Det är lätt att komma igång med Planday, men innan du börjar planera och schemalägga måste du upprätta anställda i systemet. Följ stegen nedan när du vill komma igång.
Har du inte något Planday-konto? Gå till www.planday.com/signup så kan du få en 30-dagars gratis pröveperiod.
I den här artikeln använder vi en restaurang som exempel, men åtgärderna är samma för alla typer av företag och branscher.
​

I Planday organiseras ett schema i avdelningar, vilket betyder att du får ett schema per avdelning. Senare kan du tilldela dina anställda till en avdelning baserat på var i företaget de kan arbeta. Granska Plandays struktur om du vill lära dig mer om systemets logik.

Med personalgrupper kan du organisera din personal baserat på arbetsuppgifter och kompetens och de roller de har i företaget. Med avdelningar kan du kontrollera hur anställda kan arbeta, medan personalgrupper styr vilka roller/arbetspass en anställd kan fylla. Öppna Medarbetare > Anställda > Skapa personalgrupp.
Avdelningar och personalgrupper är två huvudbyggstenar i Planday. För att få flexibilitet kan varje anställd tilldelas i flera avdelningar och personalgrupper.
När du skapar arbetspass i Planday vid ett senare tillfälle är det bara anställda som har tilldelats avdelningen och personalgruppen som ställts in för arbetspasset som kan ta sig an passet.

Du kan nu skapa anställda och tilldela dem i avdelningar och personalgrupper baserat på vilka roller de kan fylla i företaget. Öppna Medarbetare > Anställda > Upprätta anställd.
För att dina anställda ska få tillgång till Planday så är det viktigt lägger in riktig kontaktinfo för dina anställda (e-post adress). Du kan också tilldela dina anställda i avdelningar och personalgrupper som avgör vilka arbetspass de kan fylla i Schema.

När du har skapat avdelningar, personalgrupper och anställda är du redo att börja med schemaläggning. Öppna Schema > Schema på översta menyn. I Schema kan du arbeta i tre olika vyer: Anställda, Grupper och Funktioner. För tillfället borde du hitta allt du behöver från vyerna Anställda och Grupper. Mer information om vyn Funktioner finns i den här artikeln.
​

Om du har flera avdelningar så väljer du först vilken avdelning det är du vill skapa dina arbetspass i. Arbetspass kan skapas från tre vyer: Grupper, Anställda och Funktioner.
​

Om du vill flytta ett arbetspass drar och släpper du det dit du vill ha det. Den här funktionen är praktisk om du tilldelar lediga arbetspass från vyn Anställda. Dra ett ledigt pass och släpp det för att tilldela det till en anställd.
​

Du kopierar ett pass genom att hålla in Alt/Option (Mac) eller Alt (Windows) och dra det dit du vill ha det. Praktiskt om du har samma arbetsplass fler gånger i veckan.
​

Du kan radera enskilda arbetspass eller radera alla pass i en viss vecka.
Radera ett enskilt arbetspass: Klicka på passet och klicka sedan på Radera längst ner i dialogrutan.
Radera alla arbetspass i en vecka: Öppna Verktyg högst upp till höger och välj Radera denna vecka.
​

När du har bekantat dig med schemat och vill minska tiden det tar att schemalägga kan du börja använda schemamallar. Läs den här artikeln för att få mer information om mallar.
​

Vill du spåra dina medarbetares timmar i Planday? Med Stämpelklocka kan anställda registrera när de börjar och slutar sina arbetspass i appen, och du kan godkänna tidkort för löner i Planday. Du kan också jämföra schemalagda arbetspass med faktiska timmar som de anställda arbetar. Detta är ett praktiskt verktyg om du vill förbättra schemaläggning och hålla kostnaderna nere. Mer information om stämpelklockan finns i den här artikeln.
​

När schemat är klart och stämpelklockan är konfigurerad kan du bjuda in flera anställda på en gång.
Öppna Medarbetare > Anställda och klicka på Bjud in anställda, som du hittar under Verktyg-menyn. Du kan också filtrera efter avdelningar.
Det finns mer information om hur du bjuder in anställda i den här artikeln.
​

När du har kommit igång med ditt första schema och du har bjudit dina anställda, kanske du vill lära dig mer om följande åtgärder: