🎯 For administratorer, der ønsker at administrere afspadsering og overarbejde i Planday.
Ansvarsfraskrivelse: Det er dit ansvar at sikre overholdelse af de relevante regler for afspadsering og overarbejde og at konfigurere Planday, så det passer til de særlige omstændigheder i din organisation og for dine medarbejdere. Hvis du er i tvivl, bedes du indhente professionel juridisk rådgivning.
Få mere indblik i administrering af afspadsering og flex og opret en afspadseringspolitik hvis dette mangler.
Er du medarbejder? Se Sådan anmoder du om ferie.
Hvis du er en administrator, der ønsker at automatisere den daglige sporing og tildeling af flextimer og bruger Stempelur til at spore arbejdstimer, så er dette den foretrukne metode for dig.
Denne mulighed er praktisk, fordi når du godkender stempeltider via Stempelur siden, overføres timerne - uanset om det er overtid eller undertid - automatisk til Afspadseringskontoen.
Du skal gøre tre ting på din Planday konto for at få dette til at fungere. Se mere herunder.
1. Opret vagttyper (til håndtering af overarbejde og afspadsering)
Med Stempelur afvigelsesregler skal medarbejderne planlægges med det korrekte antal timer i vagtplanen, da afvigelserne genereres på grundlag af de planlagte/vagtplanerede timer.
Du skal som udgangspunkt opsætte Vagttyper til at markere dit overarbejde og afspadsering. F.eks. opretter du en vagttype Plus tid (Overarbejde) og en Afspadsering ved at gå til Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper.
For at lære mere om vagtyper kan du læse artiklen Opret og brug vagttyper.
2. Opret Afvigelser til vagtplaneret tid og tilknyt til vagttyper
Det næste du skal gøre er at opsætte Afvigelser fra vagtplaneret tid således at systemet kan sammenligne stempelurstiderne med vagtplanen og hvis der er en afvigelse forslår Planday at:
HVIS vagtlængden ikke er opnået (Undertid) → SÅ anvend Afspadsering (Flex) vagttype
HVIS vagtlængden er overskrevet (Overtid) → SÅ anvend Plus tid (Overarbejde) vagttype
Gå til Indstillinger > Stempelur > Avanceret > Afvigelser fra vagtplaneret tid og vælg Opret.
Eksemplet herunder viser en afvigelsesregel for Afspadsering (Flex) som anvender afvigelsestype Vagtlængde ikke opnået med en Start og Minimumslængde sat til 0.
Eksemplet herunder viser en afvigelsesregel som anvender afvigelsestypen Vagtlængde overskredet med Start og Minimumslængde sat til 0.
Navn: Giv afvigelsesreglen et navn.
Afvigelsestype: For overarbejde vælg “Vagtlængde overskrevet”, for Afspadsering vælg “Vagtlængde ikke opnået”.
Endelig vagttype: Vælg vagttypen som skal anvendes når reglen træder i kraft.
Sorteringsnummer: Efterlad tomt
Minimums længde: Dette definerer den minimale varighed for afvigelsen, før den behandles af denne regel. 0 betyder, at reglen anvendes på alle afvigelser. Med andre ord, hvis du angiver en anden værdi end 0 her, skal afvigelsen være mindst denne værdi, før den behandles af denne regel. Det betyder, at hvis du angiver 15, skal afvigelsen være mindst 15 minutter, før reglen træder i kraft. Hvis den er under 15, vil vagttypen være Normal.
Start: Dette definerer, hvornår denne regel starter i en afvigelse i minutter. 0 betyder, at reglen gælder for alle afvigelser. Hvis du angiver en værdi her, f.eks. 15 minutter, og vælger afvigelsestypen Ankommer tidligt og vælger den endelige vagttype som Plus tid (overarbejde), vil vagttypen blive anvendt på perioden mellem det tidspunkt, hvor medarbejderen stempler ind, og de 15 minutter før vagten starter.
Længde: Dette er den maksimale længde, som afvigelsen kan håndtere. Hvis du f.eks. angiver 120 minutter (2 timer), betyder det, at medarbejderne kun kan få to timers overarbejde, når vagtlængden overskrides.
3. Tilknyt vagttyper til Afspadseringskonti
Nu skal du tilknytte vagttyperne til Afspadseringskontoen. For at gøre dette skal du gå til Indstillinger > Fravær > Avanceret > Vagttyper til afspadseringskonti
Sørg for, at den tilsvarende vagttype er valgt under Vagttyper til afspadseringskonti. I dette eksempel er Overtid valgt til under vagttyper til overarbejde og for Vagttyper fratrækkes saldoen på afspadseringskonti vælges den tilsvarende vagttype i dette eksempel Afspadsering (Flex -).
Hvis du laver ændringer i vagttyperne i disse indstillinger efter vagterne er blevet godkendte eller gemt, vil det ikke have indflydelse på Flexbalancen. Derfor vil du blive nødt til at gen-godkende vagterne eller gemme dem igen.
Når du har opsat dette vil balancen på afspadseringskontoen stige og falde løbende som vagttyperne bliver anvendt og godkendt.
Som eksempel hvis en medarbejder er vagtplaneret til 18:00-23:00 men stempler in 17:38-00:27, så vil systemet automatisk spore at der er knap to timers afvigelse fra den vagtplanerede tid. På Stempelurs siden under Vagtplan > Stempelur vil afvigelserne vise sig som i følgende billede:
Hvis dette bliver godkendt, vil overarbejdstiden blive tilføjet til medarbejderens Afspadseringskonto. Dette kan ses ved at gå til Medarbejdere > vælg en medarbejder > klik Rediger > Afspadsering. Stempelurs afvigelserne vil vise sig som i billedet herunder:
💡 Bemærk at de godkendte timer vises som et decimal tal.
Du kan vælge at udbetale timerne i slutningen af din lønperiode eller medarbejderne kan vælge af afspadsere med deres overarbejdstimer.
Se også relaterede artikler:
ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com
💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.