Was sind Vertragsbedingungen?

Mit Vertragsbedingungen können Sie definieren, wie viele Stunden Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums arbeiten sollen. Sind Vertragsbedingungen Mitarbeitern zugewiesen, können Sie bei der Dienstplanung einfacher überblicken, für welche Mitarbeiter Sie zu wenige, zu viele, oder genau richtig viele Stunden geplant haben.

💡 Diese Funktion ist besonders dann hilfreich, wenn Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums auf eine bestimmte Stundenanzahl kommen sollen – Beispielsweise in einer 20-Stunden-Woche.

⬆️ Sie können im Video-Menü Untertitel aktivieren.

Vertragsbedingungen erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen > HR > Vertragsbedingungen > Vertragsbedingung Erstellen.

Im Bearbeitungsfenster rechts geben Sie der Vertragsbedingung im Feld Titel einen Namen (Beispiel: 20-Stunden-Woche) und geben optional eine Beschreibung an. Bestätigen Sie über Erstellen.

Daraufhin können Sie die Arbeitsstunden laut Vertrag angeben, sowie Schichtarten, für die diese Vertragsbedingung gelten soll.

Zur Angabe der Stunden klicken Sie auf Neues Intervall. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Länge des Intervalls aus:

Wenn Sie Tag auswählen, müssen Sie für jeden einzelnen Wochentag die erwartete Stundenanzahl angeben.
Ist Ihre Auswahl Woche, geben Sie die Anzahl der Wochen und die Gesamtzahl der erwarteten Stunden für dieses Intervall ein. Beispiel im Screenshot: Für eine 20-Stunden-Woche, wählen Sie das Intervall Woche, bei Anzahl Wochen “1”, bei Stunden gesamt “20”.
Bei der Auswahl Monat können Sie entweder einen erwarteten Durchschnitt an Stunden angeben, oder die genaue erwartete Stundenanzahl für einzelne Monate.
Falls Sie das Intervall Jahr wählen, geben Sie die Stundenanzahl pro Jahr an.

Sobald Sie die Vertragsbedingung erstellt haben, kann die Länge des Intervalls nicht mehr geändert werden.

Mit dem Startdatum definieren Sie, ab wann die Stunden gezählt werden.
Ist das Startdatum beispielsweise der 3.10. mit einer Intervalllänge von 1 Woche und 20 Stunden gesamt, wird mit dieser Vertragsbedingung erwartet, dass bis inklusive dem 9.10. 20 Stunden gearbeitet werden – dann vom 10.10. bis zum 16.10. wieder 20 Stunden, vom 17.10. bis zum 23.10. usw.

💡 Es ist empfehlenswert, das Startdatum bei einem Wochen-Intervall auf einen Montag zu legen, bzw. bei einem Monats-Intervall auf den 1. Tag eines Monats.

Primäres Intervall einstellen

Haben Sie mehrere Intervalle angegeben, wählen Sie eines als Primär aus, sodass es Ihnen im Dienstplan angezeigt wird (Woche, Monat oder Jahr).

Schichtarten & Vertragsbedingungen

Wenn Sie möchten, dass bestimmte Schichtarten nicht in die Berechnung der Stunden einfließen sollen, können Sie das über Schichtarten definieren, indem Sie die Felder an- oder abwählen. Im Beispiel im Screenshot unten werden die Stunden der Schichtart Probearbeit nicht berücksichtigt.

Beachten Sie: Beim Erstellen einer neuen Schichtart ist es sinnvoll zu prüfen, ob diese mit einer bestehenden Vertragsbedingung verknüpft werden soll. So stellen Sie die Vollständigkeit der Vertragsbedingung sicher, da alle relevanten Schichtarten mit aufgenommen werden.

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, erstellen Sie die Vertragsbedingung durch das Klicken auf Fertig.

Zuweisen von Vertragsbedingungen

Gehen Sie dazu zu Mitarbeiter und klicken Sie beim gewünschten Mitarbeiter auf das Stift-Symbol ✏️ rechts, sodass sich das Fenster Mitarbeiter bearbeiten öffnet.

Unter Persönliche Daten gehen Sie in den Bereich Lohn und finden das Feld Vertragsbedingungen. Hier können Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Vertragsbedingung auswählen. Bestätigen Sie oben rechts über Speichern.

💡 Auch beim Erstellen von Mitarbeitern können Sie direkt Vertragsbedingungen zuweisen.

Anzeige der Vertragsbedingungen im Dienstplan

Mitarbeiter, denen Vertragsbedingungen zugewiesen sind, werden in der Mitarbeiter-Ansicht des Dienstplans mit einer farblichen Markierung angezeigt. Anhand der Farbe können Sie Rückschlüsse für Ihre Dienstplanung ziehen:

🟢 Grün: Dem Mitarbeiter wurden so viele Stunden zugewiesen, wie in der Vertragsbedingung angegeben.
🟡 Gelb: Dem Mitarbeiter wurden weniger Stunden zugewiesen, als in der Vertragsbedingung angegeben.
🔴 Rot: Dem Mitarbeiter wurden mehr Stunden zugewiesen, als in der Vertragsbedingung angegeben.

Allen drei Mitarbeitern im unteren Screenshot ist die beispielhafte Vertragsbedingung 20-Stunden-Woche zugewiesen.

Details zu den Vertragsbedingungen sehen Sie, indem Sie Ihren Mauszeiger über das Profilbild bewegen und darauf klicken. Im erscheinenden Fenster sehen Sie u. A. die Differenz zu den vertraglich vereinbarten Stunden. Haben Sie mehrere Intervalle in der Vertragsbedingung angegeben, können Sie über die blauen Punkte im Fenster zwischen ihnen hin- und herwechseln.

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Vertragsbedingungen bei der Schichtzuweisung verwenden

Achten Sie bei der Schichtzuweisung auf den farblich gekennzeichneten Status neben dem Namen der Mitarbeiter. So können Sie ganz einfach die passende Person für die Schicht auswählen.

Übersicht über die Arbeitsstunden laut Vertrag

Gehen Sie zu Dienstplan > Arbeitsstunden laut Vertrag, um pro Vertragsbedingung eine Übersicht über Kontostände, Abweichungen und mehr zu erhalten. Sie können nach Vertragsbedingungen, Zeitraum und Abteilungen filtern, sowie Daten exportieren oder Stunden auf Überstundenkonten übertragen.

Weiter: Mit Arbeitsstunden laut Vertrag arbeiten

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