Vad är avvikelseregler för stämpelklocka?

Avvikelseregler för stämpelklocka används för att tilldela en specifik arbetspasstyp till avvikelser från den schemalagda tiden. Dessa regler är särskilt användbara om du vill:

Registrera övertid genom att tilldela en arbetspasstyp som täcker timmar arbetade utöver den schemalagda tiden. Du kan koppla denna arbetspasstyp till ett flex/komp-konto för att enkelt överföra den upptjänade tiden..
Registrera förkortad arbetstid för varje arbetad vakt genom att tilldela en arbetspasstyp som täcker den tid som saknas jämfört med de schemalagda timmarna..
Registrera förseningar.

Avvikelserna visas som förslag under resten av skiftet i stämpelklockans godkännandefunktion, för att sedan godkännas av en administratör eller schemaläggningsansvarig.

Hur man skapar en avvikelsregel

Observera: Avrundningsregler i stämpelklockan kan krocka med avvikelsereglerna. Du kan behöva stänga av avrundningen eller justera inställningarna så att den endast tillämpas på exakt beräknade varaktigheter.

Om du använder avvikelseregler går det inte att godkänna stämpeltider via Planday-appen.

Börja med att skapa en avvikelsregel genom att gå till Inställningar > Stämpelklocka > Avancerat > Avvikelser från schematid > Upprätta.

Konfigurera en avvikelsetyp

Efter att du har tycket på Upprätta kan du välja i vilka scenarier avvikelsregeln inträffar och vad som då ska hända. Du kan göra ändringar senare om den initiala inställningen inte passar dina schemaläggningsbehov.

screenshot-ssademo2.planday.com-2022.07.12-15_19_02.png

Namn - Detta används som namnet i listan över avvikelseregler.

Avvikelsetyp - De olika avvikelsetyperna beskriver olika scenarier där du kan definiera vad som ska hända när scenariot inträffar. Klicka på Visa mer under Avvikelsetyp för att läsa mer.

Observera: Regler om arbetspasslängd har alltid högsta prioritet jämfört med andra typer. När en regel som rör arbetspasslängden har matchats med ett pass, kommer alla andra regler att ignoreras för detta pass.

Slutlig passtyp - Definierar vilken arbetspasstyp som ska tillämpas på den nya arbetspasstypen som skapats genom avvikelsen. Till exempel, om en anställd stämplar ut för sent kan det generera övertid enligt en avvikelseregel.

Minimumlängd - Denna regel definierar den minsta varaktigheten för en avvikelse innan den hanteras. Om du sätter värdet till 0 gäller regeln för alla avvikelser. Om du anger ett annat värde måste avvikelsen vara minst lika lång för att regeln ska träda i kraft. Till exempel, om du anger 15, måste avvikelsen vara minst 15 minuter för att regeln ska tillämpas. Om avvikelsen är kortare än 15 minuter kommer arbetspasstypen att vara Normal.

Start - Denna regel definierar när den ska träda i kraft, angivet i minuter. Om du sätter värdet till 0 träder regeln i kraft direkt. Om du istället anger 15 minuter och väljer avvikelsetypen 'Kommer tidigt' samt ställer in arbetspasstypen till 'Övertid', kommer arbetspasstypen att tillämpas på perioden mellan när medarbetaren stämplar in och 15 minuter innan passet börjar.

Längd - Denna regel definierar när den ska träda i kraft, angivet i minuter. Om du sätter värdet till 0 träder regeln i kraft direkt. Om du istället anger 15 minuter och väljer avvikelsetypen 'Kommer tidigt' samt ställer in arbetspasstypen till 'Övertid', kommer arbetspasstypen att tillämpas på perioden mellan när medarbetaren stämplar in och 15 minuter innan passet börjar.

Beroende på dina krav kan du begränsa avvikelseregler så att de endast tillämpas under vissa villkor. Du kan konfigurera dem med hjälp av följande inställningar. Som standard gäller regeln för alla arbetspass och medarbetare.

Arbetspasstyper: Tillämpa regeln endast för specifika Arbetspasstyper.

Avdelningar: Tillämpa avvikelseregeln endast för vissa Avdelningar.

Personalgrupper: Begränsa avvikelsen till specifika Personalgrupper.

Personaltyper: Tillämpa regeln endast på vissa Personaltyper (EN).

Observera: Om en anställd tillhör både avdelningen och personalgruppen, men inte den valda personaltypen, gäller inte regeln för denne.

Kom ihåg att trycka på Spara och fortsätt processen för alla Avvikelseregler du vill skapa.

Se ett exempel på en avvikelseregel som används för att spåra sen ankomst

Spåra sen ankomst

För att visa hur avvikelseregler fungerar i praktiken, här är ett exempel med typen "Sen ankomst".

För att skapa regeln, gå till Inställningar > Stämpelklocka > Avancerat > Avvikelser från schematid > Upprätta.

⬆️ Denna avvikelsestyp används när du vill spåra och flagga en anställds försening. I det här exemplet tillämpas skiftet Sen ankomst automatiskt mellan när skiftet börjar och när den anställde stämplar in. Den minsta längden är satt till 0, vilket betyder att regeln träder i kraft så snart den anställde stämplar in 1 minut för sent.

Hur tillämpas denna avvikelseregel på godkännandesidan för Stämplingsur och i schemat?

I exemplet nedan har den anställde ett skift från 12:00-15:00. Hon stämplar in 27 minuter efter att skiftet har börjat och stämplar ut vid slutet av det schemalagda skiftet.

Under Schema > Stämplingsur kan du se hur skiftet delas om avvikelseregeln används. Systemet har tillämpat skiftet Sen ankomst på de 27 minuters förseningen, vilket delar skiftet i två delar. Tiden efter att den anställde stämplar in räknas som normala arbetstimmar. Du kan välja om du vill använda avvikelsereglerna eller inte genom att välja mellan Ja eller Nej, innan du godkänner timmarna för utbetalning.

När skiftet är godkänt kan du se det delade skiftet, som visas nedan. ⬇️

Du kan sedan köra en Statistik för arbetspasstyp (EN) under Rapporter > Statistik för arbetspasstyp för att se hur ofta anställda är sena under en vald period. Alternativt kan du generera en rapport om schemastatistik (EN) under Rapporter > Schemastatistik för att se exakt hur många timmar en anställd har varit sen under en vald tidsperiod.

Se ett exempel med en avvikelseregel för att registrera övertid (+ eller -)

Registrera övertid (+ eller -)

Du kan använda avvikelseregler i Stämplingsuret för att registrera övertid och undertid och automatiskt överföra timmarna till ett Flexkonto. För att lära dig mer om detta och se praktiska exempel, klicka på Hur hanteras Flex med avvikelseregler (EN)

ℹ️ Behöver du mer hjälp?

🔍 Sök i Hjälpcentret | Se videor på Tutorials.Planday.com | Se webbinarier

💬 För personlig support

Logga in och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner om du har frågor, eller boka en personlig produktutbildning med en expert.