Börja med att aktivera Hogia från vår integrationssida Inställningar > Integrationer > Översikt > Ställ in “Hogia Lön Plus”.

Lönearter som skickas samtidigt som avvikelsearter behöver summeras här för att konverteraren ska kunna skapa korrekta avvikelseperioder. Det kan exempelvis vara lönearter för sjuk-OB eller ett lönetillägg för periodens arbetade dagar. Vid summering samlas totala timmar med lönearten på en rad för hela löneperioden i lönefilen. Om lönearterna som skickas samtidigt som avvikelsearter inte summeras innan konvertering av filen så kommer de att bryta avvikelseperioden så att den konverteras felaktigt.

Om du väljer att inte summera några lönearter innan lönefilen konverteras skrivs varje löneart ut på en egen rad med specificerat datum. Konverteraren (mer information i avsnitt 5. Lönekörning i Hogia), kommer sedan att summera lönearter på en rad för hela löneperioden samt skapa avvikelseperioder. Alltså ska inga avvikelsearter summeras här eller lönearter som inte registreras i kombination med en avvikelseart.

I utgångspunkt exporterar integrationens personschema timmar för alla schemalagda pass utan någon filtrering.

Ta ut listor från Hogia vid behov:
​
- Egna rapporter - personkort (inkl. anställningsnummer och lön)
- Förenklad löneartslista
- Avvikelseartslista
​
Hogia > Analys > Rapporter > fliken Register
Markera Personkort, Förkortad löneartslista, Avvikelseartslista
Tryck på Bildskärm > Skriv ut
​

Planday > Medarbetare > Anställda > Redigera anställd > Personuppgifter
​

Följande är standardlönearter och kan skilja sig från verksamhet till verksamhet.

Med Hogia Lön Plus så finns det möjlighet att använda avvikelsearter vid import av tidunderlag. Avvikelsearter fungerar ungefär på samma sätt som frånvarostödet och underlättar hanteringen av frånvaro avsevärt. Det räcker med att du anger ”Sjuk” i Planday, sedan känner Hogia av om det är första eller andra sjukdag och lägger till alla bakomliggande lönearter. Om du är osäker på om du har avvikelsearter i Hogia, kontakta Hogias support.
​
Ställ in avvikelsearterna från Planday > Inställningar > Schema > Arbetspasstyper
​
​Följande är standardavvikelsearter och kan skilja sig från verksamhet till verksamhet.

Hogia > Anställda > Välj anställd > Personliga löneuppgifter
​
Kontrollera att månadslön eller timlön + P8 Arbetstid/vecka är inställt (detta för att sjuklön ska kunna beräknas korrekt).
​

Medarbetare > Avdelningar > Redigera avdelning > Avdelningsnummer
​
Kontrollera också att ”Gruppera per avdelning” är markerat från Inställningar > Lön > Allmänt > Gruppering av arbetspass.
​

OBS - Månadsavlönade medarbetare måste ligga på ett schema, antingen förinställt i Hogia - eller importerat från Planday, schemainformation krävs för att avvikelser ska kunna importeras. Hogia > Anställda > Välj anställd > Schema

Hogia > Anställda > Välj anställd > Schema

I utgångspunkt exporterar integrationens personschema timmar för alla schemalagda pass utan någon filtrering.
​
Genom att lägga till koder i Exkluderade lönekoder kan du välja att exkludera vissa arbetspasstyper och timmar från Hogia Lön Plus 214007 - Personschema filen. Inställningar > Integrationer > Översikt > Ställ in “Hogia Lön Plus” > Lönearter > Exkluderade lönekoder > Lägg till

Börja med att göra en testimport av några få anställda för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om alla medarbetare skulle importeras på en och samma gång.
​

Exportera lönefilerna från Planday > Lön > Löneexport, ladda ner dessa 3 format:

Spara filerna på din dator.
​

Hogia lön plus 214006-filen behöver konverteras innan den kan importeras till Hogia. Om du saknar konverteraren - kontakta vår support. Konverteraren behövs för att avvikelseperioderna ska bli korrekta med start- och slutdatum i lönefilen.
​
Öppna Hogia lön plus 214006-filen med konverteraren (Planday.WliWizard) och följ stegen. Det skapas en ny fil som inkluderar converted i namnet. Det är denna fil som ska importeras till Hogia.
​

Innan du gör importen till Hogia, gå igenom PDF-rapporten grundligt för att säkerställa att underlaget är korrekt.
​
Gå till Hogia och välj Arkiv > Import > Arbetsschema- för att importera personschemat.
​
Gå till Hogia och välj Arkiv > Import > Löneberedning- för att importera lönetransaktionerna.
​

Välj den mapp där du sparade den konverterade lönefilen och klicka på OK.
​
En lista över vad som kommer importeras och för vem kommer upp, klicka på Importera.
En förhandsgranskning syns, klicka på Stäng och Stäng igen.
​
För att få upp löneberedningen klicka på Beredning och välj den anställde.
​
Kontrollera mot PDF-rapporten att rätt underlag har kommit in. Gör eventuella justeringar och klicka sedan på OK&Nästa.
​
Om denna lönekörning var ett test så behöver importen raderas inför nästa gång.
​
- Dubbelklicka på varje rad i löneberedningen så att den tas bort – gör detta tills alla rader och info har försvunnit från den anställde.
​
- Klicka sedan på OK & Nästa
​
- Välj Nej på frågan ”Personen klar för avräkning?”
​
- Klicka på Avbryt och Stäng

Om importen inte skulle fungera så kommer ett felmeddelande upp vid inläsning. Det kan bland annat bero på att anställningsnummer eller löneart inte stämmer överens med Hogia.

Exportera lönebeskeden från Hogia till en fil i PDF-format som innehåller alla anställdas lönebesked. PDF-filen behöver innehålla namn, anställningsnummer och personnummer för att Planday ska kunna koppla lönebeskeden till rätt anställd. PDF-filen behöver vara läsbar, det vill säga att texten i filen kan markeras. Filen får inte heller vara lösenordsskyddad.

​Rapporter > Kryssa för ’Lönespecifikation’ > Kryssa för ’Skriv ut personnummer’ > OK > Bildskärm > Export > PDF format > OK.
​

Kontrollera så att rätt lönebesked har blivit matchat med rätt anställd genom att klicka på Öppna lönebesked.
Om allt ser rätt ut - klicka på SPARA så laddas lönebeskeden upp på den anställdas profil.
​
En översikt över alla uppladdade lönebesked är tillgängligt från Lön > Lönebesked. Lönebesked syns även från Redigera anställd > Lönebesked.

Hanteras endast i Hogia på beredningen, normalt sätt läggs semesterersättning manuellt på löneart 016 (Sem.lön löpande, timavl) och den beräknar ut 12% på timlön + Semesterlönegrundande frånvarotimmar.