Disclaimer:
🔓 Adgangsniveau i Planday: Administrator, HR-Admins.
🌐 Abonnementsplan: Alle.
⏱️ Læsetid: 3 min.
Forbind fraværsanmodninger til kontraktregler
Du kan tilknytte fraværspolitikker til kontraktregler, så godkendte fraværanmodninger automatisk tæller med i medarbejderens normtimer. Det fjerner behovet for manuelt at oprette vagter for ferier i vagtplanen for at overholde normtimer.
Bruger du ikke vagter for ferier i vagtplanen? Du skal blot sørge for, at kontraktreglerne og fraværspolitikkerne er på plads, og derefter koble dem sammen:
Gå til Indstillinger > HR > Kontraktregler og åbn en kontraktregel
Under Fraværspolitikker vælger du det eller de politikker, der skal tælle med i kontraktreglen og klikker på Gem til sidst
Verificér ved at gå til Vagtplan > Normtimer. I den nye kolonne Godkendte fraværstimer afspejles godkendte fraværsanmodninger for medarbejderne i den aktuelle periode
Dette var alt. Resten af denne artikel er til organisationer, der har angivet ferier med vagter som en midlertidig løsning.
Hvis du angiver ferier med vagter i vagtplanen
Hvis du har oprettet vagter med vagttyper som "Ferie" for at få godkendt fravær til at tælle med i normtimer, skal du gennemføre dette ekstra trin, inden du tager det i brug. Det forhindrer, at fravær tælles dobbelt.
Hvorfor ferier kan tælles dobbelt
Når du forbinder fraværspolitikker til en kontraktregel, tælles godkendte fraværsanmodninger automatisk med. Hvis du stadig opretter fraværsvagter for samme fraværstype, tælles timerne to gange: én gang i fraværsanmodningen og én gang i vagten.
For at undgå dette skal du ekskludere din fraværsvagttype fra kontraktreglen, inden du kobler politikken til.
Bemærk: Hvis du bruger fraværsvagter til at overføre fraværsdata til din løneksport, skal du læse lønnotatet, inden du starter.
Følg den fane, der svarer til, hvordan I afregner ferier:
Fravær i timer
Trin 1: Identificér dine fraværsvagttype(r)
Gå til Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper og notér navnet eller navnene på de vagttyper, du har brugt til at repræsentere fravær.
Trin 2: Konfigurér kontraktreglen
Gå til Indstillinger > HR > Kontraktregler og åbn den relevante kontraktregel. Her gør du begge dele:
Under vagttype-indstillingerne sætter du ferievagttype(r) til ikke at tælle med i normtimer.
Under fraværspolitikker vælger du det eller de politikker, der skal tælle med i denne regel.
Klik derefter på Gem.
Trin 3: Verificér
Gå til Vagtplan > Normtimer og tjek den nye kolonne Godkendte fraværstimer for medarbejdere med godkendt fravær i den aktuelle periode. Afvigelsen bør afspejle fraværet – fraværstimer reducerer forskellen.
Værdierne for godkendt fravær er baseret på godkendte fraværsanmodninger. Hvis du har mistanke om unøjagtigheder, skal du verificere, at fraværsanmodninger er godkendt med korrekte timeantal, og at kontraktreglerne er forbundet til de tilsvarende fraværspolitikker.
Trin 4 (valgfrit): Stop med at oprette vagter for ferier
Når du er tilfreds med, at opsætningen fungerer korrekt, kan du stoppe med at oprette fraværsvagter for disse fraværstyper. Den godkendte fraværsanmodning alene er nu tilstrækkelig.
Fravær i dage
Dagsbaserede politikker følger de samme trin som ovenfor med én ekstra overvejelse: Normtimer afhænger nu af den varighed, der er gemt i hver godkendt fraværsanmodning. Varighed-feltet repræsenterer længden af en fraværsdag i timer.
Bemærk: Varighed-feltet blev introduceret i marts 2026, så anmodninger godkendt før den dato har en varighed på 0 og bidrager ikke til aftalte timer, medmindre de opdateres manuelt.
Trin 1: Identificér dine fraværsvagttype(r)
Gå til Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper og notér navnet eller navnene på de vagttyper, du har brugt til at repræsentere fravær.
Trin 2: Konfigurér kontraktreglen
Gå til Indstillinger > HR > Kontraktregler og åbn den relevante kontraktregel. Her gør du begge dele:
Under vagttype-indstillingerne sætter du ferievagttype(r) til ikke at tælle med i normtimer.
Under fraværspolitikker vælger du det eller de politikker, der skal tælle med i denne regel.
Klik derefter på Gem.
Trin 3: Opdatér varighed på fraværsanmodninger (valgfrit)
For at holde tallene for normtimer nøjagtige skal du gennemgå godkendt fravær og opdatere eventuelle varighed-værdier, der stadig er 0 for fraværsanmodninger godkendt før marts 2026.
Trin 4: Verificér
Gå til Vagtplan > Normtimer og tjek kolonnen Godkendte fraværstimer. Husk, at perioden før marts 2026 kan vise lavere værdier end forventet, hvis historiske anmodninger ikke er opdateret i trin 3.
Trin 5 (valgfrit): Stop med at oprette vagter for ferier
Når du er tilfreds med, at opsætningen fungerer korrekt, kan du stoppe med at oprette fraværsvagter for disse fraværstyper. Den godkendte fraværsanmodning alene er nu tilstrækkelig.
Bruger du fraværsvagter til løn?
Hvis du bruger fraværsvagter til at få fraværsdata med i løneksporten, skal du stadig oprette vagter for at kunne eksportere timer og løn for fravær.
Bemærk: Fuld integration af fraværsmodulet med løneksporten er planlagt som en fremtidig forbedring. Du kan vælge at tage denne kobling i brug nu eller vente, til du kan gå helt væk fra fraværs vagter.