Was sind Vertragsbedingungen?

Mit Vertragsbedingungen können Sie definieren, wie viele Stunden Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums arbeiten sollen. Sind Vertragsbedingungen Mitarbeitern zugewiesen, können Sie bei der Dienstplanung einfacher überblicken, für welche Mitarbeiter Sie zu wenige, zu viele, oder genau richtig viele Stunden geplant haben.

💡 Diese Funktion ist besonders dann hilfreich, wenn Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums auf eine bestimmte Stundenanzahl kommen sollen – Beispielsweise in einer 20-Stunden-Woche.

⬆️ Sie können im Video-Menü Untertitel aktivieren.

Vertragsbedingungen erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen > HR > Vertragsbedingungen > Vertragsbedingung Erstellen.

Geben Sie Ihrer Vertragsbedingung einen Titel.
Fügen Sie eine Beschreibung für die Regel hinzu (optional).
Gilt für: Wählen Sie, welche Schichtarten und Abwesenheitsrichtlinien auf die Arbeitsstunden laut Vertrag eines Mitarbeiters angerechnet werden sollen.

Hinweis: Durch die Verknüpfung einer Richtlinie mit einer Vertragsbedingung werden genehmigte Abwesenheitsstunden automatisch auf die Arbeitsstunden laut Vertrag des Mitarbeiters angerechnet. Das bedeutet, dass genehmigte Abwesenheiten und andere Abwesenheiten in den Arbeitsstunden laut Vertrag enthalten sind, ohne dass manuelle Berechnungen erforderlich sind.

4. Intervall hinzufügen: (Tag, Woche, Monat oder Jahr). Wenn Sie mehrere Intervalle verwenden, können Sie eines als primär festlegen, damit es im Dienstplan angezeigt wird.

5. Geben Sie die Details ein und legen Sie ein Startdatum fest. Das Startdatum bestimmt, ab wann die geplanten Stunden gezählt werden. Wenn das Startdatum beispielsweise der 1. Juni mit einem wöchentlichen Intervall von 40 Stunden ist, werden die Stunden vom 1. bis 7., vom 8. bis 14. usw. erfasst. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Tipp: Es empfiehlt sich, bei wöchentlichen Intervallen mit einem Montag oder bei monatlichen Intervallen mit dem 1. des Monats zu beginnen.

Um bestimmte Schichtarten von der Vertragsbedingung auszuschließen, gehen Sie zu Gilt für > Schichtarten und heben Sie die Auswahl auf. Sie können zum Beispiel Trainingsschichten oder Schichten mit Weiterbildung davon ausschließen, dass sie auf die wöchentlichen Mindeststunden der Mitarbeiter angerechnet werden.

Sie können jederzeit zu dieser Seite zurückkehren, um eine Vertragsbedingung zu bearbeiten oder zu ändern.

Zuweisen von Vertragsbedingungen

Gehen Sie dazu zu Mitarbeiter und klicken Sie beim gewünschten Mitarbeiter auf das Stift-Symbol ✏️ rechts, sodass sich das Fenster Mitarbeiter bearbeiten öffnet.

Unter Persönliche Daten gehen Sie in den Bereich Lohn und finden das Feld Vertragsbedingungen. Hier können Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Vertragsbedingung auswählen. Bestätigen Sie oben rechts über Speichern.

💡 Auch beim Erstellen von Mitarbeitern können Sie direkt Vertragsbedingungen zuweisen.

Anzeige der Vertragsbedingungen im Dienstplan

Mitarbeiter, denen Vertragsbedingungen zugewiesen sind, werden in der Mitarbeiter-Ansicht des Dienstplans mit einer farblichen Markierung angezeigt. Anhand der Farbe können Sie Rückschlüsse für Ihre Dienstplanung ziehen:

🟢 Grün: Dem Mitarbeiter wurden so viele Stunden zugewiesen, wie in der Vertragsbedingung angegeben.
🟡 Gelb: Dem Mitarbeiter wurden weniger Stunden zugewiesen, als in der Vertragsbedingung angegeben.
🔴 Rot: Dem Mitarbeiter wurden mehr Stunden zugewiesen, als in der Vertragsbedingung angegeben.

Allen drei Mitarbeitern im unteren Screenshot ist die beispielhafte Vertragsbedingung 20-Stunden-Woche zugewiesen.

Details zu den Vertragsbedingungen sehen Sie, indem Sie Ihren Mauszeiger über das Profilbild bewegen und darauf klicken. Im erscheinenden Fenster sehen Sie u. A. die Differenz zu den vertraglich vereinbarten Stunden. Haben Sie mehrere Intervalle in der Vertragsbedingung angegeben, können Sie über die blauen Punkte im Fenster zwischen ihnen hin- und herwechseln.

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Vertragsbedingungen bei der Schichtzuweisung verwenden

Achten Sie bei der Schichtzuweisung auf den farblich gekennzeichneten Status neben dem Namen der Mitarbeiter. So können Sie ganz einfach die passende Person für die Schicht auswählen.

Übersicht über die Arbeitsstunden laut Vertrag

Gehen Sie zu Dienstplan > Arbeitsstunden laut Vertrag, um pro Vertragsbedingung eine Übersicht über Kontostände, Abweichungen und mehr zu erhalten. Sie können nach Vertragsbedingungen, Zeitraum und Abteilungen filtern, sowie Daten exportieren oder Stunden auf Überstundenkonten übertragen.

Weiter: Mit Arbeitsstunden laut Vertrag arbeiten

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