🎯 For administratorer med fuld adgang til Planday.
Kan du som administrator ikke se menuen, kan du checke jeres adgangsniveauer. Det er også nødvendigt at have opsat kontraktregler.
Især ved brug af Stempelur kan der være nogle indstillinger eller funktioner på din portal, der forstyrrer denne funktion. Hvis du ikke kan finde oversigtssiden for normtimer, skal du kontakte vores supportteam.
Hvad er normtimer?
Siden med oversigten over Normtimer er en let måde at få fat i alle de oplysninger, du har brug for på et øjeblik. Dette giver dig mulighed for på en fleksibel måde at se og styre arbejdstiden for dine medarbejdere.
Hvis du har oprettet Kontraktregler og tildelt dem til medarbejdere, kan du se, i hvilket omfang betingelserne overholdes i området arbejdstid i henhold til kontrakt. På baggrund af dette kan du træffe beslutninger om din vagtplanlægning og udbetaling af afspadsering.
Oversigt
Oversigtsiden vil gøre opmærksom på, hvis der ikke er nogen kontraktregler på plads og vil guide dig til Opsætning af kontraktregler. Oversigtsiden samler på ét sted oplysninger om: Dine medarbejdere, vagtplanen og kontraktregler.
For at se oversigten over dine medarbejderes arbejdstid i forhold til deres respektive kontraktregler skal du gå til Vagtplan > Normtimer.
Kort fortalt viser denne side en liste over dine Medarbejdere for den givne Afdeling inden for den valgte Kontraktperiode og de valgte Kontraktregler.
Herunder finder du lidt flere oplysninger om de forskellige filtre:
Kontraktregler: Viser alle de kontraktregler, der er oprettet på din portal. Når du har valgt en regel, bruger listen det primære interval til at vise dig timeoversigten per medarbejder.
Bemærk: Under Kontraktregler inkluderer funktionen 'vælg alle' ikke alle kontraktregler. Hvorfor ikke?
Grunden til, at alle kontraktregler ikke vises, er, at nogle regler har et andet interval end andre. Så hvis du f.eks. har en kontraktregel med et ugentligt interval og en anden regel med et månedligt interval, vil de blive vist hver for sig, da de dækker en anden periode. Ligeledes, hvis du har en kontraktregel med et ugentligt interval, der starter på en mandag, og en anden med et ugentligt interval, der starter på en torsdag, vil de også blive vist separat.
Kontraktperiode: Er tæt forbundet med kontraktreglen. Det primære interval af kontraktreglen bestemmer formatet, der skal vises til kontraktperioden. Dette betyder, at den viste start- og slutdato altid vil dække hele intervallets længde. Hvis en kontraktregel er indstillet til at nulstilles hver 2. uge, vil kontraktperioden også være 2 uger.
Afdelinger: Du kan filtrere medarbejderne på listen efter de afdelinger, de er en del af. Dette filter overholder de afdelingsbegrænsninger, der er indstillet gennem dine adgangsniveauer. De viste timer påvirkes ikke af afdelingsfilteret. Hvis en medarbejder har en vagt i en anden afdeling, vil de arbejdede timer dér blive inkluderet i oversigten.
Kolloner forklaret:
Planlagte timer - arbejdstid fra de planlagte vagter ekskl. ubetalte pauser.
Godkendte timer – tidligere vagter, der er godkendt til udbetaling.
Normtimer - det antal arbejdstimer, der kræves og er udspecificeret i kontraktreglerne inden for det primære interval.
Afvigelse i timer - forskellen mellem godkendte timer og normtimer. Dette viser et samlet antal uden at tage hensyn til tidligere overførsler.
Timer til overførsel - det antal timer, der er kan overføres til en medarbejders afspadseringskonto. Dette tager højde for tidligere overførte timer og nylige ændringer udløst af godkendte timer. Du kan læse mere om dette i Registrer overtid og afspadsering med Kontraktregler.
Overførte timer - antallet af tidligere overførte timer inden for den valgte periode.
Flex balance - den aktuelle saldo. Saldoen vises som en samlet total, ikke begrænset af den valgte periode.
Alle dine medarbejdere skal have en Afspadseringskonto knyttet til deres profil. Dette vil være det værktøj, du vil bruge til at holde øje med variationen i arbejdstid fra et datointerval til et andet. Hvis dette ikke er på plads for en eller flere af dine ansatte, får du en besked med meddelelsen "Konto ikke konfigureret" i kolonnen Flex balance (første kolonne fra højre).
Du kan læse mere om hvordan du tildeler afspadseringskontoen i Anvend afspadseringskonto for dine medarbejdere.
⚠️ Bemærk, at det antal arbejdstimer, der tages i betragtning, afhænger af den eller de vagttyper, der er valgt for den pågældende kontraktregel under Indstillinger > HR > Kontraktregler > Redigér. Se mere i artiklen Opret og anvend kontraktregler. Du kan også få adgang til dette hurtigt fra ⚙️ Åbn indstillinger øverst på højre hjørne.
Overførsel af timer til afspadseringskontoen
Værdien i kolonnen Timer til overførsel gør dig opmærksom på, om en overførsel er nødvendig eller ej. Helt specifikt fortæller en positiv balance (🔴), at medarbejderen har overskredet deres krævede aftalte timer, hvilket kan føjes til Flex balancen. En negativ balance viser, at medarbejderen endnu ikke har opfyldt de krævede timer (🟡). Den negative afvigelse kan trækkes fra Flex balancen. Hvis timer til overførsel er 0 (🟢), betyder det at der ingen afvigelse har været i den valgte kontraktperiode. Eksempelvis herunder for medarbejder Maria Hansson.
For at overføre +/- timerne skal du i venstre side af kolonnen Medarbejder sætte flueben ved de medarbejdere, du gerne vil overføre timer til.
💡Hvis der allerede blev udført en overførsel til en medarbejder og du prøver at vælge samme ansatte igen, vil du se en blokeringsindikator. Dette er for at undgå forkert beregning af mængden af overførte timer.
Når du vælger, ser du de tilgængelige handlinger i bunden af skærmen. En af handlingerne er Overfør Timer (→). Dette udfører den nødvendige overførsel fra eller til Flex balancen, så timer til overførsel går i nul.
En overførsel af timer som denne vises også i Medarbejder > Rediger medarbejder > Afspadsering, som en regulering. Se mere i Se og rediger balancen på afspadsering.
Rapporter
Fra øverste højre hjørne, Eksportér data, kan du også eksportere oversigtsdataene som en kopi i en Excel-fil. Dette genererer en fil, der ligner den nedenunder.
⚠️ I øjeblikket er startdatoen for en kontraktregel og en dato for ansættelsen for en ansat ikke knyttet til beregningen af normtimerne. Denne funktion er under udvikling sammen med funktionen, der skaber en årsoversigt.
Se også:
ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com
💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.