🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, Vaktplanlegger.

🌐 Abonnementsplan: Alle

ℹ️ Viktig å lese: Er du en medarbeider? Se Introduksjon til Planday-web for ansatte.

Hva er oversikten?

Oversikten er startsiden som du og dine ansatte ser når de logger inn på Planday via en nettleser. Her vises viktige nøkkeltall og oppgaver som krever oppmerksomhet, basert på deres data. På denne måten kan dere holde oversikten. Dere kan også selv velge hvilke widgets som skal vises på oversikten.

Meny-baren

Gjennom menyraden øverst på skjermen kan du navigere til de fleste områdene i Planday-portalen din. Avhengig av abonnementspakken din og tilgangsnivået ditt, kan enkelte alternativer være utilgjengelige. For eksempel har vanlige ansatte ikke tilgang til områder som Innstillinger, Rapporter, Lønn eller Konto.

Funksjoner som kun er tilgjengelige i Pro- eller Enterprise-pakken vises først etter en oppgradering.

Klikk på de følgende områdene for å lære mer om funksjonene:

Forside

Når du klikker på Hjem eller Planday-logoet ved siden av, kommer du tilbake til oversikten din. I nedtrekkslisten under Forside finner du også:

Dine vaktplaner – Her ser du de tildelte vakter, samt åpne skift.

Din tilgjengelighet – Registrer tilgjengeligheten din for å angi hvilke dager du ønsker å jobbe, og hvilke dager du ikke ønsker å jobbe.
Ditt fravær / ferie – Få oversikt over dine tilgjengelige fridager, send inn fraværforespørsel og sjekk statusen på dem.
Lønnslipper – Hvis aktivert, kan du her se og laste ned lønnslippene dine.
Nyheter (kun for administratorer) – Ledere og administratorer kan publisere eller redigere meldinger her.
Begivenheter (kun for administratorer) – Administrer begivenheter her som skal vises på oversikten.

Vaktplan

Vaktplan viser deg en oversiktlig vaktplan for den valgte avdelingen, sortert etter medarbeidere, personalegrupper eller kategorier. Som administrator kan du redigere vaktplanen. Medarbeidere har begrenset tilgang og kan blant annet se når, med hvem, og i hvilken avdeling de skal jobbe.
Vaktanmodninger (kun for administratorer / vaktplan-ansvarlige)
Godkjenn eller avvis vaktforespørsel for åpne skift her, og administrer vaktbytteforespørsel.
Stemplingsur (kun for administratorer / vaktplan-ansvarlige)
Administrer stemplingsur-postene til medarbeiderne dine, inkludert inn- og utstempling, manglende oppføringer eller pausejusteringer.
Tilgjengelighet (kun for administratorer)
Registrer tilgjengeligheten eller ikke-tilgjengeligheten til medarbeiderne dine her, og få en oversikt over alle tilgjengeligheter.
Fraværssøknader (kun for administratorer / vaktplan-ansvarlige)
Godkjenn eller avvis fraværssøknader fra medarbeiderne dine. I visse tilfeller kan administratorer opprette fraværsperioder. Les mer om dette i artikkelen Hvordan godkjenne eller avvise fraværforespørsel fra medarbeidere
Arbeidstimer i henhold til kontrakt (kun for administratorer / vaktplan-ansvarlige) Med kontraktsvilkår kan du fastsette de avtalte timene for medarbeiderne dine. Opprett så mange kontraktsvilkår som nødvendig for å sikre at alle medarbeidere er dekket.

💬 Merk: Hvis du har Plus-pakken og ikke ser denne funksjonen, kontakt Plandays supportteam for å få den aktivert.

Fraværskontoer (kun for administratorer / vaktplan-ansvarlige)
Administrer feriekontoer for enkeltmedarbeidere eller grupper, og rediger disse på medarbeidernivå.

Medarbeidere

Medarbeidere: I dette området blir alle medarbeidere som er lagt til Planday-portalen, listet opp med sine respektive detaljer. Medarbeidere kan her sende meldinger til andre kolleger innenfor Planday. Administratorer og HR-ansvarlige har mulighet til å opprette, redigere og invitere medarbeidere, fastsette tilgangsnivåer samt administrere medarbeiderdata.

Personalegrupper (kun for administratorer): Personalegrupper hjelper deg med å dele opp medarbeiderne etter ferdigheter eller ansvar, for eksempel i kokker, servitører eller ledere. En medarbeider kan tildeles i flere grupper. Innenfor personalegruppene kan du også fastsette lønn, registrere lønnsarter samt legge til eller fjerne medarbeidere. Les mer i artikkelen Opprette og redigere personalegrupper.
Avdelinger (kun for administratorer): Opprett en egen avdeling for hver lokasjon eller område i selskapet ditt. Hver avdeling i Planday har sin egen vaktplan, noe som gjør det lettere å organisere arbeidsplaner for forskjellige lokasjoner eller områder. Mer informasjon finner du i artikkelen Opprette og redigere avdelinger.
Kontrakter (kun for administratorer / HR-ansvarlige): Administrer og opprett arbeidskontrakter for medarbeiderne dine i dette området
Dokumenter (kun for administratorer / HR-ansvarlige) Last opp relevante dokumenter som opplæringsmateriell, firmahåndbøker

Rapporter (kun for administratorer)

Rapporter om vaktplanstatistikk
I dette området kan du generere rapporter basert på arbeidet vakter eller timer per ansatt. Les mer om dette i artikkelen Hvordan du ser rapporter om vakttyper og vaktplanen.
Statistikk for vakttyper
Hvis du bruker vakttyper, kan du se filtrert statistikk for vaktene til en bestemt ansatt eller personalgruppe, og få en grafisk oversikt over resultatene. Les mer om dette i artikkelen Hvordan du ser rapporter om vakttyper og vaktplanen.
Omsetning I dette området kan du registrere daglige, ukentlige eller månedlige inntekter og få en oversikt over hvordan disse står i forhold til lønnskostnadene. Les mer i artikkelen Hvordan du arbeider med omsetning i Planday.
Data Center (kun for Pro-/Enterprise-pakken)
Hvis du bruker Pro- eller Enterprise-pakken, kan du definere datasett og formler her for å gjøre planlegging og prognoser enda mer presise.

Lønn (kun for administratorer)

Lønnsdataeksport I dette området kan du opprette lønnsdataeksporter for bestemte ansatte eller personalgrupper, og laste dem ned i ulike filformater.
Lås lønnsperiode Her kan du forhindre at lønnsdata for en bestemt periode blir redigert, vakttyper endres eller vakter godkjennes. Les mer i artikkelen Hvordan du sperrer en periode for lønnsberegning.
Importere lønnsslipper Her kan du laste opp lønnsberegninger fra forskjellige lønnsleverandører.
Lønnsslipper I dette området kan du se lønnsberegningene som er delt med dine ansatte.

Innstillinger (kun for administratorer)

I dette området, som kun er tilgjengelig for administratorer, kan du tilpasse innstillingene for portalen din. Du kan for eksempel endre språkinnstillinger, redigere velkomstmeldingen og gjøre individuelle tilpasninger i forskjellige deler av Planday-portalen. I tillegg kan du sette opp arbeidstidsregler, konfigurere stemplingsklokken og administrere integrasjoner med andre forretningsverktøy.

Hjelp

Hjelpesenter – Her får du tilgang til vår omfattende samling av nyttige artikler som hjelper deg med å utnytte Planday på best mulig måte. Artiklene er tilgjengelige på tysk, engelsk, dansk, svensk, norsk og fransk.
Videoopplæringer – Du blir omdirigert til vår videosamling, der du finner korte klipp med nyttige tips og triks om Planday.
Nyheter – Klikk for å gå til arkivet med produktnyheter, hvor du kan lese om tidligere, nåværende og kommende endringer i produktet.
Hjelpe-chat – Aktiver eller deaktiver den blå chat-knappen for rask støtte.
Status – På den lenkede status-siden kan du sjekke den nåværende driftsstatusen for Planday, se om det har vært avbrudd, og melde deg på varslinger om vedlikehold og oppdateringer

Meldinger

Dine medarbeidere og du kan bruke dette området til å sende meldinger til hverandre eller føre gruppesamtaler innenfor en personalgruppe direkte i Planday – uten å bruke personlige e-poster eller telefonnumre. Ledere har tilgang til ekstra funksjoner, som for eksempel å kreve svar.

Profil

Rediger – I dette området kan du redigere dine egne profilinnstillinger. Endre passord, e-postadresse, språkinnstillinger og mer. Dette tilsvarer redigeringen av profil- og personopplysningene som ansatte kan dele i Planday..
Konto (kun for administratorer) – Administratorer eller ansatte med tilgangsnivå kan her se eller oppgradere det nåværende Planday-abonnementet, endre betalingsinformasjon eller laste ned fakturaer.
Logg ut – Her logger du ut av din Planday-profil.

Redigere oversikten

Klikk på Rediger Oversikten for å legge til eller fjerne viktige områder (widgets) for deg. Velg widgetene ved å krysse av eller fjerne merket i boksene, og bekreft med Lagre. For eksempel kan du fjerne merket for widgeten Start, hvis du ikke lenger ønsker å se introduksjoner til Planday.

Klikk på følgende områder for å lære mer om funksjonene:

Oppdag

Widgeten Oppdag ønsker nye administratorer velkommen og gir deg muligheten til å prøve ut essensielle Planday-funksjoner.

Konto

I widgeten Konto kan du administrere kontoinformasjonen din og abonnementet ditt. Klikk på Gå til kontoen din for å se en oversikt.

Avventer handling

Widgeten Avventer handlinger kan du se på som din digitale to-do-liste. Den viser deg hvilke og hvor mange oppgaver som står på agendaen og som krever din oppmerksomhet. Området er delt inn i fire hovedkategorier:

Søknader om bytte – Vakttbytter mellom medarbeidere som krever godkjenning.
Vakter forespurt – Godkjenn overtakelsen av åpne skift av dine medarbeidere.
Stemplingstider – Avsluttede skift som krever din godkjenning..
Fraværssøknader – Godkjenn fraværssøknader fra medarbeiderne dine eller avvis dem.

I hver kategori vises hvor mange forespørsel som venter på behandling. Når du klikker på en av kategoriene, blir du direkte sendt til siden der du kan behandle den aktuelle forespørselen.

Nyheter

Du kan dele informasjon med medarbeiderne dine gjennom widgeten Nyheter. Du kan se på dette området som et oppslagstavle der du kan publisere meldinger til teamet. Klikk på Gå til nyhetene for å få en oversikt over alle innlegg. Du kan redigere eksisterende innlegg eller opprette nye, og du kan også velge en visningsperiode eller målgruppe.

Begivenheter

Du kan planlegge arrangementer med medarbeiderne dine direkte i Planday, for eksempel treninger, julefester eller andre events. Klikk på Gå til arrangementer for å redigere eller opprette arrangementer. Når du oppretter arrangementet, kan du velge Deltakelse, slik at gjester kan melde seg direkte gjennom denne oppføringen. Filtrer etter behov etter avdelinger og personalegrupper, og spesifiserer detaljer om dato og klokkeslett.

Fødselsdager

Widgetet Fødselsdager viser administratorene i portalen din hvilke fødselsdager som nærmer seg i løpet av den kommende uken. Bursdager som vises her, er basert på informasjonen som er angitt i medarbeiderprofilene.

💬 Ønsker du at medarbeiderne dine skal kunne se fødselsdager til kollegene i sin avdeling, kan du gjerne kontakte Plandays supportteam med en forespørsel om aktivering

Lønnsprocent (kun for administratorer)

I dette widget kan du se lønnskostnadsandelen for en avdeling, og du kan sammenligne denne verdien direkte med budsjettet eller andre avdelinger. Disse dataene kan genereres når du har registrert inntektene i systemet og har en vaktplan med bekreftede skift. Dette gjør det mulig å beregne lønnskostnadsandelen basert på sammenligningen mellom inntektene og lønnskostnadene innenfor en bestemt tidsramme.

Når du klikker på Konfigurer, kan du justere den avdelingen som skal vurderes, tidsperioden og sammenligningspartneren.

Omsetning (kun for administratorer)

For at data skal vises i widgetet Inntekter, må omsetningsdata være registrert i portalen din. Du kan gjøre dette via Rapporter > Omsetning eller via Innstillinger > Rapporter > Omsetning. Du kan registrere omsetningen manuelt.

Automatiser trinnene for opprettelse av omsetningerne dine ved å koble til et støttet POS-system via integrasjon. Naviger til Innstillinger > Integrasjoner for å sjekke alternativene dine.

Du kan justere avdelingen og tidsperioden du vil se omsetningen for, og om du ønsker å sammenligne verdiene med en annen avdeling ved å klikke på Konfigurer.

Sent for å stemple inn

Her kan du raskt få oversikt over dagens vakter. Fargekodede vakter viser avvik fra den planlagte arbeidstiden.

I appen kan du også sjekke tilstedeværelsen og sende direkte meldinger til forsinkede ansatte: https://tutorials.planday.com/en/detail/videos/time-tracking/video/6342312404112/how-to-approve-punch-clock-entries

Ta også en titt på følgende nyttige artikler:

ℹ️ Trenger du mer hjelp?

🔍 Søk i Hjelpesenteret | Se videoer på Tutorials.Planday.com | Se webinarer

💬 For personlig støtte

Logg inn og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har spørsmål, eller bestill en personlig produkttreningsøkt med en ekspert.