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Schichtarten erstellen und anwenden
Schichtarten erstellen und anwenden

Wie Sie mithilfe von Schichtarten Besonderheiten von Schichten angeben und von normalen Schichten trennen.

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Verfasst von Anton E
Vor über einer Woche aktualisiert

🎯 Für Admins. Lernen Sie hier die Struktur von Planday kennen.

Was ist eine Schichtart?


Schichtarten werden genutzt, um nicht reguläre Schichten zu markieren. Beispielsweise kann eine Schichtart für Probearbeit oder Krankheit eingerichtet werden. Dies eröffnet Ihnen bei der Nutzung Ihres Portals vielseitige Möglichkeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Schichtarten erstellen und wofür Sie sie verwenden können.

⬆️ Sie können im Video-Menü Untertitel aktivieren.


Schichtarten erstellen

Navigieren Sie dazu zu Einstellungen > Dienstplan > Schichtarten. Falls Sie schon Schichtarten erstellt haben, können Sie sie hier sehen und bearbeiten. Klicken Sie auf Erstellen.

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Das Bearbeitungsfenster Schichtart erstellen öffnet sich. Zur Hilfe beim Ausfüllen werden im Folgenden die einzelnen Felder erläutert.

​Im Beispiel in den Screenshots wird die fiktive Schichtart Krankheit_bezahlt erstellt.

Oberer Bereich

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Name: Wählen Sie einen für sich passenden Namen. Dieser ist für alle Nutzer mit Zugriff auf den Dienstplan sichtbar. Beispiel: Krankheit_bezahlt

Lohnart: Erfahren Sie mehr über Lohnarten im Artikel Wie Sie Lohnarten einrichten. Sie können Lohnarten benutzen, um Ihre Lohnabrechnung, ggf. mit externen Systemen, übersichtlicher zu gestalten. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn es für Sie nicht relevant ist. Beispiel: 5000

Farbe: Eine eigene Farbe vereinfacht die Erkennung der Schichtart im Dienstplan und bei der Erstellung von Statistiken.

Satzanpassung: Hier definieren Sie, wie die Schichtart sich auf die Bezahlung auswirken soll.

  • Um bei Anwendung der Schichtart den vollen Lohn zu zahlen, lassen Sie den Wert auf 100 Prozent.

  • Soll kein Lohn gezahlt werden, z. B. bei unbezahlter Abwesenheit, geben Sie 0 Prozent ein.

  • Für besondere Schichtarten, für die Sie einen Zuschlag zahlen wollen, geben Sie einen Wert größer als 100 Prozent ein: Beispielsweise 150 Prozent bei 1,5-facher Bezahlung für Wochenendschichten.

  • Optional können Sie statt Prozentangaben nach Auswahl aus der Dropdown-Liste auch einen Betrag, der den bestehenden Satz ersetzt (Achtung: Diese Option funktioniert nur mit Stundenlohn, nicht bei Lohn per Schicht) oder einen Betrag, der zum bestehenden Satz hinzugerechnet wird, in Euro angeben.


Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für das interne Verständnis ein, insbesondere wenn mehrere Manager Ihres Portals mit Schichtarten arbeiten. Die Beschreibung ist nur beim Bearbeiten der Schichtart sichtbar.

Mittlerer Bereich – Einstellungen

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In Konflikt stehende Schichten zulassen: Lassen Sie dieses Feld frei, um eine Warnung bei der Dienstplanung zu erhalten, wenn Sie versuchen, einen Mitarbeiter für zwei sich überschneidende Schichten einzuteilen. Wählen Sie das Feld an, wenn Sie Mitarbeiter unter bestimmten Umständen für mehrere Schichten gleichzeitig einteilen wollen.

Buchung zulassen: Wenn Sie dieses Feld anwählen, können Schichten mit dieser Schichtart von Mitarbeitern gebucht werden, wenn sie als offen, abzugeben oder zum Tausch eingetragen sind. Deaktivieren Sie dieses Feld für Ihre Schichtarten für Krankheit, Fortbildungen, Besprechungen oder Ähnliches.

Beim Anwenden einer Vorlage überschreiben: Eine Schichtart, bei der diese Option aktiviert ist, wird überschrieben, wenn Sie eine Vorlage im Dienstplan anwenden. Deaktivieren Sie die Option für Schichtarten, die für die Planung zukünftiger Ereignisse wie Personalversammlungen verwendet werden.

In Dienstplanausdruck berücksichtigen: Wählen Sie dieses Feld an, wenn Schichten mit dieser Schichtart mit einbezogen werden sollen, wenn Sie Ihren Dienstplan ausdrucken oder herunterladen.

In Dienstplannachricht berücksichtigen: Wählen Sie dieses Feld an, wenn Mitarbeiter, die Schichten mit dieser Schichtart zugeordnet sind, bei Nachrichten an alle im Dienst inkludiert sein sollen. Deaktivieren Sie dieses Feld für Ihre Schichtarten für Krankheit.

Stunden im Lohnbericht zählen: In der Regel bleibt die Option angewählt. Wenn Sie das Feld nicht anwählen, werden die Stunden dieser Schichtart im Lohndatenexport nicht zur Gesamtsumme der gearbeiteten Stunden hinzugerechnet.

Unter Bereich – Alle Stunden dieser Schichtart (...) berücksichtigen

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Lohnzuschlag: Wählen Sie dieses Feld an, wenn Sie möchten, dass die Stunden dieser Schichtart von Ihren Lohnzuschlägen berücksichtigt werden.

Pause: Wählen Sie dieses Feld an, wenn Sie wollen, dass bei Schichten mit dieser Schichtart Pausen angewandt werden können. Erfahren Sie mehr im Artikel Einrichtung und Verwendung von Pausen.

Verpflegungszuschlag / -abzug: Wählen Sie dieses Feld an, wenn für diese Schichtart Ihre Verpflegungszuschläge und -abzüge gelten sollen.

Auswirkungen auf Mitarbeiter, die ein Gehalt beziehen: Wählen Sie dieses Feld an, wenn diese Schichtart für Mitarbeiter mit Festgehalt gelten soll.

Bestätigen Sie über Speichern. Sie können die Einstellungen später jederzeit ändern.

Beachten Sie: Prüfen Sie beim Erstellen einer neuen Schichtart, ob diese mit einer bestehenden Vertragsbedingung verknüpft werden sollte. So stellen Sie die Vollständigkeit der Vertragsbedingung sicher, da alle relevanten Schichtarten mit aufgenommen werden. Erfahren Sie mehr im Artikel Vertragsbedingungen erstellen und anwenden.


Schichtart einer Schicht ändern

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Dafür haben Sie mehrere Optionen:

  • Klicken Sie auf die drei Punkte an der Schicht und wählen Sie Schichtart anwenden. Wählen Sie dann aus der Liste aus. (siehe Screenshot)

  • Klicken Sie auf eine Schicht, wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Schichtart eine neue aus und bestätigen Sie über Speichern.

  • Beim Bearbeiten mehrerer Schichten gleichzeitig können Sie eine Schichtart auf alle ausgewählten Schichten anwenden.


Lohnanpassung mit Schichtarten

Durch die Eigenschaften Ihrer Schichtarten können Sie Anpassungen am Lohn vornehmen. Zur Einrichtung navigieren Sie zu Einstellungen > Bereich Dienstplan > Schichtarten.

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Beispiel Probearbeit: Lohnanpassung durch Zuweisung einer Schichtart

Für das Beispiel wird davon ausgegangen, dass Sie einen neuen Mitarbeiter im Betrieb haben. Die ersten Schichten sollen als Probearbeit gelten, für die Sie 75 % des normalen Lohns zahlen wollen.

Eine Schichtart Probearbeit ist angelegt worden, in ihren Einstellungen ist eine Lohnanpassung von 75 % hinterlegt worden:

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Im Dienstplan können Sie Schichten diese Schichtart zuweisen. Sobald sie genehmigt sind, erscheint der Lohn angepasst in den Lohnkosten im Dienstplan und im Lohndatenexport – In diesem Fall würden nur 75 % des üblichen Lohns angezeigt werden.

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Statistiken für Schichtarten

Nutzen Sie Schichtarten, können Sie aufschlussreiche Berichte einsehen: Überblicken Sie krankheitsbedingte Fehlzeiten, Probestunden, Pünktlichkeit, Überstunden oder weitere Schichtarten, die Sie sich eingerichtet haben.

Navigieren Sie dazu zu Berichte > Statistik für Schichtarten.

Erfahren Sie alle Details im Artikel Wie Sie Berichte zu Schichtarten und dem Dienstplan einsehen.


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