🎯 For administratorer der gerne vil oprette Fraværpolitik for fast ferie.
Ansvarsfraskrivelse: Det er dit ansvar at sikre overholdelse af de relevante regler for årlig ferie og at konfigurere Planday til at være egnet til særlige forhold for din organisation og dine medarbejdere. Hvis du er i tvivl, skal du søge professionel juridisk rådgivning.
Lær Plandays fraværsmodul at kende, og find ud af, hvilken politik der passer til dine behov.
Er du en medarbejder? Se Sådan anmoder du om ferie
I Plandays fraværsopsætning kan du administrere dine medarbejderes afspadsering ved at oprette fraværspolitikker. En politik er et sæt regler, der bestemmer optjening, løn, varighed af ferie osv. Anvend disse politikker på dine medarbejdere ved at oprette individuelle fraværskonti til dem, så du kan registrere deres ferie nøjagtigt.
Hvad er en fraværspolitik for fast ferie?
Med en fraværspolitik for fast ferie har medarbejderne en åbningssaldo og optjener ikke ferie løbende ved at arbejde. Medarbejderne trækker deres ferie fra en konto baseret på denne faste politik, som ikke optjener yderligere dage eller timer og nulstilles årligt. I nogle tilfælde kan saldoen overføres til en ny separat konto.
Ved udløbet af den definerede periode, f.eks. ved udgangen af et kalenderår, kan kontoen fornyes, og ikke-afholdte feriedage kan overføres til den nye konto.
💡 Hvis du ønsker at oprette en konto til optjent ferie med løbende optjening per år, måned, dag eller procentvis, kan du læse mere om dette her.
Opret en fraværspolitik for fast ferie
Gå til Indstillinger > Fravær > Politikker > Opret politik.
Vælg Fraværspolitik
Trin 1 af 3 - Vælg navn og periode
Politikoplysninger
Navn: Ferie, barsel eller lignende.
Beskrivelse: Her kan du angive en beskrivelse af fraværspolitikken hvis ønsket.
Optjeningsperiode
Startdato: Her vælger du i hvilken periode åbningssaldoen dækker over. Dvs. ved at vælge en dato og 12 måneder frem, så vil den valgte åbningssaldo gælde i denne periode.
Forny automatisk: Vi anbefaler "Ja". Hvis du ikke markerer denne indstilling, bliver kontoen ikke fornyet automatisk og du skal manuelt oprette nye konti hvert år, når de gamle bliver forældede.
Forbrugsperiode
Denne dato definerer i hvilken periode der kan søges og afholdes ferie. Datoen der vælges her definerer også hvornår fraværskontoen afsluttes/fornyes. F.eks. 1. januar hvis fraværskontoen starter og slutter den 1. januar.
Når alt ser ud som ønsket, trykker du Næste.
Trin 2 af 3 - Sæt en åbningssaldo
Politik for optjent ferie
Optjening i: Vælg dage eller timer som din åbningssaldo. Dette kan ikke ændres, når først politikken er oprettet.
Åbningssaldo: Under dette felt indtastes værdien af dage eller timer per år. Du kan ændre denne værdi for den specifikke medarbejder på et senere tidspunkt hvis ønsket.
Optjeningssats: I oprettelsen af en Fraværspolitik til fast ferie skal du vælge "Brug ikke" under optjeningssats.
Pengeudbetaling
Sæt til Brug ikke (denne indstilling benyttes mest af andre markeder)
Åbningssaldoen som angives her vil være den balance der kan ses på hver medarbejders fraværskonto hver gang en ny forbrugsperiode starter.
Når alt ser ud som ønsket, trykker du Næste.
Trin 3 af 3: Yderligere kontodetaljer
Medarbejdertyper, afdelinger og personalegrupper: Disse indstillinger gør det muligt at begrænse, hvilke medarbejdere der kan bruge den specifikke fraværskonto, du opretter. Hvis du f.eks. kun ønsker at bruge ferie i en bestemt afdeling, kan du begrænse adgangen med denne indstilling.
Opret automatisk: Vælger du dette til, vil systemet automatisk oprette denne konto for alle nye og eksisterende medarbejdere, der matcher de valgte muligheder overfor.
⬆️ Bemærk: Vær ekstra opmærksom på dine ovenstående valg. Optjeningssatsen, perioden og forbrugsperioden vil automatisk blive anvendt på de valgte medarbejdere. Dog er det stadig muligt at ændre detaljerne manuelt på hver medarbejder, hvis ønsket, under Vagtplan > Fraværskonti.
Negativ saldo: Vælg, om der skal tillades negativ balance på fraværspolitikken eller ikke. Hvis du ikke markerer denne indstilling, tillader kontoen ikke en negativ værdi. Hvis en medarbejder har en balance på 5 dage og beder om 7 dage, kan medarbejderen ikke anmode om ferie i den periode, da omkostningen overstiger den tilgængelige saldo.
Maks fraværsdage i træk: Her vælger du hvorvidt der skal være en begrænsning på feriedage efterfulgt at hinanden. Du kan vælge "ubegrænset", som er den mest almindelige indstilling, eller "angiv fast grænse". Ved valg af "ubegrænset" vil administrator stadig skulle godkende en ferieanmodning og dermed have muligheden for at afvise en forlænget ferie hvis nødvendigt.
Overførsel: Tillad overførsel til næste periode hvis du ønsker at overføre eventuel ubrugte feriedage / timer til næste ferieår. I dette tilfælde vil systemet selv oprette en ny feriekonto ved navn "Overførsel" når forbrugsperioden er ovre. Når Overførsel er valgt til, skal man angive hvor mange dage/ timer der maks kan overføres og hvis disse dage skal have en anden/fast afholdelsesperiode. Efterlades sidstnævnte blankt, vil gyldigheden for overførelseskontoen være 12 måneder.
Lønkode: Lønkoder kan hjælpe dig med at automatisere, hvordan feriedagene (og deres lønmæssige indvirkning) vises på lønsedlerne og lønrapporterne.
Kontoprioritet: Hvis du har mere end én konto, og du ønsker, at dine medarbejdere skal bruge én fraværskonto, før de kan bruge en anden, kan du justere det her.
Helligdagskalender: Hvis din Planday-virksomhed har konfigureret en helligdagskalender, er det muligt at knytte kalenderen til fraværspolitikken. Når din helligdagskalender er blevet tilknyttet, påvirker den omkostningen for den ferie, der er oprettet/anmodet om. En medarbejder har f.eks. anmodet om ferie fra mandag til fredag (5 dage). Hvis tirsdag er en helligdag, bliver den foreslåede omkostning 4 i stedet for 5 dage.
Bemærk: Dette kan også indstilles separat på medarbejdernes individuelle feriekonto efterfølgende.
Sæt vagttype som standardindstilling ved overlappende vagter: Her kan du vælge en vagttype som er standard og derfor altid udfyldt på forhånd når du godkender fraværsanmodninger.
Husk at trykke Gem for at oprette din Fraværspolitik.
Yderligere indstillinger
Beregning af feriedag i forhold til ugedag
Hvis du ønsker, at Planday skal beregne en dags ferie pr. uge, skal du angive en værdi i feltet Timer / måned under en medarbejders individuelle oplysninger (fra Medarbejdere > Rediger medarbejder > Timer pr. måned).
Hvis din medarbejder ikke har et fast krav til arbejdstid pr. måned, eller hvis de er timelønnede, anbefaler vi, at du indtaster '1' og gemmer. Dette gælder også, hvis ferien skal trækkes fra i PDF- og lønrapporter, som du ønsker at generere. I så fald skal medarbejderen have en værdi for Månedsløn og Timer per måned. Du kan også sætte Månedsløn og Timer per måned til værdien "1" hvis nødvendigt.
Se også relaterede artikler:
ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com
💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.