🎯 For administratorer og HR-managere der arbejder med medarbejderkontrakter. Er du medarbejder? Se Sådan underskriver du en elektronisk kontrakt

Kontrakter

Når jeg opretter en kontrakt for en specifik medarbejder får jeg en astronaut eller sidder fast i kredsløb fejl

Når du opretter en kontrakt får du muligvis en fejl der viser en astronaut i rummet. Denne fejl kan være forudsaget af et af følgende grunde:

Der er et mellemrum i medarbejderens navn før eller efter sit for - eller efternavn. Når mellemrummet er slettet burde du ikke længere møde astronauten og kan fortsætte med at sende din kontrakt.
Navnet på kontrakten er for langt eller indeholder specielle karakterer såsom - ¤ `|. I dette tilfælde skal du forkorte navnet eller fjerne de specielle karakterer.
Kontrakten kan indeholde et tomt flettefelt indikeret af <>, eller flettefelter i Word er ikke synligt. For at fejlfinde, kan du:

Tjekke kontraktskabelonen og verificere at flettefelterne er tilføjet korrekt.
Sikre at al den nødvendige information er indtastet i feltet indenfor medarbejderens profil.

For at løse problemer med flettefelter der ikke henter data, følg disse trin:

Gem Word dokumentet med det nye flettefelt.
Opret en kontraktskabelon og upload dokumentet.
Test det ved at generere en kontrakt til en medarbejder. Dette vil vise hvilken information der er indtastet i feltet som ikke hentede data før.

Hvis feltet ikke henter data og er en del af kontraktskabelonens tekstboks, prøv at slette det og kopier og indsæt det igen. Til sidst kan du teste det igen ved at generere en kontrakt for medarbejderen og hente den.

Logoet dukker ikke op når man bruger indsæt tekst formatet for at generere en kontrakt

Denne funktion er ved at blive opgraderet og kan have nogle tekniske problemer. Som et alternativ kan du skrive din kontrakt i et Microsoft Word-dokument. Det giver dig mulighed for at tilføje dit logo og bruge flettefelter til at inkludere Planday-data. Hvis du uploader kontrakten i dette format, sikrer du, at logoet vises, og at vigtige medarbejderoplysninger hentes ind i dokumentet.

Kan man oprette/sende flere kontrakter på én gang?

I øjeblikket har vi ikke mulighed for at oprette massekontrakter. Vi er dog klar over, at mange kunder har efterspurgt denne funktion, og den er tilføjet som en feature request.

Jeg kan ikke se kontraktskabelonen i drop-down menuen ‘Opret kontrakt’.

I dette tilfælde skal du checke at medarbejderen er en del af en afdeling og personalegruppe før at du kan tildele eller sende en kontrakt.

Flettefelter

Et af flettefelterne virker ikke som ønsket

Der kan være et par grunde til at flettefelterne ikke virker som ønsket. Det kan være fordi:

De medarbejderdata, der er knyttet til flettefeltet, er tomme. I dette tilfælde skal du sikre dig, at det relevante felt er udfyldt med de korrekte oplysninger.
Der er indtastet et forkert felt i dokumentet eller forkert indsat tekst. For at løse dette skal du enten erstatte feltet med den korrekte tekst i flettefeltet eller slette det og indsætte det igen.

Hvordan indsætter jeg et “timer pr.uge” flettefelt?

Som standard er det kun feltet "timer pr. måned", der er tilgængeligt. Hvis du vil inkludere feltet "timer pr. uge", har du to muligheder:

Omdøb standardfeltet "timer pr. måned" til "timer pr. uge".
Opret et brugerdefineret felt til "timer pr. uge" i Indstillinger > HR > Formopsætning.

Timelønnen for en af mine medarbejdere vises som 0 i stedet for det forventede beløb.

Dette sker typisk, når kontraktens startdato er sat efter gyldighedsdatoen for medarbejderens timeløn. For at løse dette kan du:

Justere startdatoen for kontrakten.

eller

Opdatere gyldighedsdatoen for timelønnen, så den matcher kontraktens startdato.

Lønoplysningerne kommer ikke med i kontrakten

Hvis lønfeltet bliver ved med at stå tomt i kontrakten kan det skyldes at lønnen ikke er tastet ind på medarbejderen - enten som timesats eller månedsløn. Det kan også være at indtastningen er forkert. Hvis der ikke er indtastet en værdi i lønfeltet, vil det i stedet være lønkoden der vil fremgå i samme felt i kontrakten.

Dokumenter

En administrator kan ikke se de dokumenter, de har uploadet i en fil, i menuen Generelle dokumenter.

Det kan skyldes, at dokumenterne er uploadet til en fil, der kun er synlig for en personalegruppe, som administratoren ikke er medlem af. For at løse dette skal du navigere til Medarbejdere > Dokumenter > Rediger mappe og kontrollere, om filen er begrænset til bestemte personalegrupper.

En medarbejder rapporterer, at han ikke kan se de dokumenter, som hans leder har uploadet i Planday-appen.

Bekræft, om der er tale om generelle dokumenter eller personlige dokumenter, der er uploadet til deres profil. Det er vigtigt at bemærke, at personlige dokumenter kun kan ses fra web og ikke i appen.

Godt at vide

Kontakter og dokumenter:

Vi kan kun gendanne en slettet kontrakt for en medarbejder, ikke et slettet dokument.
Det er ikke muligt at masseuploade kontrakter eller personlige dokumenter.
Der er ingen mulighed for at downloade en fil, der viser, hvilke medarbejdere der har fået tilsendt kontrakter. Ledere kan enten tjekke hver medarbejder individuelt i deres dokumentfane eller navigere til Medarbejdere > Kontrakter > Overblik for at se underskrevne kontrakter og dem, der afventer underskrift.

Kontrakter og notifikationer:

Standardmeddelelser: Ledere modtager en Planday-besked, når en medarbejder accepterer eller afviser en kontrakt, efter at lederen har underskrevet den, før den sendes til medarbejderen.
Opsæt notifikationer til at advare specifikke medarbejdere, når en ny kontrakt er underskrevet eller afvist.
Medarbejdere modtager ikke notifikationer, når en kontrakt afventer underskrift.

Se flere relaterede artikler:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.