Hvad er en fraværsanmodning?

Planday giver dig mulighed for at registrere dine medarbejderes fravær og ferie. Hvis medarbejderne har fået tildelt fraværskonti, kan de bruge fraværsanmodninger til at anmode om ferie for en bestemt dag eller periode.

Som leder får du besked om anmodninger og kan godkende eller afvise dem. Det er ikke muligt at slette fraværsanmodninger - hvis du afviser dem, vil de altid være synlige i oversigten over afviste anmodninger.

Oversigt over fraværsanmodninger

For at se en oversigt over fraværsanmodninger skal du gå til Vagtplan > Fraværsanmodninger.

Her finder du en liste af de fraværsanmodninger der Afventer - dette er den Status som vises som udgangspunkt. Du kan ændre statussen eller gå direkte til blyanten for at åbne anmodningen og foretage eventuelle ændringer.

Filtrering af fraværsanmodninger

For at få et mere detaljeret overblik over fraværsanmodningerne kan du bruge funktionen Filtre. Dette kan især være brugbart hvis du har mange afdelinger eller fraværsanmodninger og du ønsker at indsnævre listen.

Søg - Du kan søge efter en medarbejders for- og efternavn (ikke mellemnavne)

Periode - Vælg en specifik periode hvis du eksempelvis kun ønsker at se ældre eller fremtidige fraværsanmodninger.

Status - Du kan ændre statussen for at se alle fraværsanmodninger eller kun vælge godkendt, afvist eller afventer.

Filtre - Vælg filtre hvis du ønsker at se et udvalg af fraværsanmodninger baseret på afdelinger, personalegrupper, medarbejdertyper, individuelle medarbejdere, teamleder og kontonavn.

Godkend eller afvis en fraværsanmodning

For at godkende eller afvise en ferieanmodning skal du først gå til Vagtplan > Fraværsanmodninger og søge efter Godkendte under Status. Du kan også finde anmodningen ved at gå via medarbejderens individuelle profil under fanen Fravær.

Når du har fundet den fraværsanmodning du ønsker at afvise, skal du klikke hvor som helst på linien for anmodningen. Herefter får du et detaljeret overblik over den specifikke anmodning. Godkend eller Afvis i øverste højre hjørne.

Fraværsanmodning: Dato hvor anmodningen blev sendt.
Status (angivet i banneret): Afventer, Godkendt eller Afvist.
Navn: Navn på medarbejderen.
Datointerval: Start og slutdato for anmodningen, samt totale dage.
Brugt i alt: Forbrug som denne anmodning forventes at have.
Note fra medarbejderen: Blank hvis der ingen noter er.
Kontonavn: Hvilken feriekonto vil blive benyttet for denne anmodning (Samtidighedsferie i eksemplet).
Til rådighed i dag: Balance på denne feriekonto i dag.
Fradrag: Den påvirkning som denne anmodning vil give.
Estimeret saldo: Hvad balancen vil være på slutdatoen for denne ferie anmodning, hvis den godkendes. “Se detaljer” viser en udpenslet udregning på en letforståelig måde.
Ændring af fradrag Her gives mulighed for arbejdsgiveren at ændre på hvor meget feriedag skal koste for hver dag. Fradraget for en feriedag kan ikke overskride 1 dag/24 timer men det er muligt at skrive decimaler og dermed taste 0,5 for en halv feriedag.

Overlappende vagter: Denne anmodning overlapper med X tildelte vagter.
- Hvis der ikke er nogle overlappende vagter i ferieperioden, kræver det ingen handling.
- Hvis der er 1 eller flere overlappende vagter, gives følgende valgmuligheder:
Slet vagt(er): Vagterne tildelt denne medarbejder i ferieperioden bliver slettet.
Behold og ændre vagttype: Her vises den vagttype man evt. har forudvalgt under oprettelse af selve kontoskabelonen. Vagterne tildelt denne medarbejder i ferieperioden forbliver i vagtplanen og vagttypen kan enten beholdes eller ændres manuelt til en anden.

Ekstra vagter i vagtplanen: Opret ekstra vagter i ferieperioden, for at dække din vagtplan:
- Undlad at oprette ekstra vagter: Det bliver ikke oprettet ekstra vagter.
- Kopier vagter, og sæt dem som ledige (for relevante grupper/funktioner): Der vil oprettes en kopi af medarbejderens vagter i vagtplanen. Vagterne vil have den samme Personalegruppe/Funktion og blive oprettet som ledige vagter.

Mulighed for at Afvise eller Godkende ferieanmodningen øverst i højre hjørne.

Historik på fraværsanmodning

Du kan se historikken på en fraværsanmodning hvis du vil vide hvem der oprettede anmodningen og hvornår. Du kan samtidig også se hvis der er knyttet en besked til anmodningen enten fra medarbejderen eller administrator.

Godkendte fraværsanmodninger

Når en medarbejder har anmodet om fravær, og du har godkendt det, bliver dette markeret under vagtplanen.
Godkendt fravær betyder ikke, at du ikke kan planlægge vagter for en medarbejder, men vedkommendes navn er markeret med rødt i medarbejdervælgeren.

Hvis medarbejderen har vagter under sit fravær, hvilket f.eks. kan ske, hvis du udruller en skabelon, efter at fraværet er godkendt, bliver den markeret med et rødt trekantet ikon på vagten - se billedet herunder.

Du kan læse mere om administrering af fraværsanmodninger her.

Se også relaterede artikler:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.