Vad är Utkast i schemat?

I Planday har du möjlighet att spara arbetspass som utkast innan du publicerar ditt vecko- eller tvåveckorsscheman På så sätt kan du skapa och tilldela arbetspass efter behov och sedan publicera dem alla på en gång när schemat är klart.

Med utkast till arbetspass kan du arbeta med schemat utan att behöva dölja hela veckan eller enskilda dagar Anställda ser inte utkast till arbetspass förrän de publiceras, medan befintliga publicerade arbetspass förblir synliga.

Så här skapar och använder du Utkast i schemat

Börja med att skapa ett nytt arbetspass i schemat.
Ange start- och sluttid för arbetspasset.
Lämna antingen passet öppet eller tilldela det till en medarbetare.
Välj en grupp eller position, och eventuellt en skifttyp om det behövs.
Aktivera alternativet Utkast till arbetspass och klicka på Spara som utkast.

Utkastet till arbetspass sparas och visas i orange färg i schemat.

Du kan redigera dina utkast, flytta dem eller tilldela dem, precis som du skulle göra med andra arbetspass.

Arbetspassen kommer inte att vara synliga för andra anställda än de som har behörighetsnivåerna Administratör eller Schema-admin.

När du har skapat alla dina planerade arbetspass som utkast klickar du på knappen Publicera arbetspass längst upp till höger för att göra schemat synligt.

⬆️ Skärmdumpen ovan visar utkast till arbetspass (torsdag till lördag) och ett öppet arbetspass (fredag), tillsammans med några publicerade arbetspass på samma schema. Den här flexibla inställningen gör det lättare för dig att planera - tilldela vissa pass, behålla andra som utkast och lägga upp öppna pass medan du slutför schemat.

Publicera endast valda arbetspass

Genom att klicka på Publicera arbetspass kan du göra alla skift synliga eller endast publicera utvalda. Du kan även utesluta vissa medarbetare eller hoppa över att publicera öppna skift, vilket ger dig mer flexibilitet och kontroll över ditt schema.

Du kan välja arbetspass från schemat och publicera endast de utvalda.

Meddela medarbetarna om utgivning av arbetspass

När du publicerar arbetspass visas ett bekräftelsemeddelande som visar antalet arbetspass som kommer att publiceras. Du har sedan möjlighet att meddela dina anställda med ett enda meddelande om att nya arbetspass är tillgängliga för dem:

Genom ett Planday-meddelande: Då skickas ett meddelande i Planday-appen till dina schemalagda medarbetare och/eller ett e-postmeddelande. Läs mer om meddelanden i Planday.
Via SMS: Då skickas ett SMS till de schemalagda medarbetarnas mobilnummer. (Det tillkommer en kostnad för SMS-aviseringar)

När du väljer att meddela anställda, oavsett hur många utkast av arbetspass du har lagt till i ditt schema, kommer varje schemalagd anställd att meddelas endast en gång.

Hur man använder Utkast tillsammans med schemamallar

Du kan spara veckans schema som en mall - detta är användbart om ditt schema har ett mönster och är liknande från vecka till vecka. Läs mer om hur du skapar och använder Schemamallar.

När du använder en schemamall har du två val:

Använd som utkast - Det här alternativet innebär att arbetspassen från mallen läggs in som utkast i schemat när du rullar ut en mall. Du måste sedan publicera schemat för att göra arbetspassen synliga för anställda.
Rulla ut - Det här alternativet publicerar arbetspassen från mallen och gör dem synliga för medarbetarna på en gång

Samma logik gäller när du använder funktionen Kopiera vecka i Schema > Mallar > Kopiera vecka.

Så här använder du Utkast i schemat i Planday-appen

För schemaläggare som använder Planday-appen kommer utkast att synas i deras scheman och, precis som i webbversionen, kommer utkast att markeras med orange färg.

Schemaläggare kan redigera och publicera utkast som skapats via webbschemat med hjälp av mobilappen. Om du trycker på Spara som utkast i appen kommer arbetspasset att finnas kvar som utkast i webbschemat.

Vänligen notera detta:

Du kan inte skapa nya utkast av arbetspass via Planday-appen; du måste använda webbversionen av schemat för att skapa utkast av arbetpass.
Detta gäller även när du använder schemamallar. Alla utkast som ingår i en mall och rullas ut via Planday-appen kommer att publiceras automatiskt.

Jämförelse mellan utkast, lediga eller tilldelade arbetspass

Utkast är lite annorlunda än lediga eller tilldelade arbetspass i den meningen att:

Du eller dina anställda kan inte stämpla in/ut på ett arbetspass sparat som utkast. Stämpelklockan kan endast användas för arbetspass efter att de har publicerats.
Dina anställda kan inte sälja eller byta arbetspass som sparats som utkast, eftersom dessa arbetspass inte är synliga för dem innan de publiceras.

Men de liknar också lediga eller tilldelade arbetspass på vissa sätt:

För att redigera eller skapa ett utkast av arbetspass måste du vara Schema-admin eller ha en högre behörighetsnivå.
När du tilldelar utkast av arbetspass kommer tillgängligheten enligt kontrakt per anställd att vara synlig. Läs mer om hur du använder tillgänglighet enligt kontrakt.
Du kan meddela dina anställda om det nya schemat efter att utkasten har publicerats med endast ett meddelande.
Utkast av arbetspass kan nås via vår API om du har en anpassad applikation eller integration som kräver åtkomst. Läs mer på Developer.Planday.com.

ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.