For at få en bedre forståelse af de forskellige trin og processer af fraværsmodulet i Planday, kan du med fordel kigge på denne struktur.

Fraværspolitikker i Planday definerer kriterierne for fraværet. Dette kan være længden af fraværet eller ferien, hvornår man kan anmode om ferie og hvilke medarbejdere eller personalegrupper der kan benytte en specifik politik samt meget mere. En fraværspolitik kan oprettes med fast fravær eller som en optjent fraværskonto.
​
Du kan forbedre dine politikker ved at oprette en helligdagskalender, så nationale og virksomhedsspecifikke helligdage og fridage ikke tæller med i afregningen af din medarbejders feriesaldo.
​
​

Efter at have oprettet en eller flere kontoskabeloner, skal de anvendes på medarbejderne før de kan anmode om ferie. Som administrator eller leder kan du vælge om en kontoskabelon skal anvendes automatisk på alle medarbejdere der er kvalificeret til kontoen, eller om du selv vil anvende kontoskabelonen manuelt på de medarbejdere, som skal have kontoen.
​
​

Når en medarbejder har fået tildelt en eller flere fraværskonti, kan medarbejderen anmode om ferie eller fri via appen eller gennem Planday på web. Som administrator kan du også anmode om ferie på vegne af medarbejderen.
​
​

Efter medarbejderne har anmodet om ferie, kan du som administrator godkende, afvise eller redigere fraværsanmodningen. Det er ikke muligt at slette en anmodning, men som leder kan du vælge at ændre i anmodningen eller afvise den. I historikken kan du som administrator se datoen for den seneste ændring og hvem der har foretaget den.
​