Bereiten Sie Zugriffsdaten in Personio vor

Damit die Integration funktioniert, brauchen Sie API-Zugriffsdaten von Personio. Dafür gehen Sie in Ihrem Personio-Account zu Marketplace.

Finden Sie mit Hilfe der Suchleiste Planday und klicken Sie auf Verbinden.
Wählen Sie Neue API-Zugriffsdaten generieren > Neue Zugriffsdaten generieren.

Daraufhin sehen Sie Ihre Client-ID und Ihr Secret, die Sie zum Einrichten der Integration in Planday brauchen.

Alternativ gehen Sie Einstellungen > Integrationen > API-Zugriffsdaten und wählen Neue Zugriffsdaten generieren. Geben Sie folgende Daten an:

Name – z.B. Planday-Zugriffsdaten
Integration – Wählen Sie Planday
Personenbezogene Daten – in der Spalte Lesen wählen Sie Mitarbeitende und Abwesenheiten. Lassen Sie alle anderen Felder nicht angewählt.
Lesbare Mitarbeitendenattribute – Damit die Integration vollständig funktioniert, wählen Sie bitte (Attribute werden ggf. leicht verändert angezeigt):
"Abteilung",
"Anstelldatum",
"Anstellungsart",
"E-Mail",
"Employee ID",
"Fixgehalt",
"Geschlecht",
"Gesellschaft",
"Kostenstelle",
"Letzter Arbeitstag",
"Nachname",
"Position",
"Profilbild",
"Standort",
"Status",
"Stundenlohn",
"Team",
"Vorname",
"Wochenstunden",
"Zahlungsintervall",
"Arbeitszeiten".

Wenn Sie Ihre Angaben gemacht haben, wählen Sie Neue Zugriffsdaten generieren. Daraufhin können Sie Ihre Client-ID und Ihr Secret beim Einrichten der Integration in Planday nutzen.

Aktivieren Sie die Integration

Bitte beachten Sie: Je nach Ihrem Planday-Paket haben Sie womöglich eine maximale Anzahl an Abteilungen, die Sie einrichten können. Importe sind möglicherweise unvollständig, wenn das Limit überschritten wird. Lesen Sie hier weiter, um sich genauer zum Abteilungs-Limit zu informieren, und einen vollständigen Import sicherzustellen.

In Planday, gehen Sie zu Einstellungen > Bereich Integrationen > Übersicht. Wählen Sie Personio > Verbinden > Unternehmen verbinden.
Geben Sie Ihren Firmennamen ein, sowie Ihre Client-ID und Ihr Secret, die Sie von Personio bekommen haben. Bestätigen Sie über Zugriff autorisieren.

Im nächsten Schritt definieren Sie, welche Personio-Einheit einer Abteilung in Planday entsprechen soll.

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, wählen Sie Weiter.

Sie sehen jetzt eine Liste aller verfügbarer Mitarbeiter. Stellen Sie mit der Hilfe von direkter Suche oder Filtern nach Abteilung oder Status sicher, dass nur die Mitarbeiter ausgewählt sind, die Sie in Planday importieren wollen.

Bevor Sie den Vorgang über Import beginnen bestätigen: Unter Einstellungen können Sie nach Bedarf einen zukünftigen automatischen Import von Daten zulassen.

Lesen Sie unten weiter, um sich zu den beiden Einstellungs-Optionen zu informieren. Sie können diese Angaben später unter Verwalten > Unternehmen verwalten > Einstellungen ändern.

Aktuelle und zukünftige Abwesenheitsdaten einschließen

💡 Bitte beachten Sie: Abwesenheitsdaten können nur importiert werden, wenn Sie alle Mitarbeiter ausgewählt haben.

Wenn Sie diese Option ausgewählt haben:

Alle aktuellen, genehmigten Abwesenheiten aus Personio werden als Schichten im Planday-Dienstplan erscheinen, sodass Sie sie bei der Dienstplanung berücksichtigen können.
Alle zukünftigen, genehmigten Abwesenheiten aus dem verknüpften Personio-Account werden automatisch täglich um 23:00 Uhr synchronisiert.

💡 Eine ganztägige Abwesenheit erscheint als Schicht von 8:00 - 16:00 Uhr. Halbtägige Abwesenheiten werden zu Schichten von 8:00 - 12:00 Uhr, bzw. 12:00 - 16:00 Uhr.

Wenn Sie diese Option nicht ausgewählt haben:

Alle Abwesenheiten aus Personio müssen manuell hinzugefügt werden müssen.

Alle aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter aus Personio importieren

Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, werden folgende Schritte nicht nur ein Mal, sondern täglich um 23:00 Uhr vom System versucht:

Alle ausgewählten Mitarbeiter werden in Planday importiert und der Personalgruppe Personio zugewiesen.
💡 Sie können sie später zusätzlich zu Ihren eigenen Personalgruppen hinzufügen. Es ist empfehlenswert, Mitarbeiter in der Personalgruppe Personio zu behalten.
Falls nötig, werden Abteilungen in Planday erstellt. Achten Sie auf das Abteilungs-Limit.
Eine Willkommens-E-Mail wird an neu erstellte Mitarbeiter verschickt.
Informationen zum Festgehalt / Stundenlohn der Personalgruppe werden importiert.
alle Änderungen an verknüpften Mitarbeitern in Personio werden im täglichen Import synchronisiert.

Wenn Sie diese Option nicht ausgewählt haben:

jede der obigen Aktionen findet statt, jedoch müssen alle zukünftig in Personio erstellten Mitarbeiter separat importiert werden.

Mit dem Abteilungs-Limit umgehen

Ihr Planday-Paket definiert, wie viele Abteilungen Sie maximal einrichten können. Im Starter-Paket können Sie 1 Abteilung führen, während das Plus- oder Pro-Paket bis zu 5 Abteilungen oder mehr erlaubt. Sind Sie unsicher, wenden Sie sich gerne an das Support-Team. Falls nötig, können Sie auf ein Paket upgraden, das genügend Abteilungen ermöglicht.

Abteilungen, die über das Limit hinaus erstellt werden würden, und die dazugehörigen Mitarbeiter können im Import nicht berücksichtigt werden.

Wie werden Mitarbeiter im Import Abteilungen zugewiesen?

Sie definieren in den Integrationseinstellungen, welche der Personio-Einheiten einer Planday-Abteilung entsprechen soll. Im Import werden Mitarbeiter wie folgt Abteilungen zugewiesen:

Wenn es Abteilungen mit übereinstimmendem Namen gibt, werden Mitarbeiter diesen zugewiesen. In diesem Fall bleibt die Gesamtanzahl Ihrer Abteilungen unverändert.
Wenn es keine Abteilung mit übereinstimmendem Namen gibt, versucht das System, neue Abteilungen hinzuzufügen, die nach der jeweiligen Personio-Einheit benannt wären. Dadurch wird die Gesamtanzahl Ihrer Abteilungen verändert.
Wenn Sie Mitarbeiter von Planday importieren, die im entsprechenden Feld keinen Eintrag haben, werden sie einer neu erstellten Abteilung namens Personio zugewiesen. Dadurch wird die Gesamtanzahl Ihrer Abteilungen verändert.

Wie stelle ich einen vollständigen, ununterbrochenen Import sicher?

Falls möglich, gleichen Sie den Namen einer Abteilung in Planday mit dem der entsprechenden Personio-Einheit ab.
Prüfen Sie in Personio unter Einstellungen > Unternehmen die Anzahl an Einheiten, die importiert werden würden.
Vergewissern Sie sich, dass Sie die maximale Anzahl an Abteilungen für Ihr Portal kennen. Beraten Sie sich gerne mit dem Support-Team und upgraden Sie auf ein höheres Paket, falls nötig.

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