🔓 Behörighetsnivåer i Planday: Administratör.
🌐 Abonnemangsplan: Plus, Pro, Enterprise
ℹ️ Viktig å lese: Fortnox integration - FAQ och felsökning.
SeKoppla samman Planday med Fortnox för att hålla din information uppdaterad i båda systemen och göra datahanteringen mer praktisk och tidseffektiv. Du kan hantera och synkronisera data med ett fåtal klick när integrationen körs.
Den här guiden går vi igenom de steg som krävs för att konfigurera anslutningen mellan Planday och Fortnox, inklusive ansluta till ett Fortnox-konto och mappa medarbetardata mellan systemen.
Anslut ditt Fortnox-konto
För att påbörja konfigurera Fortnox integration, navigera till Inställningar > Integrationer > Översikt, hitta Fortnox integration eller sök efter den, och klicka på Ställ in.
Detta öppnar en ny vy där du behöver konfigurera integrationen. Aktivera integrationen genom att trycka på knappen.
I sektionen Konton, tryck på Lägg till, vilket kommer att omdirigera dig till Fortnox inloggningssida, där du behöver logga in på ditt Fortnox-konto.
När du har loggat in kan du granska de begärda behörigheterna och godkänna anslutningen till Planday.
💡 Du måste ha sysadmin-rättigheter i Fortnox för att kunna auktorisera applikationen.
Om du inte redan har det måste du skaffa en integrationslicens för Fortnox. (Mer information finns på Fortnox prissättningssida).
När auktoriseringen av ditt Fortnoxkonto är klart kommer du att omdirigeras tillbaka till sidan för integrationsinställningar på Planday. Öppna Fortnox-integrationen igen genom att trycka på Administrera. Du bör nu se kontonamnet som du just anslöt listat i avsnittet Konton.
Med minst ett Fortnox-konto anslutet kan du gå vidare och matcha medarbetardata mellan Planday och Fortnox.
Skapa en mappning av medarbetardata
För att integrationen ska fungera som avsett måste du skapa en mappning av medarbetaruppgifterna för att säkerställa att medarbetaruppgifterna i Planday matchar motsvarande medarbetaruppgifter i Fortnox. Detta krävs för att aktivera integrationen och garantera att data synkroniseras korrekt mellan de två systemen.
På sidan Inställningar för Fortnox-integration, i avsnittet Data för anställda, klickar du på Skapa mappning.
Välj sedan ett av dina anslutna Fortnox-konton. Om du har några medarbetarposter i Fortnox som ännu inte finns i Planday kan de skapas automatiskt. Det är därför nästa steg är att välja en avdelning i Planday för de nya medarbetardata.
💡 Du kan ändra en medarbetares avdelning senare genom att gå till Medarbetare > Anställda och klicka på deras namn för att redigera deras information.
Verifiera mappning av medarbetardata
När data har laddats kommer förslag på medarbetarmappningar som du ska bekräfta eller korrigera vid behov innan mappningen skapas.
Denna lista ska innehålla de anställdas uppgifter från Planday (med deras anställningsnummer), deras motsvarighetspost från Fortnox (med deras anställnings-ID) och synkroniseringsstatus mellan de två systemen.
Matchning av befintliga anställda
Föreslagna matchningar:
De automatiskt matchade förslagen är markerade med en blå länksymbol.
Matchningarna baseras på medarbetarens användarnamn (e-postadress) i Planday och dennes e-postadress i Fortnox.
Matchningarna kan även baseras på medarbetarens ID när Plandays anställningsnummer matchar deras anställnings-ID i Fortnox.
Manuella matchningar:
Markeras även med en blå länksymbol.
För anställda med data i båda systemen, men för vilka e-postadressen eller anställningsnummer inte kan matchas, kan du manuellt skapa en länk från knappen Lägg till anställda. När du manuellt kopplat samman två medarbetare har länken lagts till i mappningen och deras profiler matchar motsvarande i listan visas den blå länksymbolen, vilket bekräftar deras status.
När du har klickat på Lägg till anställd kan du växla mellan två listor med medarbetarposter, med ej matchade medarbetare från Planday och Fortnox.
När du har valt vilka anställda som ska läggas till i mappningen från listorna klickar du på Spara. Om inga anställda i listan behöver läggas till eller om du inte har några ändringar att göra klickar du på Avbryt för att återgå till föregående vy.
⬆️ Om du inte kan markera en medarbetare innebär det att information saknas i vissa fält på medarbetarens profil. För markören över namnet för att se vilka fält det gäller. Tänk på att kontrollera att de Planday-obligatoriska fälten för medarbetaruppgifter inte är tomma när du skapar en mappning mellan Fortnox och Planday. Du kan läsa mer om det i vår FAQ-artikel.
Import av anställda
Markerad med en grön ikon.
Om data för en anställd enbart finns i Planday eller i Fortnox, måste du även lägga till dem manuellt i något av systemen. Klicka på knappen + Lägg till anställda, välj sedan bland de medarbetare som är tillgängliga i någon av listorna och tryck sedan på Spara. Detta skapar en ny medarbetare i Planday eller Fortnox, baserad på datan som finns i det andra systemet.
Observera att olika uppgifter kan vara obligatoriska i de olika system och de behöver vara ifyllda. Om ett obligatoriskt fält är tomt visas en röd varningsikon bredvid den anställdes namn. Detta innebär att du inte kommer att kunna skapa en ny medarbetarpost innan alla obligatoriska uppgifter har fyllts i. Du kan läsa mer om detta i Fortnox FAQ-artikel.
💡 På huvudsidan för mappningen hittar du Sammanfattning på höger sida. Den visar antalet anställda grupperade efter status och återspeglar vad som kommer att hända när mappningen läggs till i integrationen.
Om du för markören över infoikonen i rutan Sammanfattning får du en lista över vilken information som synkas från Planday till Fortnox när den uppdateras i Planday.
När du har matchat medarbetaruppgifterna från de två systemen är du redo att lägga till mappningen i din integration. Tryck på knappen Lägg till i integration uppe i högra hörnet.
Redigera och ta bort mappningar för anställda
Du kan alltid ändra den mappning du skapat mellan de två systemen genom att gå till Inställningar > Integrationer > Översikt, hitta Fortnox Integration och klicka på Administrera.
Under Data för anställda hittar du befintliga mappningarna. Klicka var som helst på raden eller håll markören över raden och välj Redigera ( ✏️ ) ikonen.
Här kan du välja en ny standardavdelning (inom Planday) eller fortsätta att redigera den befintliga mappningen genom att klicka på Synkronisera.
På samma sätt som när du skapar en medarbetarmappning kan du finjustera de enskilda medarbetarmappningarna.
Du kanske lägger märke till en grå ikon i kolumnen Status när du redigerar en mappning av medarbetardata. Detta indikerar att mappningen för den anställde redan har skapats.
Dessutom kan vissa anställda ha en gul ikon som status, vilket betyder att deras profil har inaktiverats i Planday.
Om du vill utesluta anställda från din befintliga mappning kan du ta bort dem en efter en från X-ikonen höger sida på deras rad.
När du är klar med de nödvändiga ändringarna klickar du på Lägg till i integration.
Om du vill ta bort en mappning helt (ta bort mappningen för alla mappade anställda på en gång) klickar du på ikonen Radera ( 🗑 ) genom att hålla muspekaren över namnet på mappningen.
Ytterligare inställningar för medarbetardata
Du kommer att märka att två alternativ är aktiverade som standard i avsnittet Data för anställda. Du kan välja om du vill hålla:
Håll Fortnox uppdaterat med data för anställda från Planday - Synkronisera ändringar i medarbetardatafält från Planday till Fortnox. (Ändringar synkroniseras direkt till Fortnox).
Håll Planday uppdaterat med de senaste lönenivåerna och månadslönerna från Fortnox - Synkronisera timlöner och fasta månadslöner från Fortnox till Planday (daglig synkronisering kl. 03:00)
Här kan du se en snabb översikt över din befintliga mappning. Detta inkluderar den Planday-avdelning där de nytillkomna anställda kommer att skapas mot och en referens för hur många anställda som har sina uppgifter inkluderade i mappningen.
När du har kartlagt anställda och justerat synkroniseringsinställningar kan du gå vidare till nästa steg och konfigurera löner.
Se relaterade artiklar:
ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.