Navigieren Sie zunächst zu Einstellungen > Bereich HR > Vertragsgestaltung > Bereich Mitarbeiterverträge und klicken Sie auf Erstellen.
​

Im Bearbeitungsfenster geben Sie der Vorlage einen passenden Namen und wählen die Personalgruppen aus, für die sie anwenden wollen. Erstellen und nutzen Sie optional (Vertrags-)Kategorien, beispielsweise für Vertragsanhänge oder -verlängerungen.
​
Bei Typ können Sie zwischen zwei Optionen wählen:

💡 Zur Kontrolle können Sie sich eine Vorschau Ihrer Vertragsvorlage über Beispielvertrag generieren erstellen lassen.

In diesem Schritt definieren Sie den Inhalt Ihres Vertrages. Damit die Angaben aus Ihren Mitarbeiterprofilen beim Erstellen von Verträgen automatisiert hinzugefügt werden können, bauen Sie in der Vorlage Seriendruckfelder ein.
​

⬆️ Screenshot A – Eine beispielhafte Vertragsvorlage mit Seriendruckfeldern wird erstellt.
​
Betrachten Sie ein Seriendruckfeld (= Merge Fields) als eine Art Platzhalter, der später bei der Anwendung der Vorlage durch den dafür im Mitarbeiterprofil eingetragenen Inhalt ersetzt wird.
​
Damit Seriendruckfelder funktionieren, müssen sie im Vorlagentext korrekt angegeben werden. Beachten Sie, dass Sie die Zeichen < > und die exakt gleiche Schreibweise nutzen.
​
Um Fehler zu vermeiden, ist es empfehlenswert, Seriendruckfelder direkt aus der Liste zu Kopieren und in ihre Vertragsvorlage einzufügen.
​

⬆️ Screenshot B – Ein Vertrag wird auf Grundlage der Vorlage aus Screenshot A erstellt. Die Seriendruckfelder sind mit den Inhalten aus dem Mitarbeiterprofil gefüllt. Wären im Mitarbeiterprofil keine Inhalte hinterlegt, wären freie Stellen zu sehen.
​
Im Bearbeitungsfenster finden Sie eine Liste der verfügbaren Seriendruckfelder. Für weitere Informationen besuchen Sie den Artikel Seriendruckfelder – Übersicht.
​

Bitte beachten Sie, dass die folgenden Hinweise auf Grundlage der Word-Version für macOS erfolgen. Nutzen Sie andere Versionen, kann die Vorgehensweise ggf. leicht verändert sein.
​
Haben Sie Vertragsvorlagen mit Seriendruckfeldern in Microsoft Word, können diese in Planday hochgeladen und genutzt werden. Damit dies gelingt, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie Ihre Vertragsvorlage in Word. Wählen Sie im Text die gewünschte Stelle an. Navigieren Sie zum Tab Einfügen > das Symbol für Feld einfügen. Im Bearbeitungsfenster wählen Sie die Kategorie Alle > den Feldnamen MergeField. In der Textzeile geben Sie neben MERGEFIELD den Namen des gewünschten Planday-Seriendruckfeldes ein, ohne die Zeichen < und >. Beispiel: MERGEFIELD Vorname
​
Um Fehler zu vermeiden, ist es empfehlenswert, Seriendruckfelder direkt von Planday kopieren & einzufügen, statt manuell einzugeben.
​

Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes Seriendruckfeld. Alternativ können Sie die einzelnen Felder kopieren und bearbeiten. Dazu wählen Sie ein Feld per Rechtsklick an > Feldfunktionen ein/aus > Ersetzen Sie den Inhalt mit dem Namen des neuen Seriendruckfeldes. Bestätigen Sie die Änderung über Felder aktualisieren.
​
Speichern Sie Ihr Word-Dokument – Sie können es jetzt über Dokument importieren hochladen.

Wenn Sie Text einfügen gewählt haben, können Sie über Datei hochladen ein Bild hinzufügen und die Position des Logos über die Dropdown-Liste bestimmen.
​
Wenn Sie ein Word-Dokument importieren, können Sie das Logo bereits in Word einfügen.
​
Diese Funktion ist derzeit oft von Fehlern betroffen – An einer Lösung wird gearbeitet.
​

Haben Sie alle Angaben gemacht, prüfen Sie den Inhalt und bestätigen Sie über Speichern. Die Vertragsvorlage kann jetzt für das Erstellen von Verträgen benutzt werden.
​
💡 In der Praxis können Sie für verschiedene Anwendungsfälle / Personalgruppen je eine Vertragsvorlage bereit haben.

Werfen Sie auch einen Blick auf folgende nützliche Artikel: