Använder du Hogia Lön Plus? Läs vår guide.
1. Aktivera Hogia
Börja med att aktivera Hogia från vår integrationssida Inställningar > Integrationer > Översikt > Ställ in Hogia Lön Plus > Spara
Flikarna Inställningar och Lönearter är inte relevanta för Hogia Lön.
Fliken Koppla fält och “Aktivera Rapport med person- och anställningsuppgifter” är endast relevanta om du ska använda dig av Hogia Rapport med person- och anställningsuppgifter.
2. Ställ in anställningsnummer, löner och lönearter i Planday
Dessa ska stämma överens mot Hogias register.
Anställningsnummer
Belopp (timlön, månadslön och OB)
Lönearter
Ta ut listor från Hogia vid behov:
- Egna rapporter - personkort (inkl. anställningsnummer och lön)
- Förenklad löneartslista
Hogia > Rapporter > fliken Register > ”Egna rapporter - personuppgifter” > ändra kolumn 3 till ”P3-Timlön” och kolumn 4 till ”P1-Månadslön faktisk”. Tryck på Bildskärm > Skriv ut. Gör detsamma med ”Förkortad löneartslista”.
Ställ in anställningsnummer i Planday
Planday > Medarbetare > Anställda > Redigera anställd > Personuppgifter
Ställ in belopp (timlön, månadslön och OB) i Planday
Timlön ställs in på varje enskild medarbetare från Medarbetare > Anställda > Redigera anställd > Anställning > Personalgrupper. Timlönen ska registreras i varje personalgrupp som medarbetaren tillhör. |
Månadslön ställs in på varje enskild medarbetare från Medarbetare > Anställda > Redigera anställd > Anställning > Fast lön. |
OB-tillägg ställs in från Inställningar > Lön > Lönetillägg. |
Ställ in lönearter i Planday
Följande är standardlönearter och kan skilja sig från verksamhet till verksamhet.
Timlön: 010 | Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar |
Månadslön: 040 | Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Fast lön |
Periodens arbetade timmar: 031 | Ställs in på den månadsavlönades timlön (0 kr), på varje personalgrupp medarbetaren tillhör. |
OB tillägg 1-5: 310-314 | Planday > Inställningar > Lön > Lönetillägg |
För att exportera periodens arbetade timmar - ställ in lönearten direkt på timlönen (0 kr) för den månadsanställde. Om periodens arbetade timmar ej ska exporteras till Hogia ställs löneart 999 in här.
3. Frånvaro
Om du använder Hogia Lön så behöver du registrera frånvaro och liknande avvikelser manuellt i Hogia. Detta beror på att alla timmar kopplade till samma löneart summeras på en rad för hela datumperioden i exportfilen.
Frånvaro och liknande avvikelser där det är nödvändigt att registrera timmarna per datum behöver därav exkluderas från exportfilen. Det gör du på följande sätt:
Gå till Inställningar > Schema > Arbetspasstyper
Ange löneart 999 på de arbetspasstyper som används för frånvaro. Exempelvis: Sjuk, Semester, VAB, Föräldraledig och Tjänstledig.
Gå till Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönearter > Upprätta och ställ in 999 som du nyss angett på arbetspasstyperna. Detta innebär att timmar som är registrerade med löneart 999 inte kommer med i exportfilen.
Rapport med frånvaro från Planday
För att enklare registrera frånvaro manuellt i Hogia är det möjligt att ta ut en rapport från Planday.
Gå till Rapporter > Rapporter om schemastatistik > Timmar per Anställd > Upprätta rapport
Det är viktigt att du endast väljer att inkludera arbetspasstyperna för frånvaro under “Inkludera arbetspasstyper”, samt att du väljer att ej inkludera normala arbetspass.
4. Kontrollera inställningar i Hogia
Är månadslön och timlön inställt på den anställde?
Hogia > Anställda > Välj anställd > Personliga lönefält
Kontrollera att månadslön eller timlön + P8 Arbetstid/vecka är inställt (detta för att sjuklön ska kunna beräknas korrekt).
Används resultatenheter?
Gå till Hogia > Anställda > Välj anställd > Allmänt för att se vilka resultatenheter som används, notera dessa.
Inne på lönearter (Hogia > Lönearter > Allmänt) så är det nödvändigt att se till så att "Resultatenhet" är markerat för "Vid löneberedning registreras" (se bild nedan) - detta måste göras för alla lönearter (timlön, månadslön, OB - så att det kopplas till respektive resultatenhet vid import).
Gå till: Hogia > Arkiv > Inställningar > Löneberedning – se till att ”Registrera resultatenhet” är markerad.
Resultatenheter ska också ställas in i Planday, det ställs in genom Avdelningsnummer.
Medarbetare > Avdelningar > Redigera avdelning > Avdelningsnummer
Kontrollera också att ”Gruppera per avdelning” är markerat från Inställningar > Lön > Allmänt > Gruppering av arbetspass.
5. Lönekörning i Hogia
Börja med att göra en testimport av några få anställda för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om alla medarbetare skulle importeras på en och samma gång.
1. Exportera lönefilen
Exportere lönefilen från Planday > Lön > Löneexport, välj filformat Hogia lön 214002.
Ladda ner både:
Hogia lön 214002
PDF Rapport (kan användas som underlag för att se att allt importerats korrekt till Hogia)
2. Importera filen till Hogia
Innan du gör importen till Hogia, gå igenom PDF-rapporten grundligt för att säkerställa att underlaget är korrekt.
Gå till Hogia och välj Arbeta med > Import Löneberedning - för att importera lönetransaktionerna.
Välj den mapp där du sparade lönefilen du exporterade från Planday och klicka på OK.
En lista över anställningsnummer och vad som kommer att importeras för den anställde syns, klicka på Importera.
För att få upp löneberedningen klicka på Beredning och välj den anställde och klicka på Räkna om.
Kontrollera mot PDF rapporten att rätt underlag har kommit in. Gör eventuella justeringar och klicka sedan på OK & Nästa.
Om denna lönekörning var ett test så behöver importen raderas inför nästa gång.
-Dubbelklicka på varje rad i löneberedningen så att den tas bort – gör detta tills alla rader och info har försvunnit från den anställde.
-Klicka sedan på OK & Nästa
-Välj Nej på frågan ”Personen klar för avräkning?”
-Klicka på Avbryt och Stäng
Viktigt att veta är att efter vi gjort en import till Hogia så raderas importfilen.
6. Vanliga problem & felsökning
Om importen inte skulle fungera så kommer ett felmeddelande upp vid inläsning. Det kan bland annat bero på att anställningsnummer eller löneart inte stämmer överens med Hogia, som på bilden nedan:
7. Importera lönebesked till Planday
Exportera lönebeskeden från Hogia till en fil i PDF-format som innehåller alla anställdas lönebesked. PDF-filen behöver innehålla namn, anställningsnummer och personnummer för att Planday ska kunna koppla lönebeskeden till rätt anställd. PDF-filen behöver vara läsbar, det vill säga att texten i filen kan markeras. Filen får inte heller vara lösenordsskyddad.
Exportera lönebesked från Hogia:
Rapporter > Kryssa för ’Lönespecifikation’ > Kryssa för ’Skriv ut personnummer’ > OK > Bildskärm > Export > PDF format > OK.
Gå sedan till Planday > Lön > Importera lönebesked och välj datum för löneperioden, format Hogia Lön, Ladda upp PDF filen med lönebeskeden och klicka på Importera.
Kontrollera så att rätt lönebesked har blivit matchat med rätt anställd genom att klicka på Öppna lönebesked.
Om allt ser rätt ut - klicka på SPARA så laddas lönebeskeden upp på den anställdas profil.
En översikt över alla uppladdade lönebesked är tillgängligt från Lön > Lönebesked. Lönebesked syns även från Redigera anställd > Lönebesked.
Anställda har tillgång till sina egna lönebesked från:
App: Mer > Dokument > Lönebesked
Dator: Hem > Lönebesked
8. Semesterersättning
Hanteras endast i Hogia på beredningen, normalt sätt läggs semesterersättning manuellt på löneart 016 (Sem.lön löpande, timavl) och den beräknar ut 12% på timlön + Semesterlönegrundande frånvarotimmar.
ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.