Spring videre til hovedindholdet

Sådan overgår du fra én type feriekonto til en anden

For at ændre en medarbejders feriekontotype, såsom at overgå fra timeløn til fastlønnet feriekonto, følg trinene i denne guide.

Peter avatar
Skrevet af Peter
Opdateret over en uge siden

🎯 For administratorer, der ønsker at overføre deres medarbejdere fra én type feriekonto til en anden, såsom fra en optjent konto til en fast konto.

Du er måske her, fordi du står over for en af følgende almindelige situationer: ⬇️

Situation 1

En medarbejder ændrer deres ansættelsestype, enten fra timebasis til fastlønnet eller omvendt.

Situation 2

Du vil ændre kontoen fra dagsbaseret til timebaseret, eller omvendt.

Situation 3

Du ønsker at overføre en medarbejder fra én type optjent konto til en anden type optjent konto

Situation 4

En medarbejders konto blev oprettet baseret på en forkert feriepolitik.

Situation 5

Din medarbejders feriekonto bruger i øjeblikket den gamle politik, og du vil skifte til den nye feriepolitik

Bemærk: Find flere detaljer om situationerne her.

Generelle trin: Overgang fra én type feriekonto til en anden

Bemærk: Vi anbefaler, at du skifter konti i starten af det nye ferieår, når den første konto er ved at udløbe. På den måde skal du kun overføre de anmodninger, der allerede er lavet for det kommende år, og du vil holde konsistente feriedata.

Hvis du ønsker at overgå i løbet af ferieåret, kan du være nødt til at justere hver medarbejders nuværende saldo individuelt og overføre anmodninger mellem skiftedatoen og slutningen af ferieåret.

Følg trinene nedenfor for at overgå fra én feriekonto til en anden. ⬇️

Trin 1: Anvend den nye konto

Bemærk: Hvis kontoen er begrænset til specifikke medarbejdertyper, husk at opdatere medarbejderens medarbejdertype i deres Ansættelsesfane.

Du skal først have den nye politik for den medarbejder, du ønsker at overgå. Se Sådan opretter du en fraværspolitik for fast ferie eller Sådan opretter du en Fraværspolitik for optjent ferie.

Følg derefter disse trin:

Tip: Startdatoen for forbrugsperioden er normalt datoen for overgangen.

Trin 2: Overfør de afventende ferieanmodninger til den nye konto

⬆️ Rediger medarbejderens profil og følg disse trin:

  • Gå til fanen Fravær

  • Ændr startdatoen for perioden til skiftedatoen.

  • Åbn hver afventende ferieanmodning, der er knyttet til den konto, du vil overgå fra.

  • Klik på de ønskede feriedage for at ændre omkostningen til 0.

  • Klik på de feriedage, du ønsker at anmode om fra den nye konto, og indtast den daglige omkostning.

  • Klik på Godkend.

Trin 3: Juster de godkendte ferieanmodninger for perioden efter skiftedatoen

Hvis du har godkendt ferieanmodninger, der bør trækkes fra den nye konto i stedet, kan du redigere medarbejderens profil og følge disse trin:

  • Gå til fanen Ferieoverblik (eller Fravær)

  • Ændr startdatoen for perioden til skiftedatoen

  • Åbn hver godkendt anmodning, der er knyttet til den konto, du vil overgå fra

  • Klik på de ønskede feriedage for at ændre omkostningen til 0

  • Klik på de feriedage, du ønsker at anmode om fra den nye konto, og indtast den daglige omkostning.

  • Klik på Gem.

Alternativt kan du navigere til Vagtplan > Fraværsanmodninger > Ændr startdatoen for perioden til skiftedatoen > Ændr filteret til Godkendt og følg trinene ovenfor for at overføre omkostningen.

Trin 4: Sæt en udløbsdato for den gamle konto

For at bevare dataene, der er knyttet til den gamle feriekonto, er det nødvendigt at sætte en udløbsdato, typisk sat som dagen før skiftedatoen. For at sætte en udløbsdato, følg disse trin:

  • Rediger medarbejderens profil og naviger til fanen Ferieoverblik.

  • Rediger feriekontoen ved at justere slutdatoen for både optjenings- og forbrugsperioderne til at være dagen før skiftedatoen.

  • Klik på Gem.

Trin 5: Valgfrit - Juster åbningssaldoen for den nye konto

Tip:

Før dette trin anbefaler vi, at du eksporterer saldoen for alle de nye konti og den gamle konto. For at gøre dette, gå til Vagtplan > Fraværskonti.

  • For at få den gamle kontos saldo, juster perioden til at matche gyldighedsdatoerne for denne konto, vælg kontostatus Alle og i Filtre, vælg navnet på den konto, du ønsker at eksportere data fra, og klik på Eksportér i øverste højre hjørne.

  • For at få den nye kontos åbningssaldo, juster perioden til at matche gyldighedsdatoerne for denne konto, vælg kontostatus Aktiv og i Filtre, vælg navnet på den konto, du ønsker at eksportere data fra, og klik på Eksportér i øverste højre hjørne.

Juster den nye kontos åbningssaldo, hvis den gamle konto havde nogen saldo tilbage ved den justerede slutdato.

Bemærk: Hvis en medarbejder starter midt i perioden og har en fast feriekonto, skal du manuelt indsætte åbningssaldoen. Planday udfører ikke pro-rata beregninger i sådanne tilfælde.

For at justere åbningssaldoen, følg disse trin:

  • Rediger medarbejderens feriekonto.

  • I sektionen Åbningssaldo, ændr saldoen på startdatoen.

  • Klik på Gem.

Alternativt,

  • Rediger medarbejderens feriekonto

  • I sektionen Manuelle reguleringer, klik på Rediger

  • Tilføj eller fratræk dage eller timer

  • Anvend reguleringen på startdatoen for kontoen

Lær mere om Manuelle reguleringer i Sådan administrerer du Fraværskonti og - balancer.

Tip: Med den anden mulighed, vil du have en historik over reguleringen (hvem gjorde det og hvornår) og du kan tilføje en kommentar.

Eksempler:

Eksempel 1: Skift fra optjent konto til fast konto

For medarbejdere, der ændrer ansættelsesstatus, for eksempel fra timebasis til fastlønnet, kan du overføre dem til en ny feriekonto.

I eksemplet nedenfor er Tom en timelønnet medarbejder og har en optjent konto. Han skifter til en fastlønnet medarbejder den 01/10/2023. Hans optjente konto slutter den 31/03/2024.

For at overføre ham til en ny konto, skal du:

  • Sikre, at han har den rigtige medarbejdertype. Se hvordan du opdaterer medarbejderens medarbejdertype.

  • Anvend den nye faste konto med en startdato sat til datoen for skiftedatoen (i Toms tilfælde, 01/10/2023)

  • Åbn alle afventende ferieanmodninger for perioder efter 01/10/2023 og overfør dem til den nye konto. Se Trin 2, som viser dig, hvordan du gør det

  • Juster de godkendte ferieanmodninger for perioden efter skiftedatoen. Se Trin 3 ovenfor, som viser dig, hvordan du gør det

Hvis medarbejderen har dage tilbage fra den optjente feriekonto, som du skal udbetale, kan du eksportere en feriekontorapport ved at gøre følgende:

  • Gå til Vagtplan > Fraværskonti.

  • Indstil datoerne i periodefilteret fra starten af optjeningsperioden til dagen før skiftedatoen

  • Klik på Filtre og vælg feriekontoen

  • Klik på Eksportér

Bemærk: Hvis du ikke ønsker at udbetale de resterende dage, kan du sætte den resterende saldo som Åbningssaldoen for den nye konto.

  • Sæt en udløbsdato for den gamle konto. Gå til Trin 4 for at finde ud af, hvordan du gør det.

Eksempel 2: Skift fra en type optjent konto til en anden type optjent konto

En medarbejder går op eller ned i timer, så du skal overføre denne medarbejder til en ny konto. Du skal gøre følgende:

  • Valgfrit: Skift medarbejdertype i medarbejderens Ansættelsesfane.

  • Anvend den nye feriekonto med startdatoen sat til datoen for skiftedatoen.

  • Følg Trin 2: Overfør de afventende ferieanmodninger til den nye konto

  • Hvis der er nogen saldo tilbage på den gamle konto, nulstil den

  • Udløb den gamle feriekonto for medarbejderen ved at sætte slutdatoen til dagen før skiftedatoen

  • Indsæt antallet af dage tilbage i startbalancen for den nye optjente feriekonto

Bemærk: For at nulstille en konto, enten lav en manuel regulering eller anmod om ferie fra den.

Eksempel 3: En konto blev oprettet ved en fejl

Hvis kontoen blev oprettet ved en fejl, for eksempel, en timelønnet medarbejder fik en fast feriekonto i stedet for en optjent feriekonto, skal du følge disse trin:

  • Eksportér en Ferieanmodningsrapport, der matcher gyldighedsdatoerne for kontoen. Dette giver dig alle de anmodninger, der skal genindtastes for den nye konto

  • Afvis alle de Afventende og Godkendte anmodninger for kontoen, der skal slettes.

  • Slet feriekontoen fra medarbejderens Ferieoverblik-fanen eller under Vagtplan > Fraværskonti.

  • Anvend den nye feriekonto

  • Genindtast alle Godkendte og Afventende Ferieanmodninger i de nye konti, der blev afvist i 2.

Bemærk: Saldoen på kontoen skal være 0 for at kunne slette den.

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?

🔍 Besøg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com, se et webinar.

💬 For personlig support

​Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.

Besvarede dette dit spørgsmål?