🎯 För administratörer som vill integrera Fortnox med Planday.
Konfigurera Planday med Fortnox här eller se Fortnox - FAQ och felsökningsguide.
När din Fortnox-integration är igång är det bäst att se till att du upprätthåller din medarbetar- och lönedata uppdaterad, både i Planday och Fortnox. Den här artikeln förklarar de nödvändiga stegen för att hantera löner, förhandsgranska lönedata och synkronisera lönedata med Fortnox.
Hantering av löner
Innan du gör en lönekörning
För att kunna förhandsgranska och skicka lönedata till Fortnox måste du se till att Fortnox Registreringskoder och Plandays Lönearter är länkade. Vi rekommenderar att du följer denna checklista för inställningar för att säkerställa att allt är på plats.
⚠️ Vid migrering från en befintlig integration baserad på exportfiler:
Du kan hoppa över detta steg om du inte går från en integration baserad på export/import av PAXml-filer.
Se till att alla lönearter stöds i den nya integrationen. Du kan bland annat behöva ändra namn på följande koder OK0 (NV9 i PAXml-fil), OK1 (ÖK1 i PAXml-fil) och OK2 (ÖK2 i PAXml-fil).
Arbetade timmar för dina anställda:
Om dina anställda är timavlönade, gå till Inställningar > Lön > Allmänt och kontrollera att fältet Lönearter för Arbetade timmar är satt till ARB.
Om dina anställda får betalt utifrån Godkända tider i stämpelklockan: Kontrollera att du har godkänt alla stämpeltider från Schema > Stämpelklocka och att alla arbetspass som du vill inkludera i lönen är godkända (markerade som gröna på ditt schema).
Observera att som standard inkluderas endast godkända timmar i lönerapporterna.Om dina anställda får en månadslön måste du se till att de arbetade timmarna från schemat inte ingår i deras löneberäkningar och blir en del av överföringen för betalda timmar. För att kontrollera om timmarna redan är exkluderade, gå till Inställningar > Lön > Utskrifter och under Ignorera lönearter kontrollera om Löneart för månadslönerna redan finns på listan.
Om den inte redan finns kan du lägga till den via knappen Upprätta.
Därefter skall du se till att den nyskapade Lönearten är kopplad till profilerna för dina anställda med månadslön. Från Medarbetare > Anställda > Redigera anställd (✏️ ikonen på höger sida av skärmen) > Anställning > Personalgrupper > Redigera.
Här ska du lägga till den nya ignorerade Lönearten till varje personalgrupp som din medarbetare tillhör och välja ett datum då lönearten är giltig på deras profil (du bör välja ett datum som är före den första lönekörningen för integrationen) och lämna/ställ in Lönen (timlön) som 0 kr. I detta exempel sätter vi lönearten till TID, då denna ignorerades i förgående steg.
Lönetillägg för obekväm arbetstid
Om din organisation har OB-tillägg som skall adderas till lönekörningen, gå till Inställningar > Lön > Lönetillägg och se till att varje tillägg har rätt registreringskod (t.ex. OB1, OB2, OB3, etc.).
Från Inställningar > Lön > Kostförmån och kostavdrag, kan lönearten 322 för avdrag och 32 för förmån användas.
Kostavdraget behöver ha ett positivt värde.
Kontrollera att dina arbetspasstyper har rätt registreringskoder kopplade från Inställningar > Schema > Arbetspasstyper (t.ex. SJK, VAB, SEM).
Synkronisera data till Fortnox kostnadsställen
Om du vill synkronisera dina personalkostnader till Fortnox med kostnadsställen måste du mappa dina avdelningar i Planday till relevanta kostnadsställen i Fortnox och sedan aktivera funktionen.
Börja med att aktivera funktionen för kostnadsställen i Fortnox integration. Aktivera funktionen genom att gå till Inställningar i Planday > klicka på Integrationer > administrera Fortnox-integrationen och markera kryssrutan Inkludera avdelningsnummer (Fortnox kostnadsställe).
Gå sedan över till Fortnox för att kopiera och klistra in koder för dina kostnadsställen till motsvarande avdelningar i Planday (använd fältet Avdelningsnummer).
Förhandsgranska lönedata
Du kan skapa en förhandsgranskning av lönen och synkronisera dina poster (från Planday till Fortnox) för arbetade timmar, övertid, frånvaro och tillägg genom att gå in på Lön > Fortnox.
Här kan du förbereda och filtrera de uppgifter som du vill förhandsgranska eller synkronisera mellan de två systemen med hjälp av de alternativ som finns högst upp på skärmen:
Fortnox-konto: välj ett av dina anslutna Fortnox-konton att synkronisera lönedata till.
Datumintervall: välj perioden för lönekörningen genom att välja ett datumintervall.
Avdelning: välj vilken Planday-avdelning som lönedata ska samlas in för.
Arbetspass: välj vilka arbetspass från schemat som du vill förhandsgranska eller synkronisera data för:
endast Godkända arbetspass (valt som standard och rekommenderas vid synkronisering av löneuppgifter).
endast de som inte är godkända.
eller alla arbetspass från det valda datumintervallet.
Personaltyp & Personalgrupp: här kan du välja och filtrera vilka medarbetardata som ska inkluderas med hjälp av filter för Personaltyp och Personalgrupp.
Vid behov kan du välja att markera eller avmarkera enskilda anställda från båda rullgardinsmenyerna.
När du är nöjd med ditt urval kan du förhandsgranska dina data som en rapport i det övre högra hörnet (Förhandsgranska rapport). Detta kommer att generera en rapport som innehåller data enligt dina filter så att du kan verifiera och synkronisera.
Du kan inte synkronisera de valda uppgifterna utan att först förhandsgranska dem.
När rapporten är klar kan du se en översikt över dina uppgifter, som innehåller:
namn på de anställda (som de är registrerade i Planday),
deras anställningsnummer (motsvarande deras anställnings-ID i Fortnox),
antalet arbetade timmar (inom det valda datumintervallet och enligt de arbetspass som ingår).
För månadsavlönade kommer detta att visa antalet timmar som registrerats genom speciella arbetspasstyper (t.ex. övertid).total visar en uppskattad lön för timavlönade anställda eller den uppskattade skillnaden från den ordinarie lönen för månadsavlönade anställda (t.ex. övertid, avdrag osv.) om löner har registrerats i Planday.
För varje anställd i listan kan du klicka på deras namn i översiktslistan för att se en sammanställning av deras registrerade timmar per arbetspasstyp och deras totalbelopp per tilläggs- och avdragstyp.
Du har även möjlighet att kontrollera uppgifterna mer noggrant från Visa detaljer, vilket ger dig en fullständig bild av lönedata:
Grupperad efter Datum: visar arbetspass - inklusive raster, tillägg och avdrag relaterade till arbetspasset; samt start- och sluttider.
Funktion: markerar personalgrupp kopplad till arbetspasset, namn/detaljer för raster, tillägg och avdrag.
Antal: visar antalet timmar (förutom dagsbaserade tillägg eller avdrag).
Lönenivå: lön per timme för arbetspass, timtillägg eller lön per dag för dagsbaserade tillägg eller avdrag.
Total: det totala värdet av arbetspasset, rasten, tillägget eller avdraget enligt den registrerade lönenivån.
💡 Om du saknar vissa arbetspass, arbetspasstyper eller lönetillägg i förhandsgranskningen kan du läsa tidigare steg om uppdatering av registreringskoder eller se Fortnox integration: FAQs.
Synkronisera löneuppgifter till Fortnox
När du har förhandsgranskat och kontrollerat att uppgifterna är korrekta trycker du på Synkronisera rapport uppe i högra hörnet.
Detta kommer att rensa lönedata från Fortnox (om det finns någon befintlig data för det valda datumintervallet sedan förut) och överföra den valda datan till Fortnox.
Beroende på mängden data i din rapport kan denna process ta några ögonblick.
När processen är klar får du ett bekräftelsemeddelande under Synkroniseringsstatus.
Om du stöter på några fel under synkroniseringsprocessen kommer du att se ett meddelande om vad som gick fel. Dubbelkolla dina data eller följ instruktionerna för felsökning i denna Fortnox - FAQ och felsökningsartikel.
Se relaterade artiklar:
ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.