absence.
Etape 1: Nommer le compte et définissez la période d’accumulation et la période de dépense
Nom du compte
Description – optionnel
Renouveler automatiquement: cochez cette case si vous voulez que le compte se renouvelle automatiquement à la fin de la période d’accumulation
Période d’accumulation – date de début: la date à partir de laquelle le compte cumule les jours de vacances chaque année
Période d’utilisation– durée: Pendant combien de mois les employés peuvent utiliser leurs jours de congé
Etape 2: Définissez le taux d’accumulation, les conditions requises pour l’accumulation et les types de postes pour lesquels le compte doit s’appliquer
Accumulation en jours ou en heures – choisissez l’option
Taux d’accumulation :
Pour les jours, choisissez entre pourcentage, jours par mois ou jours par an
Pour les heures, choisissez entre pourcentage, heures par jours ou heures par mois
Pour les jours et les heures par jour/mois/année: entrez le nombre qui correspond à la législation de votre pays
Le pourcentage est généralement utilisé dans les pays anglo-saxons.
Indemnité maximale: Choisissez jours par mois, jours par an, heures par jour ou heures par mois et renseignez un montant maximum d’indemnités. Laissez le champ vide s’il n’y a pas de limite.
Conditions requises pour l’accumulation: choisissez si les vacances s’obtiennent en fonction des postes validés ou en fonction du taux d’accumulation – si vous choisissez cette option, les vacances s’obtiennent automatiquement, peu importe si l’employé a des postes dans le mois ou pas.
Heures par jour (à utiliser seulement si vous choisissez l’accumulation en heures): Choisissez combien d’heures représente un jour travaillé. Cela peut être fixé sur une moyenne de 12, 12 ou 52 semaines, ou bien un taux fixe d’heures par jour.
Paiement monétaire: choisissez si le paiement des vacances est basé sur une moyenne de 12, 13 ou 52 semaines ou s’il est basé sur un nombre fixe d’heures par jour (ceci est principalement utilisé dans les pays anglo-saxons).
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Etape 3: Paramétrage avancé
Types d’employés : Choisissez pour qui ce type de compte doit être créé. Vous pouvez en choisir un ou plusieurs. Notez que tous inclut les types de postes futurs également.
Créer automatiquement: A cocher si le compte doit être créé automatiquement pour tous les employés créés dans le système. Le compte sera créé pour les employés qui appartiennent au groupe d’employé choisi plus haut.
Solde négatif: A cocher si le compte peut avoir un solde négatif et choisissez combien de jours maximum est autorisé.
Report des jours non utilisés: si cette case est cochée il est possible de transférer vers un nouveau compte des jours ou des heures à tout moment à la fin d’une période. Vous pouvez définir combien de jours/d’heures peuvent être transférées au maximum et jusqu’à quand.
Note* Le compte de report de vacances est créé à la fin de la période d’utilisation (généralement le 1er juin).
Vous pouvez définir combien de jours max peuvent être transférés.
Vous pouvez aussi définir une limite dans le temps pour le report des jours.
Salaire – code salaire: ce code sera visible dans le rapport de paie que vous pouvez extraire sur Planday. Notez qu’il n’est pas compatible avec les autres systèmes de paie, il ne peut être utilisé que sur Planday.
Priorité du compte: Les choix sont les suivants : Pas de priorité, priorité maximale, priorité minimale. Il peut y avoir plusieurs types de compte avec la même priorité.
Le type de compte priorité maximale doit toujours être utilisé en premier, jusqu’à épuisement des jours.
Calendrier des jours fériés: choisissez le calendrier afin que vos employés ne dépensent pas de jours de vacances sur des jours fériés.
Cliquez sur Enregistrer.
Visibilité des demandes d’absence dans l’emploi du temps
Quand un employé posé un congé et que vous l’avez validé, sa période de congé sera visible dans l’emploi du temps.
Les vacances validées ne vous empêcheront pas de planifier l’employé, mais cela sera indiqué dans l’emploi du temps comme ceci si aucun poste n’est planifié:
Note**: Si vous ne pouvez pas voir les absences dans l’emploi du temps, allez dans Voir les paramètres de l’emploi du temps > activez le bouton Jours fériés / Absence.
Les vacances seront indiquées avec un triangle rouge quand l’employé a déjà un poste sur un jour où il est en vacances. Cela sera visible comme ceci:
Vous avez des questions? N’hésitez pas à contacter notre équipe de support via le chat si vous avez besoin d’aide.
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