Une fois que vous avez créé vos types de comptes, soit comptes accumulés ou comptes fixes, vous pouvez maintenant appliquer ces modèles de comptes à vos employés ou à vos groupes d’employés si vous n’avez pas choisi de le faire automatiquement.

Si vous n’avez pas choisi la création automatique du compte pour vos employés, vous pouvez créer les comptes manuellement en allant dans Emploi du temps > Comptes d’absence > Créer.

Choisissez de créer un compte pour un employé ou des comptes pour plusieurs employés à la fois.
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💡L’exemple ci-dessous montre la création de compte pour plusieurs employés à la fois mais la procédure est la même pour la création de compte pour un employé.

Choisissez le modèle de compte.

Quand vous créez des comptes d’absence pour vos employés, vous pouvez choisir de le faire pour un département ou pour tous les départements.

Départements: choisissez quels employés doivent avoir un compte d’absence sur la base des départements.

Types d’employés: choisissez quels employés doivent avoir un compte d’absence sur la base des types d’employé. Par exemple, si vous voulez appliquer le type d’absence aux employés salariés ou aux employés payé à l’heure.

Date de début: choisissez la date à partir de laquelle l’employé doit commencer à cumuler des vacances. Si une date d’embauche a été renseignée dans le profil de l’employé, c’est elle qui apparaitra par défaut. Vous pouvez choisir une autre date si vous voulez.

Un employé ne peut jamais cumuler avant la date de début du compte.

Taux d’accumulation: Ceci n’est pas modifiable pour un seul employé, ça l’est seulement dans les paramètres du type de compte.

Solde de départ – solde à la date de début: nombre de jours/heures cumulées avant la date de début du cumul.

Solde de départ – solde utilisé avant la date de début: nombre de jours/heures que l’employé a utilisés avant la date de début du cumul.

Nombre maximal autorisé de jours reportés sur la période suivante (si cette option est activée dans les paramétrages du modèle de compte d’absence).

Code de salaire - payé par l'entreprise: Insérez ou modifiez le code de salaire individuel pour les comptes d'absence de vos employés. Ce code sera visible dans le rapport de paie que vous pouvez extraire sur Planday. Notez qu’il n’est pas compatible avec les autres systèmes de paie, il ne peut être utilisé que sur Planday.

Calendrier des jours fériés: sélectionnez quel calendrier des jours fériés doit être utilisé. Quand les employés demandent un jour sur un jour férié ou quand vous faites une demande pour un de vos employés sur un jour férié, ce jour ne sera pas décompté.

Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Une fois que les comptes sont créés, vous pouvez voir la liste dans Emploi du temps > Comptes d’absence. S’ils ne sont pas visibles, vous devrez changer la période (le système ne montre que les comptes qui sont dans la période choisie).

La période par défaut est le début du mois en cours. Cette liste montre tous les employés, leurs comptes d’absence et des informations clé:

1. Solde de départ: nombre de jours/heures que l’employé a eu à disposition au départ.

2. Vacances accumulées: nombre de jours/heures que l’employé a cumulés dans la période choisie.

3. Vacances prises: nombre de jours/heures que l’employé a pris dans la période choisie.

4. Solde disponible: nombre de jours/heures que l’employé aura à la fin de la période choisie.

Dans une intevalle de temps que vous avez choisie, vous pouvez voir qui a pris des congés et combiens de jours ont été pris.

Vous pouvez choisir la date de début du compte d’absence et la date de fin et vous aurez une vue d’ensemble du nombre de jours qu’un employé a accumulés. Vous pouvez aussi voir les soldes restants.

Vous pouvez aussi filtrer par:

Enfin, vous pouvez aussi filtrer par statut du compte à droite de la période. Vous pouvez choisir un des statuts suivants: actif, inactif, disponible ou tous les statuts.

Vous pouvez aussi choisir l’employé pour lequel vous voulez consulter le compte si vous ne voulez pas utiliser les filtres.

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