Bruker du XLedger til lønnskjøring kan du eksportere lønnsgrunnlaget fra Planday og importere det til XLedger. Du vil kunne ta ut en lønnsrapport i .csv-format og importere dette i XLedger.
Følg stegene under for en rask og enkel lønnskjøring.
Kontakt oss for å få hjelp med å sette opp .csv-filen i xLedger-format
Filformatet må skreddersys XLedgers format. Vennligst kontakt Planday Support for å få hjelp med dette. Du kan gå videre til neste steg mens du eventuelt venter.
Registrer lønnsarter og ansattnumre (og evt. avdelingsnumre i Planday)
For at XLedger skal gjenkjenne data fra Planday må du registrere ansattnummer og lønnsarter fra XLedger i Planday. Hvis du har avdelingsspesifikt regnskap, kan du også legge inn avdelingsnumrene fra XLedger i Planday. Hvis du ikke selv har denne informasjonen eller innlogging til XLedger, ber vi deg kontakte regnskapsfører for å få tak i denne informasjonen.
Legg in ansattnumre
Gå til: Medarbeidere
Du registrer ansattnummer fra XLedger på hver medarbeider i Planday ved å gå til Medarbeidere i toppmenyen. Herfra klikker du deg inn på en medarbeider, og under Lønn finner du feltet Ansattnummer.
Legg inn lønnsarter
Gå til: Innstillinger > Lønn
Lønnsarter brukes for at XLedger skal gjenkjenne hvilke lønnsdata som leses inn for hver medarbeider. Fastlønn og timelønn har hver sin lønnsart, og det samme har eksempelvis forskjellige lønnstillegg. Vennligst kontakt regnskapsfører for å avklare om dere har behov for ulike lønnsarter for ulike typer medarbeidere, personalgrupper etc.
Generelle lønnsarter: Start med å legge til lønnsarter for timelønn og månedslønn fra Innstillinger > Lønn > Generelt > Lønnsarter.
Lønnsarter for lønnstillegg: Lønnsarter for lønnstillegg registreres fra Innstillinger > Lønn > Lønnstillegg. Herfra kan du også opprette og redigere lønnstillegg, hvis dette ikke er på plass ennå.
Lønnsarter for fravær/overtid: Hvis du bruker vakttyper til å registrere for eksempel sykdom eller overtidstimer, så skal det også registreres lønnsarter på disse. Dette gjøres fra Innstillinger > Vaktplan > Vakttyper.
Øvrig: I noen tilfeller kan det være aktuelt med egne lønnsarter på forskjellige personalgrupper, slik at timene skilles i lønnssystemet. Under Medarbeidere i toppmenyen finner du Personalgrupper. Inne på hver personalgruppe kan du registrere en egen lønnsarter for timene som jobbes i gruppen.
Legg eventuelt inn Avdelingsnumre
Gå til: Medarbeidere > Avdelinger
Dette er valgfritt. og trengs ikke i de fleste tilfeller. Hvis du har avdelingsspesifikt regnskap, kan du også legge inn avdelingsnumrene fra XLedger i Planday. Vennligst kontakt regnskapsfører om du er usikker.
For å legge til avdelingsnumre, går du til Medarbeidere > Avdelinger og redigerer en avdeling (blyantikon). Her skriver du inn avdelingsnummeret som samsvarer med denne avdelingen i XLedger og klikker Lagre.
Godkjenn alle vakter for lønn
Før du eksporterer XLedger-filen må du sjekke at alle vakter er godkjent. Det er i utgangspunktet kun godkjente vakter som inkluderes i lønnsgrunnlaget.
Har stemplingsuret vært brukt på vakten? Godkjenn vakter fra Vaktplan > Stemplingsur
Har stemplingsuret ikke vært brukt på vakten? Godkjenn direkte i vaktplanen, ved å klikke på vakten, eventuelt redigere arbeidstiden, og klikke på bryteren Godkjenn, og Lagre.
Tips: godkjenn flere vakter samtidig
Du kan godkjenne alle vakter på en dag, hvis stemplingsuret ikke har vært brukt, ved å gå til Vaktplan > Verktøy > Godkjenn flere vakter. Markér dagene du vil godkjenne alle vakter for, og klikk Godkjenn.
Rediger manuelt dato for neste kjøredato i Planday
Gå til: Innstillinger > Lønn > Utskrift
Før du eksporterer, må du gjøre en manuell endring på ett av feltene i eksportfilen. Dette er feltet som angir dato for neste lønnskjøring, og som ikke genereres automatisk av Planday.
For at dette feltet skal være utfylt må du gjøre dette før hver lønnskjøring.
Gå til Innstillinger > Lønn > Utskrift og klikk blyantikonet til høyre på raden for «Next Date».
NB: Hvis denne siden ikke ser ut som skjermbildet over, så kontakt oss.
I neste vindu må du skrive dato for neste lønnskjøring i formatet YYYYMMDD, altså årstall (4 siffre, måned 2 siffre, dato 2 siffre) i stedet for YYYYMMDD i feltet Formatering/Standardverdi.
Eksporter XLedger-filen
Gå til Lønn > Eksportere lønn i toppmenyen
Velg riktig start- og sluttdato
Velg eventuelt hvilke medarbeidere som skal inkluderes
Under Formater velger du .csv
Lag rapporten og klikk Last ned
Lagre filen lokalt uten å åpne den
Klikk også Last ned PDF-rapport (denne kan åpnes)
Kontroll og testing
Vi anbefaler sterkt at du leser gjennom PDF-rapporten før første lønnskjøring, som inneholder detaljert informasjon om timene til den enkelte medarbeider. Eventuelle feil kan oppdages og rettes opp før lønnskjøring. Csv-filen inneholder nemlig kun det som skal registreres i lønnssystemet. Vi hjelper gjerne til med å gå gjennom stegene i uttak av lønnsfiler neste gang dere skal gjøre dette.
Vi anbefaler at du prøver en lønnskjøring med en utvalgt medarbeider først. Da kan regnskapsfører teste om de får til å lese inn filen i sitt lønnsstystem.
Hvis du har en regnskapsfører, sender du denne filen til dem uten å åpne filen først. Hvis du selv bruker XLedger, går du til siste steg:
Importer filen til XLedger
Importer en lønnsfil til XLedger, etter instruksjoner fra XLedger.
For mer informasjon eller hjelp med importering og lønnskjøring i XLedger kan du kontakte xledger.no
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.