Du kan lagra olika typer av dokument och filer i Planday så att de är åtkomliga för specifika medarbetare eller grupper i företaget. Exempel:
Allmän dokumentation för alla typer av teammedlemmar som kan visas och laddas ner (t.ex. personalhandböcker och regler)
Konfidentiella personalrelaterade dokument såsom anteckningar från ett disciplinärt möte.
Personalavtal med e-signaturer mellan en teammedlem och en chef.
Överföra filer och dokument
Allmän dokumentation och information
Navigera: Medarbetare > Dokument > Ladda upp fil
Här kan du ladda upp vanliga dokument som inte kräver någon digital signatur. Skapa undermappar för att lagra dokument som bara ska visas för vissa typer av anställda, eller bildmappar för att lagra bilder från exempelvis personalfester, menyer eller foton på cocktails.
Privata dokument som delas med en anställd
Navigera: Medarbetare > Anställda > Redigera anställd > Dokument/anteckningar
Du kan överföra personliga dokument (utan digitala signaturer) som bara administratörer och enskilda anställda kan komma åt. För tidskänsliga dokument som till exempel säsongsmenyer ställer du in ett utgångsdatum för dokumentet så ser du en rapport om dokumentåtkomst.
Kontrakt
Navigera: Medarbetare > Anställda > Verktyg > Dokumentstatistik
Ställ in mallarna för avtal/kontrakt som kräver den anställdes e-signatur.
Du kan antingen ladda upp ett Word-dokument eller skapa dokumentet som vanlig text direkt till Planday. Du kan sedan infoga kopplingsfält i avtalet så att rätt information om en anställd läggs till i deras kontrakt.
Navigera: Inställningar > Medarbetare > Upprätta kontrakt > Skapa
Obs! Om du vill infoga kopplingsfält i ett Word-dokument innan du överför det till Planday använder du den bifogade listan över kopplingsfält.
När du vill infoga kopplingsfält i ett vanligt textdokument som skapats i Planday, använder du kopplingsfälten som listas längst ner på skärmen när du skapar det.
Skicka dokument för e-signaturer
Navigera: Medarbetare > Kontrakt > Skicka
När du är redo att tilldela ett avtal eller kontrakt till en anställd och skicka det för digitalt undertecknande, visas en förhandsgranskning som du kan granska innan du skickar.
Endast dokument som har skapats som vanliga textdokument kan redigeras innan de skickas, inte dokument som skapas genom att ladda upp ett Word-dokument.
Dokumentet skickas till den anställde som kan underteckna eller avvisa det. Mottagare kan inte lägga till information i dokumentet eller ändra det.
När dokumentet är undertecknat har den anställde åtkomst till en kopia i Medarbetare > Kontrakt > Undertecknade avtal.
Samma dokument lagras också i medarbetarens HR-formulär där det kan kommas åt av administratörer när de väljer Medarbetare > Anställda > Personaluppgifter > Redigera anställd > Dokument/anteckningar.
ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.