Som administrator kan du uploade og gemme forskellige typer dokumenter og filer i Planday, så de er tilgængelige for bestemte personer eller grupper i din virksomhed. Her er et par eksempler:

Det kan være nødvendigt at uploade personlige filer, som skal opbevares sikkert og kun være tilgængelige for dig eller medarbejderen. Det kan være HR-relaterede filer, f.eks. manuelt underskrevne dokumenter, tillægskontrakter, straffeattester, arbejdstilladelser eller scanninger af visumoplysninger.
​
Du kan uploade disse filer i medarbejderprofilen ved at gå til Medarbejdere > Rediger medarbejder > Dokumenter > Filer > Upload.
​

Som leder kan du beslutte, om medarbejderen skal have adgang til filen eller ej (1), og du kan sætte udløbsdatoer for kontrakter og visumoplysninger. Husk at trykke Gem (2).

Hvis du ønsker at se en oversigt over alle individuelt uploadede dokumenter skal du gå til Medarbejdere > Værktøjer > Dokumentoversigt. Her kan du eksportere en liste over de dokumenter der er uploadet på hver medarbejder i deres profil.

I det redigeringsvindue, der kommer frem, vælger du de ønskede Filtyper ved at af-markere Alle (1). Dernæst kan du specificere de relevante medarbejdere / personalegrupper (2) og bekræfte ved at klikke på Eksporter data (3). Hvis der ligger data på medarbejderen vil du få muligheden for at hente en fil (4).
​

Du kan oprette disse filtyper under Indstillinger > Kontraktopsætning > Filtyper > Opret. Der er ikke en begrænsning på hvor mange du kan oprette og de kan altid redigeres eller slettes igen på et senere tidspunkt hvis de ikke er relevante længere.

Hvis der er indtastet en gyldighedsperiode ved upload af en (personlig) fil, vil rapporten også indeholde den dato, hvor dokumentet udløber.

Du kan også oprette og sende en kontrakt. Det kan være ansættelseskontrakter, der er underskrevet digitalt mellem dig og medarbejderne. Du kan bruge kontraktopsætningen i Planday til at oprette dine kontrakter eller uploade kontrakter manuelt.
​
Gå til Medarbejdere > Kontrakter for at få et overblik over eksisterende kontrakter eller oprette nye.

Herfra kan du også se, hvilke kontrakter som Afventer handling, hvilke kontrakter medarbejderne har underskrevet og du kan få et overblik over kontrakter efter afdeling og deres status.
​
Læs mere i Opret og send en medarbejderkontrakt.

Noter kan bruges på mange forskellige måder, f.eks. som noter på 1:1-samtaler, der deles med medarbejderen, noter om en medarbejder, som kun en leder kan se, f.eks. hvis medarbejderen har været forsinket et par gange, og lederen ønsker at dokumentere dette.
​
Du kan vedhæfte en note til en medarbejder ved at gå til Medarbejdere > redigere den medarbejder, du ønsker at tilføje noten til > Dokumenter > rul ned til Noter > Opret
​

Giv dit notat en titel, og skriv indholdet. Du kan angive en forfaldsdato, hvis noten har et emne, der kan gøres noget ved, og som forventes at være klar inden en bestemt dato. Hvis handlingen allerede er udført, eller der ikke er behov for nogen handling, kan du markere Udført, hvilket markerer notatet som afsluttet. Vigtigst af alt kan du markere noten, hvis den er synlig for medarbejderen eller ikke er i deres personlige profil.

Hvis noten er synlig for medarbejderen, kan den ses på web, ved at gå til medarbejderens egen Profil > Rediger.

💡 Hvis du er på udkig efter et alternativ til deling af information, kan du overveje funktionen Nyheder på din forside.
​
Som administrator kan du uploade generelle dokumenter, som kan være relevante for alle dine medarbejdere at se og downloade. Det kan være dokumentation om personalehåndbøger og virksomhedspolitikker, brugermanualer osv. Du kan også uploade andre filer end dokumenter, f.eks. billeder af personalefester, menupunkter eller fotos af cocktails, og dele dem med specifikke personalegrupper eller teams.
​
Først skal du gå til Medarbejdere > Dokumenter for at få et overblik over disse dokumenter.
​
Før du kan uploade filer, skal du oprette en ny folder under Dokumenter og angive, hvilke personalegrupper der kan få adgang til folderen. Tryk derefter på Upload filer for at tilføje dine delte dokumenter til denne nye folder. Her kan du uploade almindelige dokumenter, der ikke kræver en digital signatur.
​

Medarbejderne kan nu se disse delte filer ved at gå til Medarbejdere > Dokumenter på web eller ved at gå til Mere > Dokumenter > Generelt på Planday-appen.

Se også: