🎯 For avancerede administratorer. Få en oversigt over fraværsmodulet her.
Hvis du ønsker at ansøge om fravær som medarbejder, kan du få mere at vide her.
Hvad er en fraværsanmodning?
Planday giver dig mulighed for at registrere dine medarbejderes fravær og ferie. Hvis medarbejderne har fået tildelt fraværskonti, kan de bruge fraværsanmodninger til at anmode om ferie for en bestemt dag eller periode.
Som leder får du besked om anmodninger og kan godkende eller afvise dem. Det er ikke muligt at slette fraværsanmodninger - hvis du afviser dem, vil de altid være synlige i oversigten over afviste anmodninger.
Oversigt over fraværsanmodninger
For at se en oversigt over fraværsanmodninger skal du gå til Vagtplan > Fraværsanmodninger.
Her finder du en liste af de fraværsanmodninger der Afventer - dette er den Status som vises som udgangspunkt. Du kan ændre statussen eller gå direkte til blyanten for at åbne anmodningen og foretage eventuelle ændringer.
Filtrering af fraværsanmodninger
For at få et mere detaljeret overblik over fraværsanmodningerne kan du bruge funktionen Filtre. Dette kan især være brugbart hvis du har mange afdelinger eller fraværsanmodninger og du ønsker at indsnævre listen.
Søg - Du kan søge efter en medarbejders for- og efternavn (ikke mellemnavne)
Periode - Vælg en specifik periode hvis du eksempelvis kun ønsker at se ældre eller fremtidige fraværsanmodninger.
Status - Du kan ændre statussen for at se alle fraværsanmodninger eller kun vælge godkendt, afvist eller afventer.
Filtre - Vælg filtre hvis du ønsker at se et udvalg af fraværsanmodninger baseret på afdelinger, personalegrupper, medarbejdertyper, individuelle medarbejdere, teamleder og kontonavn.
Godkend eller afvis en fraværsanmodning
Note:
Du kan ikke registrere ferier fra en udløbet konto, da denne konto er inaktiv. Sørg derfor for at behandle alle fraværsanmodninger inden udløb.
Sørg for at godkende alle vagter, der tæller med i optjeningen, og godkend alle anmodninger, før kontiene udløber, ellers vil overførselskonti blive oprettet med en forkert saldo hvis det benyttes.
For at godkende eller afvise en fraværsanmodning, skal du klikke på anmodningen for at se detaljerne. Herfra kan du vælge Godkend eller Afvis.
Oprettet: Dato og tidspunktet for, hvornår anmodningen blev oprettet.
Status: Afventer, Godkendt eller Afvist.
Navn: Navnet på medarbejderen.
Kontoindvirkning: Indvirkning, som godkendelsen af anmodningen har på fraværssaldoen. Dette viser, hvad saldoen vil være dagen efter dette fravær. Tryk på Se detaljer for at få overblik over beregningen.
Dagsbasis opdeling: Gennemse fradraget pr. dag for at sikre nøjagtige tids- og omkostningsberegninger i Vagtplan. Timerne tæller med i medarbejderens normtimer, hvis politikken er indstillet til at bidrage til normtimer. For at redigere en dags indvirkning kan en leder justere de dage, der skal være ferie, samt forbruget for hver dag. Redigeringen i fraværsanmodningen opdaterer værdierne for 'Fratræk', 'Slutsaldo' samt 'Brugt i alt'. Det er også muligt at tilføje en værdi på 0,5 for at tælle som en halv fridag.
Overlappende vagter: Beslut, hvad der skal ske med overlappende vagter.
Hvis der ikke er nogen overlappende vagter, vises der ikke flere detaljer.
Hvis 1 eller flere planlagte vagter overlapper med den anmodede fraværsperiode, kan du vælge, hvad der skal ske med disse vagter.
Behold vagter som de er: Den godkendte fraværsanmodning påvirker ikke planlagte overlappende vagter.
Slet vagt(er): De planlagte vagter for denne medarbejder i den anmodede periode bliver slettet.
Behold og ændre vagttype: Standard vagttypen fra fraværspolitikken vil være forhåndsdefineret i denne dropdown, men du kan vælge en anden manuelt før godkendelse.
Ekstra vagter i vagtplanen: Muligheder for at oprette ekstra vagter automatisk for at dække din vagtplan i den anmodede periode.
Undlad at oprette ekstra vagter: Der oprettes ingen ekstra vagter.
Kopier vagter, og sæt dem som ledige (for relevante grupper/funktioner): Der oprettes en kopi af den eksisterende vagt i vagtplanen med samme personalegruppe/jobfunktion, men indstillet som en ledig vagt.
Mulighed for at anvende Afvis eller Godkend for anmodningen.
Historik på fraværsanmodning
Du kan se historikken på en fraværsanmodning hvis du vil vide hvem der oprettede anmodningen og hvornår. Du kan samtidig også se hvis der er knyttet en besked til anmodningen enten fra medarbejderen eller administrator.
Godkendte fraværsanmodninger
Når en medarbejder har anmodet om fravær, og du har godkendt det, bliver dette markeret under vagtplanen.
Godkendt fravær betyder ikke, at du ikke kan planlægge vagter for en medarbejder, men vedkommendes navn er markeret med rødt i medarbejdervælgeren.
Hvis medarbejderen har vagter under sit fravær, hvilket f.eks. kan ske, hvis du udruller en skabelon, efter at fraværet er godkendt, bliver den markeret med et rødt trekantet ikon på vagten - se billedet herunder.
Du kan læse mere om administrering af fraværsanmodninger her.
Se og administrer fraværsanmodninger i appen
Du har nu mulighed for at se og godkende eller afvise fraværsanmodninger direkte i appen, mens du er på farten. For at gøre dette, åbn Planday-appen og tryk på Fraværsanmodninger i overblikket under Anmodninger.
💡For detaljerede reguleringer af fraværsanmodninger skal browser-versionen dog anvendes.
ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com
💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.