Medarbeidere kan tildeles forskjellige tilgangsnivåer i Planday, hvor de ulike nivåene hver for seg gir ulike tillatelser. Tilgangsnivåer styrer hvilken tilgang en medarbeider har til funksjonene i Planday, hvilket kan være hensiktsmessig dersom en medarbeider skal ha lederansvar som for eksempel en vaktplanlegger.

Det er fire forskjellige tilgangsnivåer du kan tildele en medarbeider i Planday:
​
​Administrator
Som Administrator har man full tilgang til administratorfunksjonene i Planday, og kan både ta ut lønnsrapport, se og redigere lønnsopplysninger, gjøre endringer i alle vaktplanene. Administrator kan redigere medarbeiderinformasjon samt deaktivere og gjenopprette medarbeidere. Det er også administrator som kan tildele og fjerne tilgangsnivåer på andre medarbeidere.
​
Grunnet innsynet og ansvaret det følger med å være administrator i en Planday-portal, anbefales det at dette tilgangsnivået tildeles med omhu og kun til de som skal kunne administrere alle disse funksjonene.
​
​HR Admin
En HR Admin, eller personalsjef, kan opprette nye medarbeidere og redigere alle medarbeideropplysninger med unntak av lønn. Videre kan dette tilgangsnivået også håndtere medarbeiderkontrakter, administrere ferieanmodninger, lage vaktplanrapporter m.m.
​
​Vaktplan Admin
En Vaktplan Admin kan opprette og redigere vaktplaner. Vaktplan Admin kan verken se eller redigere medarbeiderinnformasjon eller lønn, men kan derimot se lønnskostnadene per dag i vaktplanen. Tilgangsnivået kan begrenses på avdelinger, slik at tilgangen kan begrenses til en eller flere spesifikke avdelinger.
​
​Kontoadministrator​
Tilgangsnivået Kontoadministrator tildeles automatisk den som registreres som administrator når Planday-portalen opprettes. Kontoadministrator kan se og administrere selve Planday-abonnementet, hvor man ser hvilken Planday pakke man har og tilgang til fakturaer. Tilgangsnivået gir i hovedsak ikke tilgang til noen av funksjonene i Planday.
​

Tabellen nedenfor viser alle rettigheter per rolle:

Se relevante artikler: