Wir freuen uns, Ihnen die Stundenlisten vorzustellen – eine neue und verbesserte Möglichkeit, alle geleisteten Stunden, Schichtdetails und bezahlten Stunden anzusehen, zu genehmigen und zu verwalten.
Dieser Artikel erklärt, welche Änderungen auf Sie zukommen, wie Sie sich darauf vorbereiten können und wo Sie Unterstützung finden, um einen reibungslosen Übergang für Ihr Team sicherzustellen.
Was ändert sich?
In den kommenden Wochen führen wir Stundenlisten nach und nach für alle Planday Kunden ein. Um diese Verbesserung zu unterstützen und die Nutzung zu vereinfachen, werden wir außerdem beginnen, die Schichtgenehmigung über die Stempeluhr schrittweise abzuschaffen.
Im Rahmen der gestaffelten Einführung treten diese Änderungen für unterschiedliche Kunden zu unterschiedlichen Zeitpunkten in Kraft. Der Ablauf ist aber größtenteils gleich. Hier ist eine Übersicht, was Sie erwartet:
Stundenlisten: Dies ist das neue ausschließliche Tool, um Arbeitsstunden für Ihr Team sowohl in der Planday Web als auch in der Planday App zu verwalten, anzusehen und zu genehmigen.
Genehmigung per Stempeluhr: Diese Genehmigungsmethode wird aus Ihrem Workspace entfernt, sobald Stundenlisten verfügbar sind. So wird der Genehmigungsprozess für Arbeitsstunden vereinfacht.
Dienstplan-Genehmigung: Diese aktuelle Methode zur Genehmigung von Schichten bleibt als zusätzliches Tool für ausgewählte Arbeitsbereiche während der Umstellung auf Stundenlisten verfügbar.
Wichtig:
Sie erhalten E-Mails und Mitteilungen direkt im Produkt, die bestätigen, wann diese Änderungen für Ihren Workspace umgesetzt werden.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Planday App auf die neueste Version aktualisiert ist, damit Sie auf Stundenlisten in der Planday App zugreifen können.
Stundenlisten nutzen: Web vs. App
Stundenlisten sind so entwickelt, dass sie zu Ihrer Arbeitsweise passen, aber die Erfahrung ist auf das Gerät zugeschnitten, das Sie verwenden.
Funktion | Planday Web | Planday App |
Verlauf | Alle Schichtdaten rückwirkend ansehen | Nur Schichten der letzten 14 Tage ansehen – und nur solche, die Sie genehmigen dürfen und die nicht festgehalten/gesperrt sind |
Schichtgenehmigung | Schichten genehmigen und Genehmigungen rückgängig machen | Nur Schichten genehmigen |
Schichtbearbeitung | Umfassende Bearbeitung mit Optionen zum Hinzufügen und Bearbeiten zusätzlicher Stundenlisten-Einträge |
|
Pausenverwaltung | Alle Pausenarten verwalten, einschließlich automatische und manuelle Pausen, per Stempeluhr erfasste Pausen und notwendige Anpassungen (werden zur Korrektur verwendet, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich für die Pause ein- oder auszustempeln). | Manuelle Pausen verwalten und automatische Pausen deaktivieren |
Nach Status filtern | Genehmigte, anstehende oder alle Stundenlisten ansehen | Nur anstehende Stundenlisten ansehen |
Planday Web – volle Kontrolle und Übersicht:
Die Weboberfläche ist Ihr Hauptbereich für erweiterte Verwaltung und zusätzliche Aktionen. Nur hier können Sie genehmigte Stundenlisten sehen, eine Genehmigung rückgängig machen, wenn ein Fehler passiert ist, oder historische Daten einsehen.
Planday App – schnelle Aktionen für unterwegs:
Stundenzettel in der Planday App sind auf Geschwindigkeit ausgelegt und zeigen die letzten 14 Tage an Aktivitäten. Manager/in können einzelne Schichten direkt am Handy prüfen und genehmigen. Tippen Sie auf einen Stundenlisten, um Schichtzeiten zu bearbeiten, Pausen hinzuzufügen oder automatische Pausen zu deaktivieren.
Bitte beachten Sie: Sobald ein Stundenlisten in der App genehmigt ist, verschwindet er aus der Liste auf Ihrem Handy. So bleibt der Fokus auf den Einträgen, die noch Ihre Aufmerksamkeit brauchen. Um eine Schicht wieder zu entgenehmigen, gehen Sie zu Stundenlisten im Planday Web und filtern Sie nach genehmigten Schichten.
Wie wird sich das auf Sie auswirken?
Sobald Stundenlisten aktiviert sind, verwalten Sie alle Schichtgenehmigungen und Korrekturen über die Stundenlisten-Funktion. Die Dienstplan-Genehmigung bleibt als unterstützende Option verfügbar.
Die Genehmigungsfunktion der Stempeluhr steht dann nicht mehr zur Verfügung. Wenn Sie nach der Einführung von Stundenzetteln die alte Genehmigungsseite der Stempeluhr aufrufen, sehen Sie einen deutlichen Link, der Sie zur Stundenlisten-Seite führt. So können Sie Arbeitsstunden weiterhin ohne Unterbrechung genehmigen.
Wir sind zuversichtlich, dass Stundenlisten einen deutlich einfacheren und genaueren Ablauf für die Verwaltung von Arbeitsstunden bieten und die Genehmigung von Lohn und Personalkosten noch leichter machen.
Wie Sie sich vorbereiten können
Damit Ihr Team bereit für den Übergang ist, empfehlen wir Ihnen, sich vor der Entfernung der alten Methoden mit den Stundenlisten vertraut zu machen. Hier sind die ersten Schritte:
Hilfecenter-Artikel: Wir haben einen ausführlichen Leitfaden erstellt, der Ihnen erklärt, wie Sie Stundenlisten nutzen können.
Tutorial-Video: Schauen Sie sich dieses Video an, um zu sehen, wie die Stundenlisten funktionieren und wie sie in Ihren täglichen Arbeitsablauf passen.
Tour: Sobald die Stundenlisten in Ihrem Planday aktiviert sind, wird eine Pop-up-Tour angezeigt, die Sie durch die wichtigsten Funktionen führt.
Wichtige Zeitpunkte
Sie erhalten von uns direkte und rechtzeitige Benachrichtigungen per E-Mail und In-App, die die genauen Zeitpunkte ankündigen: Zunächst, wann die Stundenlisten aktiviert werden, und später, wann die älteren Genehmigungsmethoden entfernt werden.
Achten Sie darauf, diese Informationen im Blick zu behalten, damit Sie und Ihr Team für die Umstellung bereit sind.
Teilen Sie die Neuigkeiten mit Ihrem Team
Es ist wichtig, dass alle in Ihrem Team über diese Änderungen informiert sind. Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diese Informationen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zu teilen und sicherzustellen, dass alle, die mit der Genehmigung von Schichten arbeiten, bereit sind, die Stundenlisten zu nutzen.
Brauchen Sie Hilfe?
Wir verstehen, dass dieser Übergang einige Anpassungen erfordern kann, und wir sind da, um Sie bei jedem Schritt zu unterstützen.
In Ihrem Planday Portal finden Sie die Hilfe oben rechts. Dies ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle benötigten Informationen. Mit dem Hilfe-Widget unten rechts können Sie nach Artikeln und FAQs suchen, Neuigkeiten lesen und Nachrichten an unser Support-Team senden. Wir sind für Sie da, wenn Sie uns brauchen!
Zusätzlich stehen Ihnen folgende Ressourcen zur Verfügung, um das Beste aus den Stundenlisten herauszuholen:
Hilfecenter-Artikel: Wie man Stundenlisten in Planday genehmigt & häufige Fragen und Problemlösungen zu Stundenlisten
Tutorial-Video: Wie man Stundenlisten genehmigt, verwaltet und Berichte erstellt
Tooltips: Nutzen Sie die Pop-up-Tour in Planday, um sich durch die Funktionen der Stundenlisten führen zu lassen.
Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit
Wir schätzen Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung, während wir daran arbeiten, Ihre Erfahrung mit Planday zu verbessern. Wir sind überzeugt, dass die Stundenlisten das Genehmigen von Arbeitszeiten für Ihr Unternehmen effizienter, präziser und einfacher machen werden.
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