🎯 Für fortgeschrittene Administratoren mit vollständigem Zugang zu Planday. Sehen Sie als Manager diesen Bereich nicht, lassen Sie sich von Ihrem Admin eine höhere Zugriffsebene zuweisen. Voraussetzung für die Arbeitsstunden laut Vertrag ist es, dass Sie Mitarbeitern Vertragsbedingungen zugewiesen haben.

Was sind Arbeitsstunden laut Vertrag?

Haben Sie Vertragsbedingungen eingerichtet und Mitarbeitern zugewiesen? Dann können Sie im Bereich Arbeitsstunden laut Vertrag überblicken, ob Ihre Vertragsbedingungen eingehalten werden. Auf dieser Grundlage können Sie Entscheidungen für Ihre Dienstplanung und den Überstundenausgleich treffen.

Übersicht

Gehen Sie dazu zu Dienstplan > Arbeitsstunden laut Vertrag.

Wählen Sie in den Filteroptionen die Vertragsbedingungen, den Vertragszeitraum und die Abteilungen aus, die Sie betrachten wollen. Wenn Mitarbeiter Schichten in einer anderen Abteilung gearbeitet haben, werden diese Arbeitsstunden ebenfalls in die Übersicht mit einberechnet.

Daraufhin sehen Sie eine Liste an Mitarbeitern, auf die diese Auswahl zutrifft. Die Spalten zeigen folgende Werte:

Geplante Stunden – Arbeitsstunden, die sich aus den geplanten Schichten ergeben, exklusive unbezahlter Pausen.
Genehmigte Stunden – Stunden von beendeten und genehmigten Schichten.
Arbeitsstunden laut Vertrag – Anzahl der Arbeitsstunden, die in den ausgewählten Vertragsbedingungen festgelegt sind.
Abweichung in Stunden – Differenz zwischen den Genehmigten Stunden und den Arbeitsstunden laut Vertrag. Dies kann ein positiver oder ein negativer Wert sein. Die farblichen Markierungen signalisieren, dass der Wert positiv (🔴 rot), negativ (🟡 gelb) oder ausgeglichen (🟢 grün) ist.
Zu übertragende Stunden – Stunden, die für den Übertrag auf ein Überstundenkonto eines Mitarbeiters bereit sind.
Übertragene Stunden – Anzahl der Stunden, die zuvor während des angezeigten Zeitraums auf das Überstundenkonto verschoben wurden.
Kontostand für Überstundenkonto – Derzeitiges Guthaben auf dem Überstundenkonto des Mitarbeiters.

Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der berücksichtigten Arbeitsstunden auch durch die Schichtarten bestimmt wird, die für die jeweilige Vertragsbedingung ausgewählt wurden.
Um zu prüfen, welche Schichtarten für die Kalkulation der Arbeitsstunden laut Vertrag verwendet werden, gehen Sie zu Einstellungen > HR > Vertragsbedingungen > wählen Sie die Vertragsbedingung aus und prüfen Sie, welchen Schichtarten ausgewählt sind.

💡 Derzeit sind das primäre Intervall einer Vertragsbedingung und das Startdatum von Mitarbeitern nicht mit der Berechnung der Arbeitsstunden laut Vertrag verknüpft. Diese Funktion befindet sich in der Entwicklung.

Übertragen Sie Stunden auf Überstundenkonten

💡 Weitere Informationen erhalten Sie im Artikel Nutzen Sie die Nahtstelle zwischen Überstunden und Vertragsbedingungen.

Haben Sie :

für Mitarbeiter Überstundenkonten eingerichtet, und
wird Ihnen in der Spalte Zu übertragende Stunden Guthaben angezeigt,

können Sie dieses auf das Überstundenkonto übertragen. Sowohl eine positive als auch eine negative Bilanz kann übertragen werden.

Die Überstunden sollten zum Ende des Zeitraums der jeweiligen Vertragsbedingung übertragen werden. Wenn Sie z. B. eine Vertragsbedingung mit einem wöchentlichen Intervall verwenden, müssen Sie die Zu übertragenden Stunden am Ende jeder Woche übertragen.

Wählen Sie dazu das Häkchen links in der Zeile des Mitarbeiters an und klicken Sie auf den unten erscheinenden Pfeil Übertragungsstunden. Bestätigen Sie im Dialogfenster über Ja.

Wenn für einen Mitarbeiter im aktuellen Zeitraum bereits eine Anpassung vorgenommen wurde und es keinen Saldo gibt, können Sie diesen Mitarbeiter nicht auswählen – der Status Keine zu übertragenden Stunden wird angezeigt.

Eine durchgeführte Anpassung eines Überstundenkontos wird auch unter Mitarbeiter > Mitarbeiter Bearbeiten > Bereich Überstundenausgleich angezeigt.

Warum sehe ich während der Urlaubszeit / während Feiertagen eine negative Bilanz?

Urlaub

Während ihrer Urlaubszeit sind Mitarbeitern normalerweise keine Schichten zugewiesen.

💡 Derzeit gibt es in Planday zwischen Urlaubszeit und der Berechnung der Vertragsbedingungen keine automatische Verbindung.

Daher bewegt sich die Bilanz der Vertragsbedingungen ins Negative. Aus diesem Grund ist es üblich, dass Mitarbeitern mit Vertragsbedingungen während des Urlaubs Schichten mit einer Schichtart für Abwesenheit / Urlaub eingetragen werden, sodass die Vertragsbedingungen erfüllt bleiben.

Überprüfen Sie dafür, ob Ihre Schichtart für Urlaub auch in den Vertragsbedingungen aktiviert ist. Gehen Sie dafür zu Einstellungen > HR > Vertragsbedingungen > Wählen Sie die jeweilige Vertragsbedinung aus und setzen Sie einen Haken bei der Schichtart, die Sie für die Abwesenheit verwenden.

Feiertage (Feiertagskalender)

💡 Nutzen Sie Feiertagskalender, beachten Sie: Diese sind nicht automatisch mit der Berechnung der Vertragsbedingungen verknüpft. Feiertage werden bei der Berechnung der Vertragsbedingungen also nicht berücksichtigt.

Aus diesem Grund ist es üblich, dass Mitarbeitern mit Vertragsbedingungen an den Feiertagen Ihres aktiven Kalenders Schichten mit einer Schichtart für Feiertage eingetragen werden, sodass die Vertragsbedingungen erfüllt bleiben.

Erfahren Sie mehr zu Feiertagskalendern im Artikel So erstellen Sie einen Feiertagskalender.

Bericht erstellen

In der oberen rechten Ecke der Seite Arbeitsstunden laut Vertrag können Sie durch Klicken auf Daten exportieren die angezeigtem Daten direkt als Excel-Datei exportieren. Die heruntergeladene Datei sieht wie folgt aus:

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