Alla samlingar
Integrationer
Löneintegrationer
Hogia Lön Plus integration — Exportera löneunderlag
Hogia Lön Plus integration — Exportera löneunderlag

Följ dessa anvisningar för att förbereda en lönekörning mot Hogia Lön Plus.

L
Skrivet av Laura
Uppdaterad denna vecka

🎯 För administratörer som använder Hogia Lön Plus integration baserad i Norge och Sverige. Använder du Hogia Lön? Läs vår guide.

1. Aktivera Hogia

Börja med att aktivera Hogia från vår integrationssida Inställningar > Integrationer > Översikt > Ställ in “Hogia Lön Plus”

  • Från fliken Inställningar väljer du om du vill “inkludera belopp i lönefilen 214006 eller ej.

  • Från fliken Lönearter > Inkluderade lönekoder kan du lägga till lönearter som ska summeras inom löneperioden direkt vid export av lönefilen.

Lönearter som skickas samtidigt som avvikelsearter behöver summeras här för att konverteraren ska kunna skapa korrekta avvikelseperioder. Det kan exempelvis vara lönearter för sjuk-OB eller ett lönetillägg för periodens arbetade dagar. Vid summering samlas totala timmar med lönearten på en rad för hela löneperioden i lönefilen. Om lönearterna som skickas samtidigt som avvikelsearter inte summeras innan konvertering av filen så kommer de att bryta avvikelseperioden så att den konverteras felaktigt.

Om du väljer att inte summera några lönearter innan lönefilen konverteras skrivs varje löneart ut på en egen rad med specificerat datum. Konverteraren (mer information i avsnitt 5. Lönekörning i Hogia), kommer sedan att summera lönearter på en rad för hela löneperioden samt skapa avvikelseperioder. Alltså ska inga avvikelsearter summeras här eller lönearter som inte registreras i kombination med en avvikelseart.

  • Från filken Lönearter > Exkluderade lönekoder kan du lägga till lönekoder om du vill exkludera vissa arbetspasstyper och timmar från Hogia Lön Plus 214007 - Personschema filen.

I utgångspunkt exporterar integrationens personschema timmar för alla schemalagda pass utan någon filtrering.


2. Ställ in anställningsnummer och lönearter i Planday

Dessa ska stämma överens mot Hogias register.

  • Anställningsnummer

  • Lönearter

Ta ut listor från Hogia vid behov:

- Egna rapporter - personkort (inkl. anställningsnummer och lön)
- Förenklad löneartslista
- Avvikelseartslista

Hogia > Analys > Rapporter > fliken Register
Markera Personkort, Förkortad löneartslista, Avvikelseartslista
Tryck på Bildskärm > Skriv ut

Ställ in anställningsnummer och personaltyp i Planday:

Planday > Medarbetare > Anställda > Redigera anställd > Personuppgifter

Ställ in lönearter i Planday:

Följande är standardlönearter och kan skilja sig från verksamhet till verksamhet.

Timlön: L010

Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar

Månadslön: 999

Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Fast lön. Eller på den anställdes profil där fast lön anges. Månadslön skickas inte från Planday, därav används 999 som är en ignorerad löneart.

Periodens arbetade timmar: L031

Ställs in på den månadsavlönades timlön (0 kr), på varje personalgrupp medarbetaren tillhör.

OB tillägg 1-5: L310-L314

Planday > Inställningar > Lön > Lönetillägg

Kostavdrag: L843

Planday > Inställningar > Lön > Kostförmån och Kostavdrag

Kontrollera att 999 är inställt som en ignorerad löneart från Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönearter.


3. Frånvaro

Med Hogia Lön Plus så finns det möjlighet att använda avvikelsearter vid import av tidunderlag. Avvikelsearter fungerar ungefär på samma sätt som frånvarostödet och underlättar hanteringen av frånvaro avsevärt. Det räcker med att du anger ”Sjuk” i Planday, sedan känner Hogia av om det är första eller andra sjukdag och lägger till alla bakomliggande lönearter. Om du är osäker på om du har avvikelsearter i Hogia, kontakta Hogias support.

Ställ in avvikelsearterna från Planday > Inställningar > Schema > Arbetspasstyper

Följande är standardavvikelsearter och kan skilja sig från verksamhet till verksamhet.

  • Sjuk: A600

  • Föräldraledig: A615

  • Tjänstledig: A630

  • VAB (vård av barn): A610

  • Semester: A503


4. Kontrollera inställningar i Hogia

Är månadslön och timlön inställt på den anställde?

Hogia > Anställda > Välj anställd > Personliga löneuppgifter

Kontrollera att månadslön eller timlön + P8 Arbetstid/vecka är inställt (detta för att sjuklön ska kunna beräknas korrekt).

Används resultatenheter?

  • Gå till Hogia > Anställda > Välj anställd > Allmänt för att se vilka resultatenheter som används, notera dessa.

  • Inne på lönearter (Hogia > Lönearter > Allmänt) så är det nödvändigt att se till så att "Resultatenhet" är markerat för "Vid löneberedning registreras" - detta måste göras för alla lönearter (timlön, månadslön, OB - så att det kopplas till respektive resultatenhet vid import).

  • Gå till: Hogia > Arkiv > Inställningar > Löneberedning – se till att ”Registrera resultatenhet” är markerad.

  • Resultatenheter ska också ställas in i Planday, det ställs in genom Avdelningsnummer.

Medarbetare > Avdelningar > Redigera avdelning > Avdelningsnummer

Kontrollera också att ”Gruppera per avdelning” är markerat från Inställningar > Lön > Allmänt > Gruppering av arbetspass.

Kontrollera arbetsschema

OBS - Månadsavlönade medarbetare måste ligga på ett schema, antingen förinställt i Hogia - eller importerat från Planday, schemainformation krävs för att avvikelser ska kunna importeras. Hogia > Anställda > Välj anställd > Schema

Hogia > Anställda > Välj anställd > Schema

Exkludera lönearter

NYHET: Det är nu möjligt att exkludera lönearter från Hogia Lön Plus 214007 - Personschema rapporten.

I utgångspunkt exporterar integrationens personschema timmar för alla schemalagda pass utan någon filtrering.

Genom att lägga till koder i Exkluderade lönekoder kan du välja att exkludera vissa arbetspasstyper och timmar från Hogia Lön Plus 214007 - Personschema filen. Inställningar > Integrationer > Översikt > Ställ in “Hogia Lön Plus” > Lönearter > Exkluderade lönekoder > Lägg till


5. Lönekörning i Hogia

Börja med att göra en testimport av några få anställda för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om alla medarbetare skulle importeras på en och samma gång.

1. Exportera filerna från Planday

Exportera lönefilerna från Planday > Lön > Löneexport, ladda ner dessa 3 format:

  • Hogia lön plus 214007 (personschema)

  • Hogia lön plus 214006

  • PDF Rapport (kan användas som underlag för att se att allt importerats korrekt till Hogia)

Spara filerna på din dator.

2. Konvertera Hogia lön plus 214006-filen

Hogia lön plus 214006-filen behöver konverteras innan den kan importeras till Hogia. Om du saknar konverteraren - kontakta vår support. Konverteraren behövs för att avvikelseperioderna ska bli korrekta med start- och slutdatum i lönefilen.

Öppna Hogia lön plus 214006-filen med konverteraren (Planday.WliWizard) och följ stegen. Det skapas en ny fil som inkluderar converted i namnet. Det är denna fil som ska importeras till Hogia.

3. Importera filerna till Hogia

Innan du gör importen till Hogia, gå igenom PDF-rapporten grundligt för att säkerställa att underlaget är korrekt.

Gå till Hogia och välj Arkiv > Import > Arbetsschema- för att importera personschemat.

Gå till Hogia och välj Arkiv > Import > Löneberedning- för att importera lönetransaktionerna.

Välj den mapp där du sparade den konverterade lönefilen och klicka på OK.

En lista över vad som kommer importeras och för vem kommer upp, klicka på Importera.
En förhandsgranskning syns, klicka på Stäng och Stäng igen.

För att få upp löneberedningen klicka på Beredning och välj den anställde.

Kontrollera mot PDF-rapporten att rätt underlag har kommit in. Gör eventuella justeringar och klicka sedan på OK&Nästa.

Om denna lönekörning var ett test så behöver importen raderas inför nästa gång.

- Dubbelklicka på varje rad i löneberedningen så att den tas bort – gör detta tills alla rader och info har försvunnit från den anställde.

- Klicka sedan på OK & Nästa

- Välj Nej på frågan ”Personen klar för avräkning?”

- Klicka på Avbryt och Stäng

⚠️Viktigt att veta är att efter vi gjort en import till Hogia så raderas importfilen.


6. Vanliga problem & felsökning

Om importen inte skulle fungera så kommer ett felmeddelande upp vid inläsning. Det kan bland annat bero på att anställningsnummer eller löneart inte stämmer överens med Hogia.


7. Importera lönebesked till Planday

Exportera lönebeskeden från Hogia till en fil i PDF-format som innehåller alla anställdas lönebesked. PDF-filen behöver innehålla namn, anställningsnummer och personnummer för att Planday ska kunna koppla lönebeskeden till rätt anställd. PDF-filen behöver vara läsbar, det vill säga att texten i filen kan markeras. Filen får inte heller vara lösenordsskyddad.

  • Exportera lönebesked från Hogia:


Rapporter > Kryssa för ’Lönespecifikation’ > Kryssa för ’Skriv ut personnummer’ > OK > Bildskärm > Export > PDF format > OK.

  • Gå sedan till Planday > Lön > Importera lönebesked och välj datum för löneperioden, format Hogia Lön, Ladda upp PDF filen med lönebeskeden och klicka på Importera.

Kontrollera så att rätt lönebesked har blivit matchat med rätt anställd genom att klicka på Öppna lönebesked.
Om allt ser rätt ut - klicka på SPARA så laddas lönebeskeden upp på den anställdas profil.

En översikt över alla uppladdade lönebesked är tillgängligt från Lön > Lönebesked. Lönebesked syns även från Redigera anställd > Lönebesked.

Anställda har tillgång till sina egna lönebesked från:

  • App: Mer > Dokument > Lönebesked

  • Dator: Hem > Lönebesked


8. Semesterersättning

Hanteras endast i Hogia på beredningen, normalt sätt läggs semesterersättning manuellt på löneart 016 (Sem.lön löpande, timavl) och den beräknar ut 12% på timlön + Semesterlönegrundande frånvarotimmar.


ℹ️ Behöver du mer hjälp?
🔍 Sök i Help Center | Se videoguider på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 För personlig support
Logga in på Planday och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner på sidan om du har fler frågor, eller boka personlig produktträning med en expert.

Fick du svar på din fråga?