🎯 Für Admins, die neu bei Planday sind. Machen Sie sich hier mit der Struktur Planday’s vertraut.
Bevor Sie mit dem Arbeiten mit Planday beginnen, bilden Sie Ihren Betrieb in Ihrer Planday-Organisation ab. Dafür richten Sie u. A. Abteilungen, Personalgruppen und Mitarbeiter ein. Daraufhin können Sie im Dienstplan Schichten erstellen und Ihre Mitarbeiter zur gemeinsamen Nutzung von Planday einladen.
Später werden Sie nach Bedarf weitere Funktionen wie die Zeiterfassung oder die Verwaltung von Lohn und Umsatz entdecken. Jede Organisation ist einzigartig – Entscheiden Sie selbst, wie Sie die Funktionen Plandays für sich nutzen.
💡 Nutzen Sie gerne das Begriffsverzeichnis, um einzelne Begriffe näher kennen zu lernen.
Bearbeiten oder Erstellen Sie Abteilungen
Eine Abteilung wird genutzt, um einen Standort oder eine Abteilung Ihres Betriebs abzubilden (Beispiel: Restaurant Hafenstraße). Jede Abteilung einen eigenen Dienstplan.
💡 In einer neuen Planday-Organisation werden Sie bereits eine Abteilung vorfinden. Planen Sie, nur diese zu nutzen, können Sie direkt zum Bearbeiten übergehen.
Zum Erstellen einer Abteilung gehen Sie zu Mitarbeiter > Abteilungen > Abteilung erstellen. Geben Sie der Abteilung einen passenden Namen, und bestätigen Sie über Speichern. Falls Sie bereits Mitarbeiter im Portal angelegt haben, können Sie diese der Abteilung hinzufügen.
Erstellte Abteilungen können Sie unter Mitarbeiter > Abteilungen aufrufen und bearbeiten.
Erstellen Sie Personalgruppen
Neben den Abteilungen sind Personalgruppen die wichtigsten Bausteine für die Einrichtung Ihrer Organisation. Mit Personalgruppen werden Rollen oder Funktionen angegeben (Beispiel: Barkeeper). Bei der Erstellung des Dienstplans ist diese Information wichtig, damit Sie Ihre Schichten nur Mitarbeitern zuteilen, die für die Rolle geeignet sind.
💡 Mitarbeiter können mehreren Personalgruppen zugeordnet sein.
Zum Erstellen Ihrer Personalgruppen gehen Sie zu Mitarbeiter > Personalgruppen > Personalgruppe erstellen. Geben Sie der Personalgruppe einen passenden Namen, und bestätigen Sie über Speichern.
Falls Sie bereits Mitarbeiter erstellt haben, können Sie diese einer Personalgruppe hinzufügen. Zudem wird normalerweise über die Personalgruppe der Stundenlohn eingetragen. Ihre Personalgruppen finden Sie unter Mitarbeiter > Personalgruppen und können diese dort bearbeiten.
Mitarbeiter erstellen und einladen
Erstellen Sie Mitarbeiter und weisen Sie sie auf Grundlage ihrer Fähigkeiten und Aufgaben Ihren Abteilungen und Personalgruppen zu.
Gehen Sie dafür zu Mitarbeiter > Mitarbeiter > Mitarbeiter erstellen.
Geben Sie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, und weitere Kontaktinformationen an. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen * markiert.
Fügen Sie den Mitarbeiter einer oder mehreren Abteilungen und Personalgruppen hinzu.
Der Benutzername des Mitarbeiters entspricht der E-Mail-Adresse, die in seinem Profil angegeben ist.
Klicken Sie zum Bestätigen auf Speichern.
Zum Abschluss können Sie wählen, ob Sie zur Einladung direkt eine Begrüßungsnachricht und Login-Informationen senden möchten – Alternativ können Sie dies später über Tools > Einladungen senden tun. Es ist empfehlenswert, die Einladungen dann zu verschicken, wenn Ihre Organisation eingerichtet und ein Dienstplan erstellt ist.
💡 Möchten Sie mehrere Mitarbeiter auf einmal hinzufügen, können Sie sie Option Tools > Mitarbeiterimport mit Vorlage nutzen.
Beginnen Sie mit der Dienstplanung
💡 Eine genaue Übersicht über den Dienstplan finden Sie im Artikel Lernen Sie den Dienstplan kennen.
Sind Abteilungen, Personalgruppen und Mitarbeiter erstellt, können Sie mit der Dienstplanung und dem Erstellen von Schichten beginnen.
Wählen Sie in der oberen Menüleiste Dienstplan. Sie können hier zwischen drei verschieden Ansichten wählen: Mitarbeiter, Gruppen oder Positionen. In den Beispielen in diesem Artikel werden Schichten in der Positionen-Ansicht erstellt.
Schichten erstellen
Gehen Sie mit Ihrem Mauszeiger an die passende Stelle im Dienstplan, sodass ein blaues Plus-Zeichen erscheint. Klicken Sie darauf. Geben Sie die Start- und Endzeit der Schicht an, und wählen Sie den Mitarbeiter aus, dem Sie die Schicht zuweisen möchten.
💡 Sie können auch Offene Schichten erstellen, wenn Sie noch nicht wissen, wer sie übernehmen soll.
Schichten verschieben
Sie können eine Schicht einfach mit Drag-and-drop an eine andere Stelle verschieben. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie bei der Dienstplanung mehrere Optionen testen möchten, oder Offene Schichten bestimmten Mitarbeitern zuweisen wollen.
Schichten kopieren
Sie können eine Schicht schnell wie folgt kopieren:
Halten Sie die Alt/Option-Taste (Mac) oder der Alt-Taste (Windows) gedrückt.
Wählen Sie eine Schicht mit dem Mauszeiger an und verschieben Sie sie, bis Sie ein kleines grünes Plus sehen.
Schichten löschen
Sie können sowohl einzelne Schichten als auch mehrere Schichten auf einmal löschen.
Wählen Sie im Dropdown unter der Schicht die Option Schicht Löschen.
oder: Gehen Sie zu Tools > Diese Woche löschen, um alle Schichten der gerade angezeigten Woche zu löschen.
Erstellen und Verwenden von Vorlagen
Um in der Dienstplanung Zeit zu sparen, sind Dienstplan-Vorlagen hilfreich. Mit Vorlagen können Sie für wiederkehrende Situationen (Beispiel: Winter- oder Sommersaison) passende Dienstpläne bereit haben und abrufen.
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