Bevor Sie mit dem Arbeiten mit Planday beginnen, bilden Sie Ihren Betrieb in Ihrer Planday-Organisation ab. Dafür richten Sie u. A. Abteilungen, Personalgruppen und Mitarbeiter ein. Daraufhin können Sie im Dienstplan Schichten erstellen und Ihre Mitarbeiter zur gemeinsamen Nutzung von Planday einladen.
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Später werden Sie nach Bedarf weitere Funktionen wie die Zeiterfassung oder die Verwaltung von Lohn und Umsatz entdecken. Jede Organisation ist einzigartig – Entscheiden Sie selbst, wie Sie die Funktionen Plandays für sich nutzen.
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💡 Nutzen Sie gerne das Begriffsverzeichnis, um einzelne Begriffe näher kennen zu lernen.

Eine Abteilung wird genutzt, um einen Standort oder eine Abteilung Ihres Betriebs abzubilden (Beispiel: Restaurant Hafenstraße). Jede Abteilung einen eigenen Dienstplan.
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💡 In einer neuen Planday-Organisation werden Sie bereits eine Abteilung vorfinden. Planen Sie, nur diese zu nutzen, können Sie direkt zum Bearbeiten übergehen.
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Zum Erstellen einer Abteilung gehen Sie zu Mitarbeiter > Abteilungen > Abteilung erstellen. Geben Sie der Abteilung einen passenden Namen, und bestätigen Sie über Speichern. Falls Sie bereits Mitarbeiter im Portal angelegt haben, können Sie diese der Abteilung hinzufügen.
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Erstellte Abteilungen können Sie unter Mitarbeiter > Abteilungen aufrufen und bearbeiten.

Neben den Abteilungen sind Personalgruppen die wichtigsten Bausteine für die Einrichtung Ihrer Organisation. Mit Personalgruppen werden Rollen oder Funktionen angegeben (Beispiel: Barkeeper). Bei der Erstellung des Dienstplans ist diese Information wichtig, damit Sie Ihre Schichten nur Mitarbeitern zuteilen, die für die Rolle geeignet sind.
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💡 Mitarbeiter können mehreren Personalgruppen zugeordnet sein.
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Zum Erstellen Ihrer Personalgruppen gehen Sie zu Mitarbeiter > Personalgruppen > Personalgruppe erstellen. Geben Sie der Personalgruppe einen passenden Namen, und bestätigen Sie über Speichern.
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Falls Sie bereits Mitarbeiter erstellt haben, können Sie diese einer Personalgruppe hinzufügen. Zudem wird normalerweise über die Personalgruppe der Stundenlohn eingetragen. Ihre Personalgruppen finden Sie unter Mitarbeiter > Personalgruppen und können diese dort bearbeiten.
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Erstellen Sie Mitarbeiter und weisen Sie sie auf Grundlage ihrer Fähigkeiten und Aufgaben Ihren Abteilungen und Personalgruppen zu.
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Gehen Sie dafür zu Mitarbeiter > Mitarbeiter > Mitarbeiter erstellen.

Klicken Sie zum Bestätigen auf Speichern.
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Zum Abschluss können Sie wählen, ob Sie zur Einladung direkt eine Begrüßungsnachricht und Login-Informationen senden möchten – Alternativ können Sie dies später über Tools > Einladungen senden tun. Es ist empfehlenswert, die Einladungen dann zu verschicken, wenn Ihre Organisation eingerichtet und ein Dienstplan erstellt ist.
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💡 Möchten Sie mehrere Mitarbeiter auf einmal hinzufügen, können Sie sie Option Tools > Mitarbeiterimport mit Vorlage nutzen.

💡 Eine genaue Übersicht über den Dienstplan finden Sie im Artikel Lernen Sie den Dienstplan kennen.
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Sind Abteilungen, Personalgruppen und Mitarbeiter erstellt, können Sie mit der Dienstplanung und dem Erstellen von Schichten beginnen.
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Wählen Sie in der oberen Menüleiste Dienstplan. Sie können hier zwischen drei verschieden Ansichten wählen: Mitarbeiter, Gruppen oder Positionen. In den Beispielen in diesem Artikel werden Schichten in der Positionen-Ansicht erstellt.
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Gehen Sie mit Ihrem Mauszeiger an die passende Stelle im Dienstplan, sodass ein blaues Plus-Zeichen erscheint. Klicken Sie darauf. Geben Sie die Start- und Endzeit der Schicht an, und wählen Sie den Mitarbeiter aus, dem Sie die Schicht zuweisen möchten.
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💡 Sie können auch Offene Schichten erstellen, wenn Sie noch nicht wissen, wer sie übernehmen soll.
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Sie können eine Schicht einfach mit Drag-and-drop an eine andere Stelle verschieben. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie bei der Dienstplanung mehrere Optionen testen möchten, oder Offene Schichten bestimmten Mitarbeitern zuweisen wollen.
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Sie können eine Schicht schnell wie folgt kopieren:

Sie können sowohl einzelne Schichten als auch mehrere Schichten auf einmal löschen.

Um in der Dienstplanung Zeit zu sparen, sind Dienstplan-Vorlagen hilfreich. Mit Vorlagen können Sie für wiederkehrende Situationen (Beispiel: Winter- oder Sommersaison) passende Dienstpläne bereit haben und abrufen.
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Werfen Sie auch einen Blick auf folgende nützliche Artikel: