🟡 Den här funktionen är för närvarande begränsad till utvalda Planday-organisationer eller -regioner, och den fullständiga tillgängligheten kommer gradvis utvidgas till alla.
🔓 Åtkomstnivå i Planday: Administratör, schema-admins.
🌐 Prenumerationsplan: Alla
⏱️ Uppsättningstid: 0. Lästid: 4 min.
ℹ️ Viktig läsning: Skapa, flytta, kopiera och radera arbetspass.
Vad är Utkast i schemat?
I Plandays schema kan du spara ett utkast av dina vecko- eller tvåveckorsscheman och färdigställa dem innan du publicerar dem.
Funktionen Utkast låter dig skapa och tilldela arbetspass efter behov och sedan publicera dem alla på en gång för att informera dina anställda om deras kommande schema.
Med Utkast kan du välja att dölja veckan från schemat. Det innebär att utkast av arbetspass inte kommer att vara synliga för dina anställda förrän du eller dina schemaläggare publicerar dem.
Så här skapar och använder du Utkast i schemat
I tillägg till att skapa lediga eller tilldelade arbetspass i schemat kan du också skapa utkast av arbetspass.
Börja med att skapa ett nytt arbetspass i schemat och fyll i den information som behövs, t.ex:
Start- och sluttid.
Behåll passet ledigt eller tilldela en anställd det.
Ange en arbetspasstyp om det behövs.
När du har angett detaljerna för arbetspasset klickar du på knappen Spara som utkast. Då sparas det arbetspass du skapat som ett utkast och visas som ett orangefärgat arbetspass i schemat.
Du kan redigera dina utkast, flytta dem eller tilldela dem, precis som du skulle göra med andra arbetspass. Arbetspassen kommer inte att vara synliga för andra anställda än de som har behörighetsnivåerna Administratör eller Schema-admin. När du har skapat alla dina planerade arbetspass som utkast klickar du på knappen Publicera arbetspass längst upp till höger för att göra schemat synligt.
⬆️ Ovanstående skärmbild visar en serie utkast (ons. till fre.) och ett ledigt arbetspass (lör.), tillsammans med några publicerade arbetspass på samma schema som referens. Detta gör det enklare att planera, eftersom att du nu kan ange några arbetspass som lediga, några tilldelade och några arbetspass i utkastläge.
När du publicerar arbetspass visas ett bekräftelsemeddelande som visar antalet arbetspass som kommer att publiceras. Du har sedan möjlighet att meddela dina anställda med ett enda meddelande om att nya arbetspass är tillgängliga för dem:
Via SMS: Då skickas ett SMS till de schemalagda medarbetarnas mobilnummer. (Det tillkommer en kostnad för SMS-aviseringar)
Genom ett Planday-meddelande: Då skickas ett meddelande i Planday-appen till dina schemalagda medarbetare och/eller ett e-postmeddelande. Läs mer om meddelanden i Planday.
När du väljer att meddela anställda, oavsett hur många utkast av arbetspass du har lagt till i ditt schema, kommer varje schemalagd anställd att meddelas endast en gång.
Hur man använder Utkast tillsammans med schemamallar
Du kan spara veckans schema som en mall - detta är användbart om ditt schema har ett mönster och är liknande från vecka till vecka. Läs mer om hur du skapar och använder Schemamallar.
När du använder en schemamall har du två val:
Använd som utkast - Det här alternativet innebär att arbetspassen från mallen läggs in som utkast i schemat när du rullar ut en mall. Du måste sedan publicera schemat för att göra arbetspassen synliga för anställda.
Rulla ut - Det här alternativet publicerar arbetspassen från mallen och gör dem synliga för medarbetarna på en gång.
Samma logik gäller när du använder funktionen Kopiera vecka i Schema > Mallar > Kopiera vecka.
Så här använder du Utkast i schemat i Planday-appen
För schemaläggare som använder Planday-appen kommer utkast att synas i deras scheman och, precis som i webbversionen, kommer utkast att markeras med orange färg.
Schemaläggare kan redigera och publicera utkast som skapats via webbschemat med hjälp av mobilappen. Om du trycker på Spara som utkast i appen kommer arbetspasset att finnas kvar som utkast i webbschemat.
Vänligen notera detta:
Du kan inte skapa nya utkast av arbetspass via Planday-appen; du måste använda webbversionen av schemat för att skapa utkast av arbetpass.
Detta gäller även när du använder schemamallar. Alla utkast som ingår i en mall och rullas ut via Planday-appen kommer att publiceras automatiskt.
Jämförelse mellan utkast, lediga eller tilldelade arbetspass
Utkast är lite annorlunda än lediga eller tilldelade arbetspass i den meningen att:
Du eller dina anställda kan inte stämpla in/ut på ett arbetspass sparat som utkast. Stämpelklockan kan endast användas för arbetspass efter att de har publicerats.
Dina anställda kan inte sälja eller byta arbetspass som sparats som utkast, eftersom dessa arbetspass inte är synliga för dem innan de publiceras.
Men de liknar också lediga eller tilldelade arbetspass på vissa sätt:
För att redigera eller skapa ett utkast av arbetspass måste du vara Schema-admin eller ha en högre behörighetsnivå.
När du tilldelar utkast av arbetspass kommer tillgängligheten enligt kontrakt per anställd att vara synlig. Läs mer om hur du använder tillgänglighet enligt kontrakt.
Du kan meddela dina anställda om det nya schemat efter att utkasten har publicerats med endast ett meddelande.
Utkast av arbetspass kan nås via vår API om du har en anpassad applikation eller integration som kräver åtkomst. Läs mer på Developer.Planday.com.
ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.