Sådan tillader du overførsel

Overførsel er en funktion, der tillader dig at overføre ubrugt fravær fra en udløbet fraværspolitik til en ny periode.

Indstillingerne for din fraværspolitik afgør hvornår overførselskontoen vil blive oprettet.

Du kan vælge at tillade overførsel i trin 3 af 3 når du opretter en politik for fravær eller når du redigerer en eksisterende fraværspolitik. Du kan redigere dine politikker ved at gå til Indstillinger > Fravær > Politikker.

Vælg Tillad overførsel til næste periode for at aktivere funktionen.
Angiv hvor mange timer/dage som maksimalt kan overføres.
Hvis du vil begrænse afholdelsesperioden for overførte feriedage, skal du tilvælge Angiv begrænset afholdelsesperiode for overførte feriedage. Angiv en dato under Begrænset indtil. Hvis du efterlader dette felt tomt, vil Overførselskontoen være gyldig i 12 måneder.

Sådan fungerer overførsel for fraværskonti

Hvis overførsel er aktiveret/tilladt, vil systemet automatisk oprette en ny fraværskonto i slutningen af ferieåret og overføre de ubrugte feriedage her til.

Den nyoprettede overførselskonto vil:

være synlig i din oversigt, så den kan anvendes til at anmode om fravær fra medarbejdere, der har haft den oprindelige fraværskonto. Medarbejdere kan kun anmode om fravær fra overførselskontoen når kontoen er oprettet - og ikke før.
ikke erstatte den oprindelige fraværskonto, men eksisterer istedet separat fra den. Du kan forny din oprindelige fraværskonto ved A) tilvælge Forny automatisk i skabelonen eller B) manuelt anvende skabelonen på medarbejderen igen.
have førsteprioritet, så balancen bliver opbrugt før anvendelse af en ny fraværskonto. Det betyder at medarbejdere ikke kan vælge at anmode fra en almindelig fraværskonto, så længe at de har en aktiv overførselskonto med tilgængelig balance.
- Dog kan medarbejderne ved fraværsanmodninger spørge deres ledere om de kan skifte fraværskonto, eller få overført dagene til en anden konto.
beholde det oprindelige kontonavn + "Overførsel". Derfor vil det f.eks hedde Ferie - Overførsel.

Eksempel på overførselskonto

⬆️ Ovenfor vises en udløbet fraværskonto og et eksempel på en overførselseskonto, der er blevet autogenereret.

En medarbejder har fraværskontoen Ferie som udløber 31. december og tillader maks 5 dage overførsel som udløber 31.marts.

Før kontoens udløb – Den 31. december, har medarbejderen 9,96 dage tilbage (24,96 dage optjent minus 15 brugte). Hvis de resterende dage ikke er brugt (anmodet eller godkendt af lederen), og kontoen udløber, vil den resterende balance overføres til en ny konto.
Efter kontoens udløb – Den 1. januar, vil systemet autogenerere en ny fraværskonto kaldet Ferie - Overførselmed en afholdelsesperiode fra 1.januar til 31.marts. Overførsel er på 5 dage, som førhen bestemt under kontoskabelonen. De ubrugte 4,96 dage vil udløbe og den udløbet Fraværskonto kan ikke længere bruges til at anmode ferie fra.

Godt at vide, inden fraværskontoen udløber

Der er nogle få anbefalinger, som du kan følge for at sikre en gnidningsløs overgang fra en periode til den næste:

Indsaml og behandl fraværsanmodninger

Mind dine medarbejdere på forhånd inden ferieårets udløb om at indsende deres ferieanmodninger eventuelt ved at give dem en frist. Hvis du har andre ledere i din organisation, skal du bede dem om at behandle alle ferieanmodninger i deres afdelinger inden fraværskontoens udløb.

Rettelser vil ikke være mulige efter udløbsdatoen. Derfor er det vigtigt at gennemgå alle fraværskonti og ferieanmodninger rettigdigt og foretage eventuelle nødvendige justeringer.

Få et overblik over dine nuværende Fraværskonti indstillinger

For at gøre dette, skal du gå til Vagtplan > Fraværskonti. Her kan du filtrere på Kontonavn og/eller indtaste en medarbejders navn i søgefeltet. Efter at have valgt en fraværskonto, kan du se og redigere dens indstillinger:

om overførsel er tilladt / slået til.
hvor mange dage/timer som kan overføres til næste periode.
om overførselskontoen har en udløbsdato.

Hvis du vil redigere Begræns indtil datoen (deadline er hvornår overførselskontoen står til at udløbe), så kan du gøre dette i hver medarbejders kontoindstillinger her.

For fremtidige fraværskonti, bedes du ændre indstillingerne i fraværspolitikken ved at gå til Indstillinger > Fravær > Politikker > vælg fraværskonto > rediger indstillingerne for Overførsel.

Download en Fraværskontirapport

Hvis du har brug for et overblik over alle fraværskonto balancer den sidste dag, kan du eksportere en Fraværskontirapport. Gå til Vagtplan > Fraværskonti > Eksportér. Rapporten er en Excel fil som du kan filtrere og sortere ved Kontonavn, Gyldig fra dato eller Gyldig til.

Sådan fravælges muligheden for Overførsel

Du kan fravælge overførsel i din fraværspolitik ved at fravælge Tillad overførsel til næste periode. For at redigere en eksisterende fraværskonto, kan du gå til Indstillinger > Fravær > Politikker.

Hvis du fravælger Tillad overførsel muligheden i en politikken, har det ikke nogen indflydelse på de fraværskonti som allerede er oprettet fra fraværspolitkken.

Af ovennævnte grund skal du manuelt redigere hver enkelt medarbejders fraværskonto for at forhindre, at der sker en overførsel. Vælg kontoen > rul til Max tilladt overførsel til næste periode > indtast 0 (nul) > klik på Gem.

Hvis du ikke er sikker på hvad du skal gøre, eller har brug for hjælp, kan du kontakte vores supportteam før dine fraværskonti udløber.

Hvis du deaktiverer overførslen, betyder det, at ubrugt saldo ikke overføres til en ny konto og udløber. Hvis du beslutter dig for at bruge denne ferie senere, skal du downloade en rapport med den eksisterende ferie og manuelt tilføje den overførte ferie til hver enkelt medarbejder som en startsaldo.

Se også relaterede artikler:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.

🎄 Hvis din udløbsdato er den 31. december, og du har brug for hjælp, er det vigtigt at kontakte supportteamet før feriesæsonen.